日本就活的OB・OG訪問如何準備?最好時機、電郵例文整理!

WeXpats
2024/11/04

OB是取自「Old Boy」首字母的簡稱,而OG就是「Old Girl」的首字母,兩者都是指畢業生,而OB・OG訪問是指訪問自己學校的畢業生,詢問他們所屬企業的情况。這篇文章為不知道怎樣開始OB・OG訪問的外國人留學生解說步驟,此外,還總結了訪問OB・OG時需要注意的事項,請務必參考。

目錄
什麼是OB訪問?
訪問OB的步驟
訪問OB時問什麼?
訪問OB時要注意的事情

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什麼是OB訪問?

「OB」是和製英語,指學校畢業生。OB取自「Old Boy」是男性畢業生,而OG是「Old Girl」的簡稱,就是女性畢業生。不過,也有不區分男女,統一表示OB的情况。

「OB訪問(OG訪問)」是指和自己同一所學校畢業的社會人見面,詢問其所屬企業以及他們是如何工作的機會。

開始OB訪問的時間並沒有明確的規定,有些求職生會在畢業前一年之前就開始行動,或是就職活動開始的2~3個月前。由於隨著就職活動開始,可能會有越來越多的行程,例如準備履歷表、參加說明會等。因此建議在時間較充裕時安排OB・OG訪問,儘早收集資訊。

訪問OB的步驟

OB訪問的步驟為:尋找OB → 委託OB訪問 → 調查OB所屬企業 → 與OB見面 → 發送感謝郵件。下面會詳細說明。

尋找OB

在進行OB訪問時,首先從尋找OB開始。在學校的就業科和職業中心向職員表示「OB訪問をしたいので、データを見せてください」(我想訪問OB,請讓我看一下數據) 確認畢業生名單,調查在他們哪個企業工作。另外,也有人會參加留學生聚會和研討會與社團的前輩商量。近年來,也可以使用有關OB訪問的網站。

此外,在打工的地方、家人或親戚之中應該也有許多在企業工作的社會人士。即使不是自己志願的行業,聆聽社會人士的真實經驗也很有參考價值。如果能請他們介紹朋友,接觸的產業和企業範圍也會更廣。

委託OB訪問

如果找到OB就去委託OB訪問,而委託可以用電子郵件聯絡,例子如下:

標題

【OB訪問のご依頼】○○大学 氏名

內容

株式会社○○

○○部

○○様

突然のメール失礼いたします。

○○大学○○学部○○学科○○年の氏名と申します。

本日は大学のキャリアセンターで○○様のご連絡先を伺い、

OB訪問のご依頼をしたく、ご連絡を差し上げました。

私は、現在就職活動中で、IT業界の仕事に興味を持っており、

貴社が手掛けたアプリケーション○○にも、大変興味を持っております。

ご多忙中とは存じますが、お時間を頂けるようでしたら、

○○様のご都合の良い日時を3候補日ほどお知らせいただけますでしょうか。

メールでの突然のお願いで大変恐縮ですが、

ご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

=========================

氏名

○○大学○○学部○○学科○○年

携帯番号○○○-○○○○-○○○○

メールアドレス○○○○@○○○○

=========================

由於對方工作時可能每天都要處理大量郵件,因此標題應簡單直接,如「OB(OG)訪問的請求」等,讓對方一眼就能明白郵件內容會比較好。另外,由於許多人對個人資訊的洩露較為敏感,在進行邀請前應說明是如何得知對方的聯絡方式,並告知聯絡來源,才讓人感到安心。

如果只知道對方的電話號碼,那就避開對方的工作時間,不要打擾到對方。參考以上例文的內容打電話跟對方聯絡吧!

OB・OG訪問的地點可以等對方提議,選擇對方方便的地點,例如公司內的會議室、辦公大樓的咖啡廳、或接近拜訪客戶地點的餐廳等。如果距離較遠,可以主動提議線上訪問。如果對方希望由你來決定地點,請考慮交通便利性,並提供多個候選地點讓對方選擇。

至於OB・OG訪問通常會進行30分鐘至1小時,建議事先在電郵中說明清楚,也讓對方可以預算時間。

延伸閱讀:日文Email怎樣寫?解說商用電郵格式與禮儀、以及實用日語句字範例

調查OB所屬企業

决定好OB訪問的日程後就調查一下OB所屬公司的資訊。事先知道是怎樣的事業就可以知道到時能問什麼。另外,也可以詢問OB在求職面試時被問了什麼和注意到什麼。建議先把想問的問題整理在紙或筆記本上,不要到了OB訪問當天卻不知道要問什麼。

與OB見面

訪問OB當天要有充裕的時間外出。為了以防萬一,事先告訴對方可以和自己取得聯繫的方式是很重要的,例如手機號碼、電郵、Line等等。

另外,不僅要提出事先準備好的問題,還要注意「對話」,例如聽了前輩的話後要表達自己的感受,或者基於前輩的話再提出問題等。可以嘗試對學長姐分享的內容表達感想,或進一步提問。透過與學長姐的交流,對話會更加熱絡,也能聽到更多寶貴的經驗分享。

而且,在傾聽學長姐的分享時,建議邊聽邊做筆記。這樣不僅能給對方留下認真傾聽的印象,還可能對日後求職該公司時產生正面的影響。

發送感謝郵件

結束OB訪問後,在當天之內向OB發送感謝郵件吧!除了道謝,還可以結合學長姐的哪些話對你有幫助、自己的感想等,傳達出感謝之情。以下就是例文:

標題:【OB訪問のお礼】○○大学 氏名

內容:

株式会社○○

○○部

○○様

お世話になっております。

本日、OB訪問で伺いました、

○○大学○○学部○○学科○○年の氏名です。

本日はご多忙の中、貴重なお時間を頂き、

誠にありがとうございました。

○○様から直接お話を伺ったことで、

○○における○○と○○の大切さについてよく分かりました。

また、○○様のように○○についての勉強を怠らず、

社会人になったときに能力を発揮して成果を残せるようになりたいと思いました。

この度のOB訪問を経て、IT業界への理解がより一層深まりました。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

=========================

氏名

○○大学○○学部○○学科○○年

携帯番号○○○-○○○○-○○○○

メールアドレス○○○○@○○○○

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訪問OB時問什麼?

訪問OB是為了了解他們認為有助於更深入理解公司和工作內容的經驗。若花時間詢問可以從公司官網就能得知的資訊未免有些浪費。建議詢問學長姐親身經歷的事情,例如他們實際在做什麼工作、感受如何等,這些是無法透過其他途徑得知的內容。

有助於就職活動的資訊

如果處於就職活動的初期階段,首先可以詢問關就職活動整體的參考資訊。透過了解學長、學姐如何進行就職活動,以及到目前公司工作的過程,有助於在選擇產業和公司時提供參考。

詳細的工作內容

若已大致鎖定興趣的產業或職位,可以詢問工作內容的詳細資訊。即使是相同職位,不同產業或競爭公司也會有所差異,深入了解可以幫助辨別其中不同之處,並加深對所屬產業的理解,不僅限於學長姐所在的公司,對整體產業的認識也有幫助。

私人生活及工作方式

這可不是八掛,詢問對方的私人生活及工作方式等資訊,可以判斷公司是否適合自己,參考學長姐們的工作方式來思考產業和職位的選擇。

訪問OB時要注意的事情

訪問時推薦穿西裝

訪問OB當天建議穿西裝去,因為訪問的時候也可能會介紹OB以外的職員,並參觀公司內部的情况。因此,即使被告知可以服裝自由,最少也要穿著辦公室便裝去,以遵守禮儀的服裝去訪問。

好好打招呼

寒暄是商務禮儀的基本,遇到OB時要說「おはようございます」(早上好)、「こんにちは」(你好),開始提問時要說「よろしくお願いいたします」(請多關照),結束提問後要說「ありがとうございました」(謝謝)等,好好打招呼。

注意求職性騷擾!

求職性騷擾就是以「採用してもらえるよう力になってあげるから」(我會幫助你獲得錄用的)而要求不適當的關係的行為,女性的求職生在訪問不認識的男性OB要特別注意!為了不會遇上求職性騷擾,請注意儘量在明亮的時間見面、注意不要兩個人獨處、不要一起喝酒、感覺到危險就停止見面等等,不要被求職生這種立場而被欺負。

OB訪問可以在大學的職業中心、留學生的聚會、研討會等處收集資訊。在進行OB訪問後如果想清晰對企業的印象就實際報名或參加說明會吧!

延伸閱讀:日本就活的企業説明會/合同説明會是什麼?教你如何做準備和注意事項!

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