【日本就職】與日本企業發送電郵時要注意的事情與實用例文

WeXpats
2021/08/23

很多外國人在日本找工作的的時候都不知道該怎樣回覆企業的郵件。在回覆企業的郵件時,用正確的敬語和易讀的文章來寫是很重要的。另外,不僅要仔細考慮郵件的內容,還要考慮到回信的時間段才會給人留下好印象,以下就是各種需要注意的事情和例文給大家參考。

延伸閱讀:日文Email怎樣寫?解說商用電郵格式與禮儀、以及實用日語句字範例

目錄

什麼時候要給企業發電郵?
給企業發電郵的禮儀
給企業發電郵的要點
電郵例文

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什麼時候要給企業發電郵?

調整面試日程

在給企業發電郵的機會中最常見的就是調整面試日程。從企業提出的面試候選日中回覆希望的時間,如果和自己的日程不一致的話就回覆希望日。自己提出希望日的情況下就要至少要給3個日程供對方選擇,這樣可以减少了發電郵的次數,更高效率地决定面試日程。

發送履歷表(書面選考)

根據應聘企業,有時會被要求用電郵發送履歷表,而履歷表的內容不是寫在郵件的正文上,而是保存成PDF檔案再添加到郵件中。如果企業有規定的格式就要遵從對方的指示去書寫。

回覆內定通知

在面試後收到內定通知的話,請簡潔地回覆表達你對企業內定的感謝和進公司後的抱負。如果回信太晚的話可能會被認為是謝絕內定,所以當天回信是基本規則。另外,如果也有應徵其他公司的話,也要儘早聯系他們辭退選考。

給企業發電郵的禮儀

使用正確的敬語

在給日本企業發電郵時,基本上要使用正確的敬語,以下會列出一些經常容易弄錯的敬語。

・行きます→伺います。

・分かりました→かしこまりました。承知いたしました。

・すみません→申し訳ございません。

・~と思います。→~と考えております。~と存じます。

即使是同樣的意思,只要換個說法,就會給人很有禮貌的印象。就算是結構很好的郵件,如果弄錯了敬語的使用方法,也會被企業認為“有違和感”,所以根據情况好好使用敬語,正確表達是很重要的。

注意換行讓文章易讀

要寫出易讀而有禮貌的電郵,換行要必須好好注意。文章太長的話會很難讀,而且也不知道要傳達什麼。均衡地使用分行符號,寫一篇誰人都容易讀的文章。

考慮發送的時間

給企業發郵件時要注意發送時間,如果在早上收到企業發來的郵件,當天回信是很重要的。但也不是什麼時候都可以回信,避開深夜和早上就會給人留下好印象。給企業發信的合適時間段為從早上8點到晚上21點之間。

給企業發電郵的要點

與企業電郵來往的要點是“不要怠慢確認,儘早回信”,確認有沒有錯字漏字,敬語是否正確使用等。另外,原則上不要使用顏文字,簡單地總結。

重新檢查有否錯字漏字

即使郵件本身內容整理得很好,但如果有漏字和錯別字的話,會被認為確認不足,導致自己的印象容易下降,所以寫完郵件後一定要慢慢檢查和修改。

確認敬語是否正確使用

就如上文所述,請確認是否使用了正確的敬語。不只郵件的內容,在向企業發送履歷表時也需要確認附件中的內容,特別是要求職動機一欄,這是企業方重視的項目,要仔細檢查語法。

當天回信

給企業回信原則上要當天進行,但避免在工作時間以外的時間,以免違反禮儀,給人留下不好的印象。不過,如果難以判斷或非常趕急的話就請盡快發送給對方

不要使用顏文字

在給企業發送電郵時不要使用顏文字,以免給人一種朋友之間的郵件的隨意印象,覺得你不懂分辨場合。為了表示你在認真地進行就職活動,請不要使用顏文字。

電郵例文

以下就是一些例文,請在充分理解了上述介紹的禮儀和要點之後再寫郵件吧!在收到內定通知後向企業發送感謝郵件會給人留下好印象。如果有企業規定的格式就請遵守對方的指示。

調整面試日程

注意點:

・標題不要把Re:刪去,保留企業方的電郵內容,在標題後方加上自己的名字

・首先對於企業發來的面試日程表示感謝

・在提到時間時,星期幾也要寫清楚

・注意分行要均衡地使用,寫出易懂的文章

・文末寫下自己的聯繫方式,與企業保持容易聯繫的狀態

<從企業提出的候補日中選擇日期並回覆的例文>

件名  Re:元の件名(氏名を記入)

=====================================

◯◯◯株式会社

人事部 採用担当 ▲▲様

 

お忙しいところ失礼致します。

お世話になっております。◯◯◯◯(名前)です。

面接日程のご連絡をありがとうございます。

下記の日程でお伺いさせていただけますでしょうか。

 ◯月◯日(◯)◯時~◯時

お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願い致します。

 

氏名

〒000‐0000

□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)

電話:090-0000-0000 

メールアドレス:mail@×××××.ne.jp

======================================

發送履歷表

注意點:

・標題不要把Re:刪去,保留企業方的電郵內容,在標題後方加上自己的名字

・因為履歷書會作為附件提供,正文只要簡單地寫就好

・不要寫「ご確認」而寫「ご査収」

・為了保護個人資訊,可以為履歷書設定閱覽密碼,進行安全管理

・轉職時除了履歷書以外,附上職務経歴書會給人留下好印象

・如果企業有專用格式就使用對方的格式

<例文>

件名 Re:元の件名(氏名を記入)

=====================================

◯◯◯株式会社

人事部 採用担当 ▲▲様

 

お世話になっております。

(氏名)と申します。

別添のとおり、履歴書と職務経歴書を添付いたしました。

添付データにはパスワードを設定しておりますので、

閲覧パスワードも併せて記載致します。

パスワード: ◯◯◯◯

お忙しい中恐れ入りますが、ご査収のほど宜しくお願い致します。

---------------------

苗字 名前

〒000‐0000

□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)

電話:090-0000-0000 

メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp

----------------------

======================================

回覆內定通知

注意點:

・標題不要把Re:刪去,保留企業方的電郵內容,在標題後方加上自己的名字

・首先向企業表達對內定的感謝

・不要寫「入社させていただく」而寫「謹んでお受けさせていただく」

・表達自己對工作的熱情和抱負

<例文>

件名 Re:元の件名(氏名を記入)

=====================================

◯◯◯株式会社

人事部 採用担当 ▲▲様

 

お世話になっております。

先日面接していただきました(氏名)です。

このたびは内定のご連絡をいただきありがとうございます。

謹んでお受けさせていただきます。

これまでの経験を活かし、貴社の一員として戦力になれるよう

努力して参ります。 

何卒、宜しくお願い致します。

---------------------

苗字 名前

〒000‐0000

□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)

電話:090-0000-0000 

メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp

----------------------

======================================

就像上方的例文那樣,根據不同發送內容,好好使用的敬語、換行,簡潔地寫郵件吧!

在給企業發郵件時要重視“迅速、簡潔、正確使用敬語”。另外,也需要注意電郵標題和面試日程的時間段等容易漏記的地方。在發送履歷表時不僅要確認郵件的內容,還要確認附件,例如履歷表內容是否齊全、有沒有遺漏加上附件等。一封讓人能馬上掌握內容的郵件很重要,完美地寫好電郵的話,即使直接看不到臉也會給人留下好印象。

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