很多外國人在日本找工作的的時候都不知道該怎樣回覆企業的郵件。在回覆企業的郵件時,用正確的敬語和易讀的文章來寫是很重要的。另外,不僅要仔細考慮郵件的內容,還要考慮到回信的時間段才會給人留下好印象,以下就是各種需要注意的事情和例文給大家參考。
延伸閱讀:日文Email怎樣寫?解說商用電郵格式與禮儀、以及實用日語句字範例
目錄
什麼時候要給企業發電郵?
給企業發電郵的禮儀
給企業發電郵的要點
電郵例文
什麼時候要給企業發電郵?
調整面試日程
在給企業發電郵的機會中最常見的就是調整面試日程。從企業提出的面試候選日中回覆希望的時間,如果和自己的日程不一致的話就回覆希望日。自己提出希望日的情況下就要至少要給3個日程供對方選擇,這樣可以减少了發電郵的次數,更高效率地决定面試日程。
發送履歷表(書面選考)
根據應聘企業,有時會被要求用電郵發送履歷表,而履歷表的內容不是寫在郵件的正文上,而是保存成PDF檔案再添加到郵件中。如果企業有規定的格式就要遵從對方的指示去書寫。
回覆內定通知
在面試後收到內定通知的話,請簡潔地回覆表達你對企業內定的感謝和進公司後的抱負。如果回信太晚的話可能會被認為是謝絕內定,所以當天回信是基本規則。另外,如果也有應徵其他公司的話,也要儘早聯系他們辭退選考。
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給企業發電郵的禮儀
使用正確的敬語
在給日本企業發電郵時,基本上要使用正確的敬語,以下會列出一些經常容易弄錯的敬語。
・行きます→伺います。
・分かりました→かしこまりました。承知いたしました。
・すみません→申し訳ございません。
・~と思います。→~と考えております。~と存じます。
即使是同樣的意思,只要換個說法,就會給人很有禮貌的印象。就算是結構很好的郵件,如果弄錯了敬語的使用方法,也會被企業認為“有違和感”,所以根據情况好好使用敬語,正確表達是很重要的。
注意換行讓文章易讀
要寫出易讀而有禮貌的電郵,換行要必須好好注意。文章太長的話會很難讀,而且也不知道要傳達什麼。均衡地使用分行符號,寫一篇誰人都容易讀的文章。
考慮發送的時間
給企業發郵件時要注意發送時間,如果在早上收到企業發來的郵件,當天回信是很重要的。但也不是什麼時候都可以回信,避開深夜和早上就會給人留下好印象。給企業發信的合適時間段為從早上8點到晚上21點之間。
給企業發電郵的要點
與企業電郵來往的要點是“不要怠慢確認,儘早回信”,確認有沒有錯字漏字,敬語是否正確使用等。另外,原則上不要使用顏文字,簡單地總結。
重新檢查有否錯字漏字
即使郵件本身內容整理得很好,但如果有漏字和錯別字的話,會被認為確認不足,導致自己的印象容易下降,所以寫完郵件後一定要慢慢檢查和修改。
確認敬語是否正確使用
就如上文所述,請確認是否使用了正確的敬語。不只郵件的內容,在向企業發送履歷表時也需要確認附件中的內容,特別是要求職動機一欄,這是企業方重視的項目,要仔細檢查語法。
當天回信
給企業回信原則上要當天進行,但避免在工作時間以外的時間,以免違反禮儀,給人留下不好的印象。不過,如果難以判斷或非常趕急的話就請盡快發送給對方
不要使用顏文字
在給企業發送電郵時不要使用顏文字,以免給人一種朋友之間的郵件的隨意印象,覺得你不懂分辨場合。為了表示你在認真地進行就職活動,請不要使用顏文字。
電郵例文
以下就是一些例文,請在充分理解了上述介紹的禮儀和要點之後再寫郵件吧!在收到內定通知後向企業發送感謝郵件會給人留下好印象。如果有企業規定的格式就請遵守對方的指示。
調整面試日程
注意點:
・標題不要把Re:刪去,保留企業方的電郵內容,在標題後方加上自己的名字
・首先對於企業發來的面試日程表示感謝
・在提到時間時,星期幾也要寫清楚
・注意分行要均衡地使用,寫出易懂的文章
・文末寫下自己的聯繫方式,與企業保持容易聯繫的狀態
<從企業提出的候補日中選擇日期並回覆的例文>
件名 Re:元の件名(氏名を記入)
=====================================
◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お忙しいところ失礼致します。
お世話になっております。◯◯◯◯(名前)です。
面接日程のご連絡をありがとうございます。
下記の日程でお伺いさせていただけますでしょうか。
◯月◯日(◯)◯時~◯時
お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願い致します。
氏名
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話:090-0000-0000
メールアドレス:mail@×××××.ne.jp
======================================
發送履歷表
注意點:
・標題不要把Re:刪去,保留企業方的電郵內容,在標題後方加上自己的名字
・因為履歷書會作為附件提供,正文只要簡單地寫就好
・不要寫「ご確認」而寫「ご査収」
・為了保護個人資訊,可以為履歷書設定閱覽密碼,進行安全管理
・轉職時除了履歷書以外,附上職務経歴書會給人留下好印象
・如果企業有專用格式就使用對方的格式
<例文>
件名 Re:元の件名(氏名を記入)
=====================================
◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お世話になっております。
(氏名)と申します。
別添のとおり、履歴書と職務経歴書を添付いたしました。
添付データにはパスワードを設定しておりますので、
閲覧パスワードも併せて記載致します。
パスワード: ◯◯◯◯
お忙しい中恐れ入りますが、ご査収のほど宜しくお願い致します。
---------------------
苗字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話:090-0000-0000
メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
----------------------
======================================
回覆內定通知
注意點:
・標題不要把Re:刪去,保留企業方的電郵內容,在標題後方加上自己的名字
・首先向企業表達對內定的感謝
・不要寫「入社させていただく」而寫「謹んでお受けさせていただく」
・表達自己對工作的熱情和抱負
<例文>
件名 Re:元の件名(氏名を記入)
=====================================
◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お世話になっております。
先日面接していただきました(氏名)です。
このたびは内定のご連絡をいただきありがとうございます。
謹んでお受けさせていただきます。
これまでの経験を活かし、貴社の一員として戦力になれるよう
努力して参ります。
何卒、宜しくお願い致します。
---------------------
苗字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話:090-0000-0000
メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
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就像上方的例文那樣,根據不同發送內容,好好使用的敬語、換行,簡潔地寫郵件吧!
在給企業發郵件時要重視“迅速、簡潔、正確使用敬語”。另外,也需要注意電郵標題和面試日程的時間段等容易漏記的地方。在發送履歷表時不僅要確認郵件的內容,還要確認附件,例如履歷表內容是否齊全、有沒有遺漏加上附件等。一封讓人能馬上掌握內容的郵件很重要,完美地寫好電郵的話,即使直接看不到臉也會給人留下好印象。
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