很多外國人在日本找工作的的時候都不知道該怎樣回覆企業的郵件。在回覆企業的郵件時，用正確的敬語和易讀的文章來寫是很重要的。另外，不僅要仔細考慮郵件的內容，還要考慮到回信的時間段才會給人留下好印象，以下就是各種需要注意的事情和例文給大家參考。
延伸閱讀：日文Email怎樣寫？解說商用電郵格式與禮儀、以及實用日語句字範例
目錄
給日本企業發電郵的禮儀
給企業發電郵的要點
日本求職什麼時候要給企業發電郵？
電郵例文
對於在日本尋找工作而感到煩惱嗎？
給企業發電郵的禮儀
使用正確的敬語
在給日本企業發電郵時，基本上要使用正確的敬語，以下會列出一些經常容易弄錯的敬語。
・行きます→伺います。
・分かりました→かしこまりました。承知いたしました。
・すみません→申し訳ございません。
・～と思います。→～と考えております。～と存じます。
即使是同樣的意思，只要換個說法，就會給人很有禮貌的印象。就算是結構很好的郵件，如果弄錯了敬語的使用方法，也會被企業認為“有違和感”，所以根據情况好好使用敬語，正確表達是很重要的。
注意換行讓文章易讀
要寫出易讀而有禮貌的電郵，換行要必須好好注意。文章太長的話會很難讀，而且也不知道要傳達什麼。均衡地使用分行符號，寫一篇誰人都容易讀的文章。
考慮發送的時間
給企業發郵件時要注意發送時間，如果在早上收到企業發來的郵件，當天回信是很重要的。但也不是什麼時候都可以回信，避開深夜和早上就會給人留下好印象。給企業發信的合適時間段為從早上8點到晚上21點之間。
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給企業發電郵的要點
與企業電郵來往的要點是“不要怠慢確認，儘早回信”，確認有沒有錯字漏字，敬語是否正確使用等。另外，原則上不要使用顏文字，簡單地總結。
設定清晰主旨的標題
在撰寫商務電郵的標題時，務必讓內容一目了然，方便對方能從標題大致了解電郵內容，以及容易在一大堆電郵中找到你的郵件。
標題需要具體描述主旨內容，可在開頭放置重要的關鍵字，例如【緊急】、【需回覆】來吸引注意力，但要避免過於冗長，以免導致重要訊息無法完整傳達。
電郵開首加上問候語
寫完稱謂後，在進入正題前，請務必加上一段問候語。根據郵件的對象（如公司內部或外部）以及季節等情況，選擇適合的問候語，不僅能讓郵件內容更有層次感，還能留下良好的印象。
如果是對外的郵件，對方是經常聯繫的公司，可以寫「平素は大変お世話になっております」(承蒙平日的關照不勝感激)，若是對內部同事則可以簡單地寫「お疲れ様です」(辛苦了)等，這樣的問候語能提升郵件的禮貌性和好感度。
在求職時就要註明自己的名字，表明自己的身分「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇です」(承蒙您惠顧，深表感謝。我是〇〇大學〇〇學部的〇〇。)
重新檢查有否錯字漏字
即使郵件本身內容整理得很好，但如果有漏字和錯別字的話，會被認為確認不足，導致自己的印象容易下降，所以寫完郵件後一定要慢慢檢查和修改。
確認敬語是否正確使用
就如上文所述，請確認是否使用了正確的敬語。不只郵件的內容，在向企業發送履歷表時也需要確認附件中的內容，特別是要求職動機一欄，這是企業方重視的項目，要仔細檢查語法。
不要忘記結尾的問候語
結尾的問候語可以為商務郵件增添柔和的印象，同時表達對對方的關心和感謝，例子 :
-
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします(百忙之中打擾您了，懇請您多加協助。)
-
ご多用のなかとは存じますが、ご確認いただけますと幸いです(深知您事務繁忙，但若能確認此事將不勝感激。)
適當的結尾問候語不僅能讓郵件看起來更得體，也能讓對方感受到細緻與誠意，有助於建立良好的關係。
寄送附件時請注意容量及檔案名字
在寄送附件時要為檔案設定清楚的名字，讓收件人能快速了解內容。如果附件數量較多，建議按內容分類，並使用zip檔案進行壓縮，方便管理和傳輸。過大的附件可能會因超過寄件或收件伺服器的容量限制而被刪除，因此在傳送大容量附件前，應事先確認檔案大小是否符合限制。
另外，在郵件正文中明確告知收件人已附上哪些檔案，以免被忽略，同時也能表明附件為正常檔案，避免被誤認為惡意軟體。例如 :
履歴書を添付のPDFファイルにて送付いたします。 (履歷表已隨附於PDF檔案中發送，敬請查收。)
添付ファイル：〇〇（姓名）_履歴書.pdf (附件檔案名稱：〇〇（姓名）_履歷表.pdf
採取以上措施能確保附件的有效傳送，並展現對細節的專業態度。
當天回信
給企業回信原則上要當天進行，但避免在工作時間以外的時間，以免違反禮儀，給人留下不好的印象。不過，如果難以判斷或非常趕急的話就請盡快發送給對方
不要使用顏文字
在給企業發送電郵時不要使用顏文字，以免給人一種朋友之間的郵件的隨意印象，覺得你不懂分辨場合。為了表示你在認真地進行就職活動，請不要使用顏文字。
日本求職什麼時候要給企業發電郵？
參加企業說明會等活動後表示感謝
參加了開放公司活動或工作體驗後，發送感謝郵件不僅是表達對對方的感謝，同時也是加深對方對自己印象的重要方式。
調整面試日程
在給企業發電郵的機會中最常見的就是調整面試日程。從企業提出的面試候選日中回覆希望的時間，如果和自己的日程不一致的話就回覆希望日。自己提出希望日的情況下就要至少要給3個日程供對方選擇，這樣可以减少了發電郵的次數，更高效率地决定面試日程。
發送履歷表（書面選考）
根據應聘企業，有時會被要求用電郵發送履歷表，而履歷表的內容不是寫在郵件的正文上，而是保存成PDF檔案再添加到郵件中。如果企業有規定的格式就要遵從對方的指示去書寫。
回覆內定通知
在面試後收到內定通知的話，請簡潔地回覆表達你對企業內定的感謝和進公司後的抱負。如果回信太晚的話可能會被認為是謝絕內定，所以當天回信是基本規則。另外，如果也有應徵其他公司的話，也要儘早聯系他們辭退選考。
電郵例文
以下就是一些例文，請在充分理解了上述介紹的禮儀和要點之後再寫郵件吧！在收到內定通知後向企業發送感謝郵件會給人留下好印象。如果有企業規定的格式就請遵守對方的指示。
參加企業說明會等活動後表示感謝
注意點：
- 如果是第一次發送郵件，可以寫「承蒙關照」，如果之前有過聯繫，可以寫「感謝您的照顧」
- 具體說明學到了哪些內容，這樣可以給對方留下良好的印象
- 再次表達感謝，並簡單提及未來的機會，表達禮貌
件名【お礼】◯月◯日の企業說明会（〇〇大学 氏名）
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〇〇株式会社 人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
このたびは、貴社の企業說明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。
当日は、〇〇様からの丁寧な説明や実際の業務体験を通じて、貴社の〇〇に対する取り組みや職場の雰囲気について深く理解することができました。特に、〇〇に関するお話が非常に印象的で、自分自身のキャリア選択について改めて考えるきっかけとなりました。
今後、貴社の〇〇業務についてさらに理解を深められるよう努力してまいります。引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
お忙しいところ恐れ入りますが、改めて感謝申し上げます。
氏名
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：mail@×××××.ne.jp
調整面試日程
注意點：
- 標題不要把Re:刪去，保留企業方的電郵內容，在標題後方加上自己的名字
- 首先對於企業發來的面試日程表示感謝
- 在提到時間時，星期幾也要寫清楚
- 注意分行要均衡地使用，寫出易懂的文章
- 文末寫下自己的聯繫方式，與企業保持容易聯繫的狀態
＜從企業提出的候補日中選擇日期並回覆的例文＞
件名 Re:元の件名（氏名を記入）
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◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お忙しいところ失礼致します。
お世話になっております。◯◯◯◯（名前）です。
面接日程のご連絡をありがとうございます。
下記の日程でお伺いさせていただけますでしょうか。
◯月◯日（◯）◯時～◯時
お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願い致します。
氏名
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：mail@×××××.ne.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
發送履歷表
注意點：
- 標題不要把Re:刪去，保留企業方的電郵內容，在標題後方加上自己的名字
- 因為履歷書會作為附件提供，正文只要簡單地寫就好
- 不要寫「ご確認」而寫「ご査収」
- 為了保護個人資訊，可以為履歷書設定閱覽密碼，進行安全管理
- 轉職時除了履歷書以外，附上職務経歴書會給人留下好印象
- 如果企業有專用格式就使用對方的格式
＜例文＞
件名 Re:元の件名（氏名を記入）
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◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お世話になっております。
（氏名）と申します。
別添のとおり、履歴書と職務経歴書を添付いたしました。
添付データにはパスワードを設定しておりますので、
閲覧パスワードも併せて記載致します。
パスワード: ◯◯◯◯
お忙しい中恐れ入りますが、ご査収のほど宜しくお願い致します。
---------------------
苗字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：myoji_namae@×××××.ne.jp
----------------------
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回覆內定通知
注意點：
- 標題不要把Re:刪去，保留企業方的電郵內容，在標題後方加上自己的名字
- 首先向企業表達對內定的感謝
- 不要寫「入社させていただく」而寫「謹んでお受けさせていただく」
- 表達自己對工作的熱情和抱負
＜例文＞
件名 Re:元の件名（氏名を記入）
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◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お世話になっております。
先日面接していただきました（氏名）です。
このたびは内定のご連絡をいただきありがとうございます。
謹んでお受けさせていただきます。
これまでの経験を活かし、貴社の一員として戦力になれるよう
努力して参ります。
何卒、宜しくお願い致します。
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苗字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：myoji_namae@×××××.ne.jp
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就像上方的例文那樣，根據不同發送內容，好好使用的敬語、換行，簡潔地寫郵件吧！
在給企業發郵件時要重視“迅速、簡潔、正確使用敬語”。另外，也需要注意電郵標題和面試日程的時間段等容易漏記的地方。在發送履歷表時不僅要確認郵件的內容，還要確認附件，例如履歷表內容是否齊全、有沒有遺漏加上附件等。一封讓人能馬上掌握內容的郵件很重要，完美地寫好電郵的話，即使直接看不到臉也會給人留下好印象。
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