Dalam dunia kerja, umumnya perusahaan menciptakan slogan-slogan yang bisa memotivasi pegawainya untuk bekerja optimal. Misalnya di Indonesia, instansi pemerintah memiliki slogan 5R agar pegawai bekerja sesuai dengan prinsip ringkas, rapi, resik, rawat, dan rajin. Demikian halnya negara Jepang, yang memiliki budaya hourenso sebagai pilar pokok budaya kerja dan komunikasi bisnis.
Merupakan prinsip dasar dalam komunikasi bisnis di Jepang. Hal itu berarti, setiap perusahaan di Jepang akan menghormati dan menerapkan prinsip ini untuk mencapai keberhasilan dalam bisnisnya. Sebagaimana diketahui, Jepang merupakan negara yang sangat memegang prinsip leluhur dengan kokoh, dan menerapkannya dalam berbagai bidang.
Daftar Isi
- Penjabaran Hourenso
- Tujuan Hourenso
- Arti Komunikasi Efektif
- Contoh Penerapan Hourenso di Dunia Kerja
Penjabaran Hourenso
Hourenso merupakan kependekan dari Houkoku, Renraku, dan Soudan. Ketiganya dikemas sedemikian rupa, sehingga sangat padat makna dan bahkan tetap relevan untuk diterapkan di berbagai bidang pekerjaan.
1. Houkoku
Slogan yang pertama adalah Houkoku atau lapor. Dalam konteks ini, komunikasi harus berjalan dengan sangat baik dan terbuka antara atasan dan bawahan, atau junior ke senior. Lapor dalam makna ini merupakan sebuah aktivitas yang harus dilakukan oleh bawahan, untuk melaporkan kinerja atau progres pekerjaan kepada atasan.
Selain terkait dengan progres pekerjaan sendiri, houkoku juga mengharuskan setiap pegawai menginformasikan jika terjadi komplain dari customer. Pegawai yang menerima pengaduan harus segera menindaklanjuti dalam bentuk laporan kepada supervisor atau atasan lainnya. Hal tersebut agar permasalahan di perusahaan dapat segera terdeteksi dan diselesaikan tanpa berlarut-larut.
2. Renraku
Renraku berarti komunikasi. Sepintas akan mirip seperti Houkoku. Bedanya, renraku tidak memandang atasan dan bawahan. Komunikasi yang diinginkan dalam hal ini adalah keterbukaan manakala terjadi atau terlihat akan adanya hambatan di pekerjaan. Misalnya, seorang pegawai yang terjebak macet dalam tugas lapangannya, sementara di kantor akan segera ada meeting.
Dalam kasus tersebut, jika tidak ada komunikasi yang baik, maka hambatan pada pekerjaan di kantor akan benar-benar terjadi. Selain itu akan timbul penilaian negatif bahwa seorang pegawai tidak bisa diandalkan. Jika setiap hal tidak terlambat dikomunikasikan, tentu hambatan kerja akan dapat diminimalisasi.
3. Soudan
Poin berikutnya adalah Soudan yang berarti konsultasi. Sebagaimana halnya dunia kerja yang dinamis, pergerakan arus informasi terkadang terlewat oleh pegawai. Hal tersebut tidak akan menjadi masalah jika dalam sebuah perusahaan menganut prinsip ini, yang mempersilahkan setiap pegawai berkonsultasi dengan atasannya terkait pekerjaan.
Konsultasi bukan hanya dilakukan jika menemui masalah saja. Bahkan, sebelum memulai langkah menyelesaikan pekerjaan pun, konsultasi menjadi hal yang penting agar pekerjaan selesai dengan efektif dan efisien. Selain itu, dalam hal pengambilan keputusan, atau memberikan pendapat terhadap sebuah project.
Artikel Pilihan
Tujuan Hourenso
Menerapkan budaya komunikasi ini dalam dunia kerja, tentu bukan tanpa alasan. Prinsip ini mempunyai beberapa tujuan, di antaranya adalah menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dengan adanya jalinan komunikasi yang kuat, solid, dan efektif. Komunikasi menjadi kunci penting terjadinya keakraban dan keterbukaan yang mengarah pada peningkatan kinerja di tengah perusahaan.
Selain itu, penerapannya juga melatih seorang pegawai untuk jujur atau memiliki sikap terbuka dalam segala hal. Tiga prinsip dalam Hourenso merupakan langkah yang harus dilakukan oleh setiap pegawai untuk mau menyampaikan apa yang terjadi dengan pekerjaannya, dengan departemennya, termasuk hambatan yang ditemui.
Dengan demikian, manakala pegawai tidak menerapkan prinsip ini dengan baik, bisa jadi pegawai tersebut menyembunyikan sesuatu terkait pekerjaan yang bisa merugikan perusahaan. Komunikasi merupakan skill yang harus dilatih, dan Hourenso juga memfasilitasi hal tersebut.
Arti Komunikasi Efektif
Prinsip Hourenso menitikberatkan komunikasi yang efektif. Namun, sebenarnya apa dan bagaimana komunikasi yang efektif, sehingga penerapannya akan sangat bermanfaat bagi perusahaan?
1. Memiliki Tujuan Yang Jelas
Komunikasi yang efektif adalah sebuah aktivitas penyampaian informasi dengan tujuan yang jelas. Dalam bisnis, komunikasi dilakukan untuk menyamakan visi sebelum memulai sebuah project. Selain itu, komunikasi juga dibangun untuk mencegah masalah lebih besar. Hourenso merangkum tujuan yang jelas tersebut ke dalam sebuah budaya kerja.
2. Tepat Waktu dan Tempat
Mengomunikasikan sebuah informasi juga harus memperhatikan waktu dan tempat yang tepat. Kecuali dalam keadaan darurat atau sangat genting, menyampaikan informasi sama halnya dengan mengkonsultasikan suatu hal dengan kronologi yang runtut, sehingga mencapai pemahaman yang baik dan mendapatkan jawaban atau solusi yang efektif.
3. Menyampaikan Hal yang Penting
Komunikasi tidak dibangun hanya untuk menyampaikan sembarang berita. Merujuk kepada tujuan yang jelas, waktu dan tempat yang tepat, maka hal yang disampaikan pastilah hal yang penting dengan landasan-landasan fakta atau pendapat yang logis. Hal ini dapat dibangun melalui Hourenso ketika pegawai menyampaikan laporan, lazimnya harus dilandasi dengan data-data yang akurat.
Contoh Penerapan Hourenso di Dunia Kerja
Budaya yang tersohor dari Jepang ini, bukan tidak mungkin jika ingin diadopsi dan diterapkan di negara lain, termasuk Indonesia. Terdapat beberapa implementasi konkret yang bisa diterapkan di banyak perusahaan, dalam rangka membangun komunikasi yang efektif.
1. Proaktif Memberikan Informasi
Prinsip budaya ini pada dasarnya menghendaki setiap pegawai bersikap proaktif dalam memberikan informasi. Hal ini bisa menjadi budaya kerja yang dapat diterapkan, yaitu dengan membiasakan pegawai berbagi informasi positif pada hari-hari tertentu. Kegiatan ini bisa dilakukan secara terprogram dan rutin, sehingga pegawai akan terbiasa dengan budaya kerja ini.
2. Menghargai Waktu
Komunikasi secara efektif tidak terbatas pada aktivitas verbal. Dalam hal menyampaikan laporan dan mengkomunikasikan sebuah informasi yang penting, seorang pegawai juga akan terdidik untuk menghargai waktu. Hal ini akan menjadi sebuah afirmasi positif dalam diri pegawai, bahwa penyampaian laporan yang benar dan tepat waktu merupakan ciri dari pegawai yang bekerja secara efektif.
3. Peka Terhadap Informasi
Bukan hanya dalam menyampaikan informasi, ketika menerima informasi pun seseorang harus bersikap peka. Dengan begitu, manakala informasi tersebut membutuhkan sebuah solusi yang urgent, maka penanganan akan dapat segera dilakukan. Sikap tak acuh pada informasi akan membawa sebuah masalah berkepanjangan, dan akan merugikan perusahaan secara keseluruhan.
4. Terbuka Dengan Kritik dan Saran
Dalam komunikasi, seseorang dilatih untuk mau berpendapat sekaligus mau mendengar pendapat. Artinya, budaya kerja ini dapat dibiasakan melalui forum kritik dan saran antar pegawai, dan juga terhadap manajemen. Budaya ini, selain melatih skill berkomunikasi, juga akan menguatkan mental kerja pegawai. Diharapkan, kritik dan saran yang dikomunikasikan dengan baik, akan membawa dampak positif.
5. Selalu Mengembangkan Potensi Diri
Ketika pegawai berkonsultasi dengan atasan terkait perkembangan bisnis, seharusnya terpacu semangat pegawai untuk mengembangkan diri. Dalam sebuah forum konsultasi, bukan tidak mungkin akan ada hal yang baru didengar, sehingga menuntut pegawai untuk menggali informasi lebih dalam. Semangat untuk mengembangkan potensi diri ini juga akan dirasakan efek positifnya oleh perusahaan.
Budaya kerja Jepang yang tersohor, Hourenso memiliki nilai-nilai efektivitas berkomunikasi yang sangat bisa diimplementasikan di perusahaan manapun. Bukan sekadar untuk mencapai tujuan perusahaan, namun budaya ini juga dapat melatih pegawai mengasah soft skill-nya dalam berkomunikasi.
Baca juga: Jenis Baju Kerja di Jepang. Selain Itu, Ternyata Memiliki Makna Mendalam?
