일본 이직 A to Z: 퇴직 준비와 입사 준비, 이직 신고까지 한눈에~

WeXpats

2023/07/27

일본에서의 이직(일본어 표현 ‘전직[転職]’)을 생각하는 외국인 중에는 ‘새로운 회사에서 내정은 받았는데, 이제 어떻게 해야 하지?’, ‘퇴직 수속은 어디서부터 시작해야 할까?’ 고민하는 분들도 계실 겁니다. 퇴직, 입사시에는 필요한 서류와 재류자격 신청 등 준비할 것이 많아 꼼꼼히 확인해야 합니다. 이 기사에서는 일본에서의 퇴직, 입사의 일반적인 흐름에 따라 재직중인 회사에서의 퇴직 수속, 이직할 회사에서 입사 수속을 위해 필요한 서류, 주의 사항을 소개합니다.

<내용 소개>

◆일본 이직 Start! 퇴직을 결심한 이후의 일반적인 흐름

◆ 일본 이직 베스트 & 워스트 타이밍

◆일본 퇴직시 주의 사항

◆일본 이직 후 입사 수속에 필요한 서류

◆일본 이직 후 입사시 주의 사항

◆일본 퇴직 후 ‘실업보험’과 ‘주민세’ 관련 수속

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◆정리

일본 이직 Start! 퇴직을 결심한 이후의 일반적인 흐름

퇴직 수속을 개시하기까지는 일반적인 흐름이 있습니다. 우선은 상사에게 퇴직 의사를 전하고, 퇴직 신청서(退職届)를 제출한 뒤에, 회사의 인사부에서 퇴직 수속을 시작하게 됩니다. 이 흐름을 의식하며 차근차근 진행해나갑시다.

0. 입사 결정! 내정 통지에는 꼭 답장하기

지원한 회사에서 내정 통지를 받았다면, 먼저 답장을 보냅시다. 내정 통지에 대해 승락한다는 것을 확실히 회사에 전합시다.

1. 상사에게 퇴직 의사를 전한다

퇴직을 위해 재직중인 회사에서 가장 처음 할 일은 직속 상사에게 퇴직 의사를 전하는 것입니다. 주위에 방해받지 않는 장소에서 자신의 기분 및 퇴사 희망일을 전하고, 상사로부터 이해를 받는 것이 중요합니다.

2. 인수인계 및 수속을 고려해 퇴직일을 정한다

현재 재직중인 회사의 취업 규칙을 확인한 뒤에 인수인계 및 인사부의 퇴직 수속 등을 고려해 퇴직일을 정합니다. 어느 정도 여유를 갖고 퇴직일을 정하는 것이 자신만이 아니라 회사 사람들이 당황하지 않고 대처할 수 있어 원활하게 퇴직 준비를 할 수 있습니다.

일본에서는 입사일 하루 전날을 퇴직일로 하는 것이 무난하다고 이야기됩니다. 입사일과 퇴직일 사이의 간격이 벌어지면 그 사이 기간에 대해 고용보험 등 사회보험을 위한 수속을 해야 하기 때문이죠. 가능하면 퇴사 후에 공백을 두지 않고 다음 직장으로 입사하는 것이 좋으므로 이직할 회사에 입사할 수 있는 타이밍 등을 고려해 퇴직일을 정하는 것이 좋습니다.

[참고] 일본 이직 비자 관련 체크! 외국인의 경우, 현재의 비자가 허가하는 활동 범위 내에서 이직해야

외국인들의 경우 취로 비자의 재류 자격의 기간 만료까지는 일본에서 자유롭게 일할 수 있다고 생각하는 경우가 많습니다. 하지만 이직을 생각할 때 주의해야 하는 것이 현재 가지고 있는 취로 비자가 허가하는 활동 내용 내에서 이직해야만 현재의 취로 비자로 일할 수 있다는 점입니다. 활동 내용이란 쉽게 말하면 직종(업무 내용)이라고 할 수 있습니다.

현재의 직종과 이직 후의 직종이 달라진다면 반드시 이직 전에 ‘재류자격 변경 신청(在留資格変更申請)’을 해야 합니다. 직종에 따라 ‘재류자격 변경 신청’을 해도 허가를 받지 못할 수 있으니, 비자 발급이 가능한 직종인지 확실히 확인하고 이직 과정을 밟도록 합시다. >> 외국인이 취업비자를 위해 선택할 수 있는 직종은?

*재류자격 변경 허가 신청서(在留資格変更許可申請書) 양식 다운로드 페이지: http://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2-1.html(변경할 재류자격에 따라 신청서 양식이 다름)

3. 퇴직 신청서를 제출한다

상사에게 확실히 퇴직 의사를 전했다면, 퇴직 신청서를 제출합니다. 일본어로는 ‘退職届(타이쇼쿠토도케)’라고 합니다. 자신의 의지를 서면으로 남긴 퇴직 신청서를 제출함으로써 이후의 트러블을 방지하고, 다시 한 번 자신의 퇴사 의사를 뚜렷하게 보일 수 있습니다. 회사의 퇴직 신청서 포맷이 정해져 있는 경우에는 형식을 따르도록 합시다.

퇴직 신청서를 작성할 때는 기입해야 할 내용이 빠짐 없이 들어 있는지, 오자나 탈자가 없는지 체크하고, 사인과 인감 날인 등을 잊지 말도록 합시다. 또한, 퇴직 신청서 제출 후에 퇴사 예정일 등을 변경하게 되면 인사부 및 상사가 스케줄 조정을 위해 품을 들여야 합니다. 제출 후에는 정정하지 않는 것이 철칙입니다.

4. 인사부가 퇴직 수속을 시작한다

퇴직 신청서가 접수되면, 인사부에서 퇴직 수속을 시작합니다. 인사부에서 퇴직 관련 서류를 받게 되면 반드시 살펴봅시다.

일본 이직 베스트 & 워스트 타이밍

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일본 퇴직시 주의 사항

인수인계는 되도록 빨리 완료하고 회사에 반납해야 할 것은 곧장 반납할 수 있도록 준비해둡시다. 이직시에는 재류 자격의 소속 기관을 변경해야 할 의무가 있으므로 신속히 진행합시다.

인수인계

인수인계받는 사람의 페이스를 고려해 시간적인 여유를 갖고 인수인계를 진행합니다. 스케줄 관리를 철저히 해 원활하게 퇴직할 수 있도록 합시다.

회사에 반납할 물건을 잘 준비해두기

컴퓨터, 사내 휴대전화, 명찰 등 퇴직 전에 회사에 반납할 물건을 파악해 준비해둡시다.

회사에서 빌린 물건은 빠짐 없이 반납합시다. 퇴사일 당일에 당황하지 않도록 사전에 준비해두면 안심입니다.

보험증(건강보험피보험자증) 반납도 중요합니다. 특히 새 회사에서 새로운 건강보험에 가입 수속을 진행하게 될 경우, 탈퇴 수속을 신속히 진행해둘 필요가 있습니다. 재직중인 회사에서 보험 탈퇴 수속이 늦어지면 새 회사에서의 가입 수속이 늦어지니 주의합시다.

외국인은 퇴직, 이직 신고가 필수! 퇴직 후 14일 이내에 출입국관리청에 ‘소속 기관 변경 신청서 제출’

외국인의 경우 이직시에 재류자격 변경 수속이 필요합니다. 퇴직 후 14일 이내에 신청자 본인이 출입국재류관리청에 ‘소속기관 변경 신청서 제출(所属機関の変更の届け出)’ 수속을 진행합시다. 인터넷으로 신청하는 경우, 사전에 ‘출입국재류관리청 전자신청서 제출 시스템(出入国在留管理庁電子届出システム)’에 접속해 이용자 정보 등록을 하면 신청할 수 있습니다.

퇴직, 이직과 관련해 제출해야 하는 신청서는 두 종류입니다.

1. 계약 기관과의 계약이 종료되었을 때의 신청(契約機関との契約が終了した場合の届出) -> 다니던 회사와의 계약 종료일에서 14일 이내

2. 새로운 계약 기관과 계약을 체결한 경우의 신청(新たな契約機関と契約を締結した場合の届出) -> 이직할 회사와의 계약 체결 후 14일 이내

혹시, 14일 안에 신고를 못 했다고 하더라도 알게 된 시점에 최대한 빨리 신청서를 제출합시다. 신청 의무를 다하지 않았을 때는 본인이나 고용주에게 벌금, 다음 비자 갱신시 재류 기간 단축 등 불이익이 있을 수 있습니다.

*출입국재류관리청 소속 기관에 관한 신청서

[참고] 일본 이직 3개월 만에 안 하면 비자(취로 비자)가 취소된다? 구체적인 취업 활동을 계속하는 등 정당한 이유가 있는 경우, 비자 만료일까지 현재 비자로 체류할 수 있다

일본의 재류자격은 기본적으로 재류자격과 관련된 활동을 계속해서 3개월 이상 하지 않으면 재류자격이 취소됩니다. 단, ‘정당한 이유가 있다’라고 판단한 경우에는 재류자격이 취소되는 대상으로 삼지 않는다는 입국관리국의 답변이 있었습니다(*).

‘정당한 이유’의 예시: 퇴직 후 재취업할 회사를 찾기 위해 회사를 방문하는 등 구체적으로 취업 활동을 한다고 인정될 경우

즉, 구체적인 취업 활동을 계속한다면 재류자격을 만료일까지 유지할 수 있지만, 일하게 될 회사와 계약을 맺지 못한다면 비자의 갱신은 어렵다는 것을 참고해야겠습니다.

[주의] 퇴직 후 취업 활동을 하며 아르바이트를 하는 것은 원칙 금지되어 있습니다. 현재 가지고 있는 취로 비자와 관계 없는 일은 ‘자격외 활동 허가’를 받으면 할 수 있지만, 개인 사정으로 인해 퇴직한 경우에는 자격외 활동 허가를 받기가 어렵습니다.

회사 사정으로 원치 않게 퇴직했을 경우에는 자격외활동 허가 신청을 받을 수 있어 새로운 직장을 찾을 때까지 아르바이트를 할 수 있습니다. 헬로워크(ハローワーク)에 등록하는 등으로 구체적인 취업 활동을 계속했다는 것을 증명하면 재류자격 만료 후에 ‘특정활동(계속 취직 활동)’ 재류자격으로 변경해 6개월 동안 취업 활동을 계속할 수 있습니다. 귀국 준비를 위한 시간이 필요할 경우는 ‘단기체재’ 재류자격으로 변경해 최대 90일간 체류할 수 있습니다.

*참조: 출입국재류관리청 <出入国審査・在留審査Q&A> 중 Ｑ７４

일본 이직 후 입사 수속에 필요한 서류

퇴직을 하면서 받게 되는 서류들 중에는 입사 수속을 위해 제출해야 하는 서류들이 많습니다. 서류가 도착하면 꼭 훑어보고 곧장 제출할 수 있도록 잘 보관해둡시다. 입사시 준비해야 할 서류로는 다음과 같은 서류들이 있습니다. 서류는 퇴직 후에 발송되니 도착하는 대로 이직할 회사에 신속히 제출합시다.

고용보험 피보험자증(雇用保険被保険者証): 고용보험에 가입할 때 발행되는 증명서. 회사를 퇴직하게 되면 받게 됩니다. 만에 하나 분실하게 된다면 가장 가까운 헬로워크(ハローワーク)에서 재발행을 신청할 수 있습니다.
고용보험 피보험자 이직표(雇用保険被保険者離職票): 간단히 ‘이직표’라고도 함. 회사를 퇴직할 때 발행되는 ‘퇴직했음을 증명하는 서류’. 이직한 회사에서 제출을 요구받는 경우가 많습니다. ‘퇴직자가 발급을 원할 경우 퇴직 후 10일 이내에 할로워크가 회사에 교부’할 것이 의무화되어 있습니다. (이것을 회사에서 퇴직자의 자택으로 발송하게 됩니다.) 퇴직한 뒤 약 2주 이상 경과해도 자택에 이직표가 도착하지 않는 경우에는 재직했던 회사에 다시 문의합시다.
원천징수표(源泉徴収票): 해당 년도에 회사에서 지급받은 급여 등의 금액과 자신이 납부한 소득세의 금액이 기재된 서류. 퇴직 후에 발행되며, 종업원의 확정 신고(確定申告) 및 다음 직장에서의 연말 조정(年末調整) 등에 사용됩니다. 원천징수표도 대부분의 이직처에서 제출을 요구받으므로 잘 보관해둡시다.
건강보험 피보험자 자격상실 확인 통지서(健康保険被保険者資格喪失確認通知書): 건강보험을 상실했다는 증명서. 퇴직 후 다음 회사에서 건강보험을 재발급받을 때 회사에 따라 이 서류를 제출해달라고 요청하기도 합니다. 건강보험에 관한 서류는 다음 회사에서 입사 수속이 완료될 때까지 모두 잘 보관해두는 것이 좋습니다.
건강보험 피부양자 이동 신청서(健康保険被扶養者異動届): 부양가족이 있는 사람은 작성해 입사할 회사에 제출합니다.
급여 이체 신청서(給与振込先届出書)

[참고] 기존에 입사시 제출했던 서류 중 하나인 ‘연금수첩’은 2022년 4월 이후 폐지되었습니다. 연금제도 등 행정 수속을 위해 연금수첩의 ‘기초연금번호(基礎年金番号)’가 필요했지만, 이를 ‘마이넘버(マイナンバー)’가 대체하게 되었습니다.

일본 이직 후 입사시 주의 사항

입사 관련 서류는 빠짐 없이 읽고 세부 내용을 꼼꼼히 확인합시다. 회사에서의 연락에 신속히 대응하면 수속이 원활하게 진행되어 좋은 인상을 줄 수 있습니다. 업무 내용이 달라진 경우, 새로운 업무 내용에 맞는 취로비자로 변경해야 하는 것도 잊지 말아야 합니다.

입사할 회사에서 받은 입사 서류는 빠짐 없이 읽기

서약서, 계약서 등 입사 서류는 종류가 많은 만큼 더 꼼꼼히 체크합시다. 기입이 필요한 서류의 경우 인감 날인을 빠뜨리지 않았는지 체크하는 것이 중요. 또한, 취업 규칙 및 복리 후생 등이 당초의 설명과 다르지 않은지 확인합시다.

회사에서의 연락에는 신속히 대응하기

회사측에서는 다양한 입사 준비를 진행하며, 입사 후의 교육 및 업무가 원활히 진행되기 위해 노력합니다. 입사 준비가 지체되지 않도록 회사에서의 연락에는 신속히 대응합시다.

일본 이직 후 업무 내용이 바뀔 경우 해당되는 취로 비자로 반드시 변경하기

앞서 퇴직 관련 내용과 함께 소개드렸지만, 업무 내용과 취로 비자 내용에 차이가 있는 경우 ‘불법 취로(불법 취업)’가 되어 벌칙을 받게 됩니다. 입관법 제73조에 의거, 3년 이하의 징역 또는 300만 원 이하의 벌금에 처해지므로 엄중한 주의가 필요합니다.

참고: e-GOV 출입국관리 및 난민인정법(입관법)

[참고] 취로 비자를 가진 외국인 본인이 원할 경우, 입국관리국에 ‘취로자격증명서(就労資格証明書)’ 교부를 신청해 교부받을 수 있습니다. 이 서류는 본인이 현재 가지고 있는 재류자격(취로 비자 등)로 어떤 종류의 활동을 하여 보수를 받을 수 있는지를 일본 법무대신이 공식적으로 증명하는 문서입니다. 이 서류를 이직처에 제출해야 할 의무는 없지만 이직 전에 미리 발급받아두면 본인과 이직하는 회사 모두가 안심하고 이직 수속을 밟을 수 있어 필요한 경우에는 발급을 받는 것도 좋겠습니다.

발급 비용은 1,200엔으로, 이직 등으로 근무처나 활동 내용이 바뀌는(바뀐) 경우, 교부 신청서, 재류카드, 여권 등 기본 서류에 더해 새 근무처에서의 활동 내용을 상세하게 알 수 있는 서류를 제출합니다. 자세한 내용은 출입국재류관리국의 안내 페이지를 참고해주세요.

일본 퇴직 후 ‘실업보험’과 ‘주민세’ 관련 수속

실업보험 급부 수속

실업보험(失業保険)이란, 퇴직 후에 다음 회사가 결정되지 않았을 때 일정 금액을 보조받을 수 있는 제도입니다. 단, 퇴직 후 1년간을 유효기간으로 하며, 필요한 서류를 관할 헬로워크에 제출해야 합니다. 수속을 위해서 챙겨야 할 것은 아래의 6가지입니다.

고용보험피보험자증
고용보험 피보험자 이직표
인감(정식 등록되지 않은 도장도 ok)
주민표 및 운전면허증 등 신분을 증명할 수 있는 서류
증명사진(이력서용 사이즈)
예금 통장

위의 서류 중 한 가지라도 빠지면 실업보험을 신청할 수 없으니 빠짐 없이 챙겨주세요.

주민세 납부 수속

일본의 주민세는 반년 단위로 개인의 세금 징수액을 계산, 결정합니다. 퇴직한 월에 따라 주민세 납부 방법이 달라집니다. 자신의 퇴직월에 따라 잘 확인해 수속을 밟읍시다.

6월 1일~12월 31일에 퇴직한 경우

퇴직한 월의 납부 분은 재직했던 회사의 특별징수(給与天引き; 급여에서 미리 제함)로 처리받고, 퇴직한 월 이후의 주민세는 보통 징수(자신이 납부)로 변경해 직접 납부합니다. 퇴직 전에 재직한 기업에 희망할 경우 퇴직하는 월부터 다음 해 5월까지의 주민세를 급여나 퇴직금에서 일괄 납부 처리받을 수도 있습니다.

1월 1일~5월 31일에 퇴직한 경우

원칙적으로 재직한 기업을 퇴직하는 월의 급여에서 5월까지 납부할 예정이었던 주민세가 일괄 징수됩니다. 단, 퇴직한 월의 급여와 퇴직금의 합계보다 징수될 주민세가 더 많을 때에는 분할 납부 상담을 하여 분할 금액을 납부할 수 있습니다. 관할 약쇼(役所)의 납세과에 가서 상담합시다.

정리

퇴직 준비는 상사에게 퇴직 의사를 표시하는 것부터 시작됩니다. 독단으로 수속을 진행하지 말고 상사에 대한 존경심을 잊지 말고 정중히 행동합시다. 퇴직 전후에는 다양한 서류들을 확인할 필요가 있습니다. 모든 서류가 중요한 증명, 기록이므로 잘 보관해야 합니다.

내정 후의 입사 준비는 회사의 내정 통지에 답하는 것부터 시작됩니다. 이직에 관한 서류는 꼼꼼히 확인하고, 외국인으로서 중요한 재류자격 관련 내용을 숙지하고 필요한 수속을 밟아 새 회사에서 안심하고 일할 수 있도록 합시다.

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