การทำงานในบริษัทญี่ปุ่น หลายคนคงมีปัญหาในการเริ่มต้นเขียนอีเมลเป็นภาษาญี่ปุ่นเพราะไม่รู้ว่าต้องเริ่มเขียนอย่างไร และในอีเมลที่จะส่งนั้นควรจะต้องมีเนื้อหาอะไรบ้างแลัวการลงท้ายในอีเมลควรจะต้องเขียนอย่างไร วันนี้เราได้รวมการเขียนอีเมลเป็นภาษาญี่ป่นเบื้องต้นมาให้แล้ว มาเริ่มกันเลย!!
สารบัญ
■ ชื่อเรื่อง
ชื่อเรื่องในอีเมล สิ่งสำคัญที่สุดนั้นเรียบง่ายและเข้าใจง่าย และมีเนื้อหาของอีเมล ดังนั้นโปรดอย่าใช้ประโยคที่คลุมเครือเช่น "お知らせ" (แจ้งให้ทราบ), "お世話になります" (ขอบคุณสำหรับที่ผ่านมา) และพยายามให้อยู่ภายใน 20 คำ หากคุณกำลังส่งอีเมลเป็นครั้งแรก หรือหากคุณทำให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ส่งอีเมล (โดยเฉพาะเมื่อสมัครงาน) คุณสามารถเพิ่มชื่อ มหาวิทยาลัย หรือบริษัทของคุณในชื่อเรื่องของอีเมลได้
ตัวอย่าง:
面接日程の件／○○ (เรื่องตารางวันสัมภาษณ์ / ○○ (ชื่อของคุณ)
最終面接のお礼／○○ (เรื่องขอบคุณหลังจากสัมภาษณ์เสร็จแล้ว／○○ (ชื่อของคุณ)
○○について (เรื่องเกี่ยวกับ ○○ )
○月○日開催の○○のお知らせ (แจ้งเรื่อง ○○ ของวันที่ ○○)
บทความแนะนำ
■ ข้อความเริ่มต้นในอีเมล
ในตอนต้น โปรดระบุชื่อบริษัท แผนก ชื่อนามสกุล และตำแหน่งเกียรติของอีกฝ่ายให้ชัดเจน หากระบุชื่อหรือตำแหน่งของอีกฝ่ายหนึ่งไม่ได้ สามารถแทนที่ด้วย "ご者様" (บุคคลที่รับผิดชอบ) ก็ได้
株式会社○○ (ชื่อบริษัท ○○)
人事部 ○○ 様 (คุณ ○○ แผนกบุคคล)
株式会社○○(ชื่อบริษัท ○○)
人事部 採用ご担当者 様 (เจ้าหน้าที่ฝ่ายสรรหาบุคลากร แผนกบุคคล)
อีเมลธุรกิจไม่ต้องการคำทักทายตามฤดูกาลซึ่งต่างจากจดหมายทั่วไป เพียงแต่เป็นการทักทายและแนะนำตัวแบบง่ายๆ หลังจากแนะนำตัวเองแล้ว คุณสามารถอธิบายสั้นๆ ถึงเหตุผลในการส่งอีเมล หรือได้รับข้อมูลติดต่อนี้จากใคร เพื่อให้อีกฝ่ายเข้าใจสิ่งต่อไปนี้ได้ง่ายขึ้น
ตัวอย่าง:
いつもお世話になっております。(ขอบคุณในความกรุณาเสมอมา)
突然のご連絡失礼いたします。(ขออภัยที่ติดต่อมากะทันหัน)
株式会社○○の○○でございます。(ผม,ดิฉันชื่อ ○○ จากบริษัท ○○ )
本日、貴社面接を受けました○○と申します。(ฉันชื่อ ○○ และได้รับการสัมภาษณ์จากบริษัทของคุณวันนี้ )
株式会社○○の○○様よりご紹介を頂きました。(เราได้รับการแนะนำจากคุณ ○○ แห่งบริษัท ○○ )
擔當者の異動についてご連絡いたします。(เราจะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของบุคคลที่รับผิดชอบเรื่องนี้)
■ เนื้อหาอีเมล
เมื่อเขียนเนื้อหาของอีเมล ให้ใส่ใจกับการนับจำนวนคำ 30-35 คำในบรรทัดก่อน และตัดบรรทัดให้เหมาะสมเพื่อไม่ให้ยาวเกินไปและอ่านยาก อย่างที่สองคือต้องเจาะจงและเข้าใจง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้ และใช้ 5W1H นั่นคือ ใคร ทำอะไร เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร และจะทำอย่างไร หากกล่าวถึงเวลาและสถานที่ ขอแนะนำให้ระบุอย่างชัดเจน
■ ลงท้ายอีเมล
ท้ายอีเมลธุรกิจยังต้องทักทายกันอย่างสุภาพ เช่น คำแนะนำเพิ่มเติม รอการตอบกลับ ฯลฯ เพื่อปิดเนื้อหา
ตัวอย่าง:
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 (เราหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณในอนาคต)
お返事お待ちしております。 (เราหวังว่าจะตอบกลับของคุณ)
ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです (ฉันขอโทษสำหรับตารางงานที่ยุ่งของคุณ แต่ฉันจะขอบคุณมากหากคุณสามารถตอบกลับ)
โปรดเขียนชื่อของคุณ ชื่อโรงเรียน/ชื่อบริษัท ที่อยู่อาศัย/บริษัท เบอร์โทรศัพท์ เบอร์โทรศัพท์มือถือ และที่อยู่อีเมลอย่างชัดเจนในลายเซ็นของคุณ หากข้อความมีไฟล์แนบ โปรดระบุชื่อไฟล์แนบ เช่น เรซูเม่ของ○○ (ชื่อของคุณ) เป็นต้น
○○ (ชื่อของคุณ)
株式会社○○○○部○○課 (ชื่อบริษัท ตำแหน่ง)
〒100-0000
東京都○○区○○町○○番 (ที่อยู่)
電話：000-0000-0000 (เบอร์โทรศัพท์)
携帯：000-0000-0000 (เบอร์โทรศัพท์มือถือ)
Email：sample@wexpats.com (อีเมล)
เท่านี้คุณก็ใช้อีเมลธุรกิจขั้นพื้นฐานเสร็จแล้ว! ก่อนส่ง โปรดตรวจสอบอีกครั้งสำหรับการพิมพ์ผิด ไวยากรณ์ที่เหมาะสม ความสุภาพ ฯลฯ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีปัญหาก่อนส่ง แม้ว่าการเขียนอีเมลธุรกิจจะไม่ใช่เรื่องง่าย แต่คุณสามารถฝึกฝนได้ ดังนั้นเพื่อที่จะได้ทำงานในประเทศญี่ปุ่นในอนาคต เรามาฝึกฝนการเขียนให้มากขึ้นกันเถอะ!
