Halo semua! Bagaimana proses pencarian kerjamu? Atau sekarang kamu sudah mulai bekerja sebagai karyawan baru? Kalau begitu, pastinya ada banyak hal yang membuatmu sedikit canggung dalam etika bisnis apalagi jika kamu kerja di Jepang atau bekerja di perusahaan Jepang. Di sini, WeXpats akan memberimu sedikit ilmu tentang etika bisnis!
Kerja di Jepang memang menyenangkan, tapi perlu diingat Jepang punya banyak etika bisnis yang ketat, detail dan telah berjalan sejak dulu. Tidak hanya orang asing, orang Jepang yang baru diterima sebagai karyawan baru pun kesulitan untuk mengingat satu persatu etika bisnis ini. Mulai dari cara bertukar kartu nama hingga ketentuan posisi keberadaan seseorang dalam pertemuan bisnis. Memangnya sepenting apa sih posisi duduk atau posisi berdiri saat berurusan dengan bisnis?
Dalam dunia bisnis Jepang, ada yang disebut Kamiza（上座）dan Shimoza（下座）. Duduk atas dan duduk bawah? Maksudnya? Kamiza adalah posisi orang yang punya pangkat di atas (misalnya bos, kepala cabang, ketua divisi), dan shimoza adalah posisi orang yang punya status di bawah (seperti staff biasa, karyawan baru).
Apakah Anda memiliki kesulitan dalam mencari pekerjaan di Jepang?
Posisi di Ruang Rapat Saat Kerja di Jepang
Kasus 1: Ruang Tamu
Bagi kamu yang bekerja di perusahaan Jepang pasti akan berkali-kali menyambut pelanggan atau rekan bisnis ketika mereka datang ke perusahaanmu. Jika mereka ingin menemui atasan, arahkan pelanggan ke ruang tamu, jangan langsung mengarahkan ke ruang direktur. Di ruang tamu kantor, biasanya kursi dibuat berhadap-hadapan. Berikut posisi yang harus kamu ingat!
Selalu tempatkan status tamu atau pelanggan ada di atasmu. Posisi duduk kamiza tertinggi berada di pojok ruang tamu paling dalam, terjauh dari pintu. Posisi ini pun sudah ada dari era Samurai loh! Di era Samurai Jepang, sering terjadi kasus pembebasan bersyarat. Jika kamu berada di dalam sebuah ruangan, duduk di bagian paling dalam, paling jauh dari pintu dan menghadap ke pintu, kamu bisa dengan cepat mendeteksi ada seseorang atau siapa yang akan datang. Dengan begitu orang tersebut bisa dengan cepat bersembunyi untuk memastikan keselamatan hidupnya. Oleh karena itu, lokasi teraman dan paling formal adalah di sudut ruangan, terjauh dari pintu. Hal ini tidak hanya berlaku untuk ruang tamu, tetapi juga berlaku untuk makan di restoran tradisional bagi tamu Jepang. Kamu bisa lihat posisi yang tepat pada bagian kanan ilustrasi di atas.
Kasus 2: Ruang konferensi
Berbeda dengan ruang tamu, posisi duduk di ruang konferensi akan berubah. Dalam kasus ini, kamu bisa membayangkan gambar pembicaraan perdana menteri Jepang dan pemimpin negara lain yang sering muncul di televisi. Perdana Menteri kedua negara atau Presiden, akan duduk di tengah meja rapat saling berhadapan, menteri atau pejabat tinggi lainnya akan duduk di kedua sisi, dan penerjemah akan duduk di belakang.
Artikel Pilihan
Cara Bertukar Kartu Nama Saat Kerja di Jepang
Berbeda dengan etika bisnis di Indonesia yang lebih santai saat bertukar kartu nama, jika kamu kerja di Jepang, kamu harus memahami step by step untuk bertukar kartu nama dengan pelanggan atau rekan bisnis.
Langkah-Langkah Bertukar Kartu Nama:
-
Keluarkan kartu nama sendiri dan taruh di atas card case milikmu dengan posisi huruf menghadap ke lawan bicara. Hal ini akan memudahkan lawan bicara membaca isi kartu namamu saat menerimanya. (Seperti ilustrasi di atas, adalah momen setelah kartu nama ditukar)
-
Saat menukar kartu nama, penting untuk memegang kartu nama dengan hati-hati menggunakan kedua tangan.
-
Ketika mulai bertukar, ajukan kartu nama sendiri dengan tangan kanan, pegang di ujung atas kartu nama. Secara bersamaan, ambil kartu nama lawan bicara dengan tangan kiri dan pegang di ujung bawah kartu.
-
Jangan lupa untuk memperkenalkan diri dan dari afiliasi mana. Contoh: “Hajimemashite. (はじめまして). WeXpats no Ica to moushimasu (WeXpatsのイチャと申します). Douzo yoroshiku onegaiitashimasu (どうぞよろしくお願い致します).”
-
Begitu pula saat kita menerima kartu nama lawan bicara, ingat bahwa kita tidak akan mengucapkan moraimasu (もらいます) atau itadakimasu (いただきます). Tapi kita mengucapkan “Choudai shimasu/ choudai itashimasu” (頂戴します・頂戴致します）.Meskipun artinya sama, namun dalam proses bisnis, gunakan frasa yang paling formal.
Urutan Menyerahkan Kartu Nama
Mengenai urutan penyerahan kartu nama, perlu kamu ingat hal-hal berikut ini! Di sisi klien (di sisi atas ilustrasi) ada direktur A1 dan karyawan A2, di perusahaanmu (di sisi bawah ilustrasi) ada direktur B1 dan kamu adalah karyawan B2, urutan pemberian kartu nama ditunjukkan pada gambar!
-
Kedua direktur (A1 dan B1) saling menyerahkan kartu nama
-
Kemudian staf A2 menyerahkan kartu nama kepada direktur B1
-
Setelah kedua tamu telah memperkenalkan diri kepada direktur perusahaanmu, barulah direktur A1 dan kamu (staf B2) bertukar kartu nama
-
Terakhir, staf A2 dan B2 bertukar kartu nama
Setelah bertukar kartu nama, jangan langsung masukkan kartu nama ke card case. Letakkan kartu nama yang kamu terima di atas meja secara berurutan. Kartu nama milik orang yang statusnya lebih tinggi kamu taruh di atas kartu nama staf yang lebih rendah. Ini memudahkan untuk mengingat nama, kedudukan dan perusahaan lawan bicara. Setelah pembicaraan selesai, barulah masukkan kartu nama ke dalam card case. Ingat, masukkan kartu nama secara rapih ke dalam card case, jangan secara sembarangan memasukkan kartu nama ke saku celana.
Posisi Duduk di Dalam Mobil
Tidak hanya di dalam ruangan, kamu juga harus memperhatikan posisi duduk di dalam kendaraan seperti berikut ini.
Kasus 1: Taksi
Coba perhatikan ilustrasi di atas. Jika kamu menggunakan taksi, jangan lupa bahwa posisi di belakang pengemudi adalah posisi tertinggi, dan posisi di samping pengemudi adalah yang paling rendah. Mengapa demikian, karena jika terjadi kecelakaan maka posisi di belakang pengemudi adalah yang paling aman. Orang yang duduk di sebelah pengemudi biasanya bertanggung jawab atas pembayaran atau penunjuk arah, maka staf dengan kedudukan paling rendah biasanya menjadi penanggung jawab hal-hal tersebut.
Kasus 2: Mobil Perusahaan
Untuk penggunaan mobil perusahaan, kamu bisa menggunakan setingan seperti pada gambar sebelah kiri pada ilustrasi di atas. Pada mobil perusahaan, posisi tertinggi akan berada di sebelah pengemudi, sehingga semuanya bisa diarahkan dengan mudah.
Posisi Berdiri di Lift pun Penting Saat Kerja di Jepang
Kasus 1: Jika lift hanya memiliki 1 panel kontrol
Silakan lihat bagian kanan ilustrasi. Dalam hal ini, ingatlah, posisi terendah harus mengambil alih peran berdiri untuk mengontrol tombol buka-tutup pintu. Sedangkan posisi staff dengan status yang lebih tinggi berada di bagian dalam lift. Bos lah yang masuk lift terlebih dahulu dulu, baru karyawannya.
Kasus 2: Jika lift memiliki 2 panel kontrol
Jika kamu perhatikan bagian kiri ilustrasi, tidak ada perubahan besar kecuali posisi nomor 3 dan 4 yang bertukar. Namun tetap, posisi nomor 4 lah yang punya kendali untuk menekan tombol lantai juga buka tutup pintu lift.
Posisi Saat Naik Eskalator
Untuk beberapa perusahaan, mungkin posisi naik eskalator ini tidak begitu diperhatikan. Namun tidak ada salahnya untuk mengingat hal-hal ini sebagai karyawan baru.
Poin penting saat menaiki eskalator adalah, atasan selalu berdiri di atasmu. Ingat ya, di atas, bukan di depan. Saat naik eskalator, atasan akan naik eskalator terlebih dahulu. Namun, saat menuruni eskalator, kamu akan naik lebih dulu baru atasan. Dengan begitu, atasanmu posisinya tetap ada di atas atau lebih tinggi dari posisimu. Dalam skenario terburuk, ketika atasan jatuh dari atas eskalator, bawahan lah yang akan mengambil peran untuk menahannya.
Sedikit rumit ya? Meskipun begitu, jika kamu mengingat hal-hal ini sebagai karyawan baru, kehidupan kerja di Jepang akan jadi lebih mudah dan kamu juga tidak akan merasa canggung ketika dihadapkan dengan keadaan pertemuan bisnis seperti ini. Bisa karena terbiasa kok! Selamat menjalani hari-harimu sebagai shakaijin!
Baca juga: Tips Interview: Etika yang Salah Saat Wawancara Kerja di Jepang! Hati-Hati ya!
