「アルバイトに応募したものの、諸事情により辞退しなければならなくなった」という人も少なくないでしょう。
当コラムでは、よくある辞退の理由と、面接を辞退する際の基本ルールを解説しています。また、電話・メールで連絡する際のポイントと、実際に使える例文もご紹介しておりますので、「どのように辞退の連絡をしたら良いか分からない」という人はぜひ参考にしてみてください。
目次
日本での仕事探しで悩んでいませんか？
よくある辞退の理由
よくある辞退の理由としては、以下のようなものがあります。
プライベートの事情によるもの
「勉強や部活動などで学校生活が忙しくなり、アルバイトに割ける時間がなくなってしまった」「思わぬ事故で入院することになってしまった」など、私的な事情によって働けなくなってしまうこともあるでしょう。
イメージと違うと感じた
Webサイトなどで詳しく調べていくうちに、「思っていた仕事内容と違う」「お店の雰囲気が自分と合わない」と感じるようになり、辞退するケースもあるようです。
他に条件の良いバイトが見つかった
「他の応募先で採用が決まった」「もっと良い条件のバイトが見つかってそちらに応募したい」という場合に、辞退を決めるという人も少なくないと考えられます。
辞退することに法的な罰則はありませんので、安心してください。ただし、推奨される行為でもないので、辞退の連絡を入れる際は、しっかりとマナーを守るようにしましょう。
基本的なメールの書き方を知りたい方は「アルバイトしたい外国人留学生必見！返信メールの書き方」、メール返信の例文を参考にしたい方は「外国人留学生がアルバイト面接のメールを返信する注意点」のコラムをそれぞれチェックしてみましょう。
ピックアップ記事
面接を辞退する時の基本ルール
では、辞退する際はどのような点に注意すべきなのでしょうか。
なるべく早く連絡する
辞退を決めたら、速やかに断りの連絡を入れましょう。早ければ早いほど、採用担当者もその後の対応を取りやすくなります。面接日が迫ってくると相手側も面接の準備を始めますから、辞退しようか迷っている場合は、「当日までに決めればいいや」と考えず、できるだけ早めに決断しましょう。
面接まで余裕がある場合はメール連絡でも良い
面接日までに1週間以上余裕がある場合は、メールによる連絡でも問題ありません。ただし、当日までに返信が来ない場合は、念のため電話を入れておいたほうが親切です。自分の都合で辞退するので、相手側が困らないよう最大限の配慮を心がけてください。
面接の日にちが迫っているときは電話
面接まで日がない場合は、必ず電話による連絡を行いましょう。特に前日や当日は、メールを送ったとしても採用担当者に見てもらえず、キャンセルしたい旨が伝わっていないということもあり得ます。
辞退理由を聞かれたら？
面接を断る際に、辞退理由を聞かれることがあります。採用担当者が辞退理由を聞くのは、「会社側に何か悪い点があったかどうかを知りたい」と考えているからであり、決して辞退することを責めているわけではありません。学校生活が忙しくなったなどの私的な理由であれば、それを正直に話しましょう。
他にバイトが決まったことを言うのは可
辞退理由は正直に話すべきですが、相手を不快な気持ちにさせてしまうような失礼な言い方は避けましょう。たとえば、「他の応募先で採用が決まった」と言うのは問題ありませんが、「違うバイト先の方が条件がよかったから」と言うのはマナー違反です。
面接を辞退する時の電話例文
以下では、電話連絡を入れる際の例文と、押さえておきたいポイントをご紹介します。
電話例文
お店のスタッフ：「お電話ありがとうございます、○○店です。」
自分：「お世話になっております。○月○日○時にアルバイトの面接を約束しております○○（自分の名前）と申します。お忙しいところ恐縮ですが、採用担当者様におつなぎいただけますか？」
（採用担当者に代わってもらった場合）
自分：「お忙しいところ恐れ入ります。○月○日の○時に面接をお願いしておりました、○○（自分の名前）と申します。大変申し訳ございませんが、事情により、今回の面接を辞退させていただきたくご連絡しました。 」
採用担当者：「かしこまりました。ご連絡いただきありがとうございます。」
自分：「 せっかくお時間を調整して頂いていたのに、申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。」
（採用担当者が不在だった場合）
自分：「恐れ入りますが、この度面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんが、その旨を採用担当者様にお伝え願えますか。」
お店のスタッフ：「かしこまりました。ご連絡いただきありがとうございます。」
自分：「何卒よろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。」
電話で連絡を入れる際のポイント
電話で断る際は、以下の3つを簡潔に伝えます。
・面接予定日時
・自分の名前
・辞退する旨
また、話す際は言葉遣いに注意し、「せっかくお時間を頂いていたのに、申し訳ございません」と、相手側に迷惑をかけてしまったことへのお詫びの言葉の添えるようにしてください。前日や当日などに連絡する場合は、「直前の連絡となってしまい大変申し訳ございません」と言い換えても良いでしょう。
辞退する理由は、「事情により」「学校の都合により」「他で採用が決まってしまったため」などと伝え、相手から聞かれない限り詳しく伝える必要はありません。なお、担当者が不在の場合は、お店のスタッフに言伝を頼みましょう。
電話しても良い時間帯
電話する際は、時間帯にも気をつけなければなりません。
たとえば、9時、10時頃の午前中の早い時間帯は、営業開始直後で忙しいことが多いほか、12時～13時のお昼どきも相手に迷惑となる可能性が高いです。そのため、理想的な時間帯は、多くの業種で手が空きやすい14時～16時頃と言えるでしょう。
ただし、面接当日に辞退の連絡を入れる際はこの限りではなく、できるだけ早く伝えるようにしてください。
アルバイト先に電話をする際は、「外国人留学生を応援、アルバイト面接の電話マナーとは」のコラムも参考にしてみてください。
面接を辞退する時のメール例文
以下では、メール連絡を入れる際の例文と、押さえておきたいポイントをご紹介します。
メール例文
件名：○月○日のアルバイト面接辞退のご連絡
本文：
株式会社 ○○
○○店 採用担当者様
○月○日の○時に面接のお時間を頂いておりました、○○（自分の名前）と申します。
大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させて頂きたくご連絡させていただきました。
お忙しい中、面接の時間をご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
○○（自分の名前）
TEL：090－0000－0000
MAIL：○○○＠☓☓☓☓☓.com
メールで連絡を入れる際のポイント
ビジネスメールの件名は、何の用件なのかひと目で分かるものがふさわしいとされているため、面接日と辞退したい旨を簡潔にまとめます。
宛名は、会社名と店舗名、採用担当者の名前を記載。本文には、電話連絡する際と同様、面接日の日時と自分の氏名、辞退する旨を記載し、謝罪の言葉を添えます。辞退する理由は、「一身上の都合により」としておけば良いでしょう。最後は、署名として、自分の名前、電話番号、メールアドレスを記載します。
