일본 명함 교환의 중요성, 주고받는 매너와 주의 사항

WeXpats

2022/07/01

‘명함(名刺; 메시)’은 일본 비즈니스 현장에서 자신의 연장선상에 있다고 생각되는 매우 중요한 도구입니다. 따라서 매너에 어긋날 경우 좋지 않은 인상을 줄 우려가 있습니다. 이번 기사에서는 비즈니스의 성공을 위해 중요한 일본 명함 교환에 대해 소개합니다.

<내용 소개>

◆일본에서 명함은 대단히 중요한 의미를 갖는다

・좋은 일본 명함의 조건

◆일본 명함 교환 매너

・일본 명함, 매너 있게 건네는 방법

・일본 명함, 매너 있게 받는 방법

◆일본 명함 교환시 주의 사항

・OK! 이렇게 하자

・NG! 이렇게는 하지 말자

・그 밖에 알아두면 좋은 팁들

◆정리: 비즈니스의 성공을 위해

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일본에서 명함은 대단히 중요한 의미를 갖는다

소셜 미디어 등으로 잘 모르는 사람을 팔로하고 DM(Direct Message) 등을 통해 연락을 주고받는 시대이지만, 일본의 비즈니스 현장에서는 여전히 관습과 매너를 지키는 것을 중시합니다. 외국인으로 중요한 거래를 위해 일본 회사의 사람을 만나야 한다면, ‘메시(名刺)’, 즉 ‘명함’을 준비해 그 중요성과 함께 바르게 주고받는 법을 익혀두어야 합니다. ‘메시코칸(名刺交換; 메시코칸)’[명함 교환]이라는 표현이 비즈니스와 관련해 자주 들려오는 만큼 형식적인 행위에 그치지 않고 첫인상을 좌우하는 중요한 절차로 이해할 필요가 있습니다. 명함은 일본에서는 자신의 아이덴티티의 일부, 그러한 명함을 교환하는 것은 다른 사람과의 관계를 맺는 첫 단추입니다. 명함을 주고받으며 첫 인사와 첫 대화가 시작됩니다.

이렇게 중요시되는 만큼, 명함 교환에 대한 방법과 매너에도 일정한 격식이 있습니다. 외국인에게는 조금 번거롭게 느껴질 수 있지만, 규칙을 잘 지키면 그만큼 좋은 인상을 줄 수 있는 장점이 있습니다. 비즈니스의 성공이라는 목적을 위해서라도 ‘외국인이라 잘 모른다’는 인상보다는 ‘외국인인데도 이렇게 준비를 해주었구나’ 하고 놀라며 감동할 수 있도록 기본적인 방법과 매너를 익혀두시길 권합니다.

좋은 일본 명함의 조건

일본에서 회사를 다니는 경우가 아니라 거래를 위해 특별히 명함을 만들어야 한다면 일본 명함에 들어가야 하는 정보에 맞게 명함을 작성합시다.

불필요한 디자인 없이 깔끔한 디자인이 좋다
이름, 회사, 직책이 잘 읽히는지 확인. 특히 일본에서는 직책을 호칭으로 사용하는 경우가 많고, 명함을 교환하면서 서로의 지위를 확인하기 때문에 일본에서 잘 전달되는 직책을 사용하는 것이 중요.
한쪽 면에 영어, 한쪽 면에 일본어로 된 양면 명함은 일본 회사를 중요한 거래 상대로 생각한다는 인상을 주어 신뢰감을 높일 수 있다
청결로 비즈니스 현장에서의 마음가짐을 강조하는 일본 문화인 만큼 지저분하거나 구겨진 명함은 금물. 명함이 없는 것보다 오히려 마이너스일 수 있으니 주의.

일본 명함 교환 매너

일본에서 일한다면 명함을 주고받는 일련의 과정을 익혀두어야 합니다. 거래를 성사시키려 하는 경우는 물론 단순히 장래에 고객이 될 사람, 동료와 명함을 주고받을 때도 매너를 지켜 주고받는 것이 중요합니다. 대학을 갓 졸업한 일본 기업의 신입 사원들의 경우 매너에 어긋나는 행동으로 회사의 이미지를 손상시키지 않기 위해 명함 교환 방법을 열심히 연습합니다. 실전에서 적당히 예의를 지키려 하기보다는 정확한 방법을 익혀두는 것이 좋습니다. 몇 가지 가이드라인을 소개합니다.

일본 명함, 매너 있게 건네는 방법

존경의 마음을 담아 허리를 숙여 정중히 인사합니다.
명함의 모서리를 양손으로 잡습니다. 명함의 정보가 가려지지 않도록 주의합니다.
명함의 내용을 받는 사람이 읽을 수 있도록 되어 있는지 방향을 확인합니다.
영어, 일본어가 양면에 적힌 명함이라면 일본어가 위에 오도록 합니다.
명함을 건네기 직전에, 또는 명함을 건네면서 자신의 이름과 회사에 대해 간단히 자기소개를 해도 좋습니다. 일본어를 잘하지 못하더라도 이때 사용할 기본적인 일본어 표현을 익혀두는 것을 추천합니다.

예) 일본어 자기소개 표현

“はじめまして(하지메마시테).” / 만나서 반갑습니다.

“[회사 이름]の[본인 이름]と申します(~노~토모우시마스)” / ~의 ~라고 합니다.

“よろしくお願いいたします(요로시쿠 오네가이 이타시마스)” / 잘 부탁드립니다.

일본 명함, 매너 있게 받는 방법

명함을 건네는 사람이 인사를 할 때 함께 허리 숙여 정중히 인사합니다.
역시 양손으로 명함을 받습니다.
시간을 들여 명함의 내용을 읽고, 적힌 내용을 파악합니다. 감사의 뜻으로 적힌 단어 표현, 글자체, 디자인 등을 칭찬합시다. 이름을 확인한 뒤에 감사 인사를 합니다. >> “아리가또”의 뜻
충분히 감사를 표한 다음 회의에 참석했을 때는 명함을 테이블 위에 단정히 올려둡니다. 자리 배치에 따라/ 직책 순으로 명함을 올려두면 이름을 기억하고 말하는 데 도움이 됩니다. 회의 자리가 아니라면 명함 지갑에 조심스럽게 명함을 넣습니다.

일본 명함 교환시 주의 사항

OK! 이렇게 하자

명함 교환 전에는 명함이 준비되어 있는지 확인합시다. 사람을 앞에 세워두고 명함을 찾는 것은 실례되는 행동입니다.
명함을 교환할 순서를 확인해둡시다. 방문한 사람 또는 직책이 낮은 사람 쪽이 먼저 명함을 건넵니다.
명함을 교환할 때는 시선을 상대와 맞추고 자기소개를 할 때는 웃는 얼굴로 합시다.

NG! 이렇게는 하지 말자

명함을 받은 뒤 곧바로 보이지 않는 곳에 명함을 집어넣지 마세요. 무례한 행동으로 여겨집니다. 집어 넣기 전에 감사 인사를 하는 것이 중요합니다.
명함에 따로 정보를 메모하지 마세요. 대단히 무례한 행동입니다.

그 밖에 알아두면 좋은 팁들

보았을 때 깔끔하고 멋진 명함 지갑, 명함 홀더를 사용하면 좋습니다. 명함 지갑이 있으면 명함을 보관하고 꺼내기 쉽고, 전문적인 인상을 줄 수 있습니다. 지갑에 명함을 넣는 것은 다른 사람과의 관계나 거래를 별로 중요하게 생각하지 않는 인상을 줍니다. 일본에서는 성인의 날・ 취업 선물로 ‘명함 지갑’을 선물하는 경우가 많습니다.
명함을 충분히 가지고 다니는 것을 추천합니다. 사전에 몇 명을 만나게 될지 파악해두는 것도 명함을 필요한 만큼 준비하는 데 도움이 됩니다. 단, 만약을 대비해 여분의 명함도 챙겨두는 것이 좋습니다.
명함이 중요한 일본에서는 종이, 인쇄가 고급스러우면 좋은 인상을 줄 수 있습니다.
양면 명함을 만들 때에는 번역이 정확한지 확인해주세요. 자동 번역 등은 내용을 신뢰하기 어렵습니다.

정리: 비즈니스의 성공을 위해

비즈니스 세계, 특히 일본의 비즈니스 현장에서 명함은 무척 중요한 의미를 갖습니다. 존경의 마음을 ‘명함 교환’을 하는 자세로 표현하기 때문에 여러 가지 규칙을 갖고 있습니다. 외국인에게는 일본인에게만큼 규칙을 지킬 것을 기대하지는 않지만, 그럴수록 주도적으로 명함 교환 방법을 익혀 규칙에 맞게 명함을 건네고 받으면 플러스 알파로 좋은 첫인상을 줄 수 있습니다. 좋은 첫인상이 비즈니스의 성공과 실패를 좌우한다고 생각한다면 명함 교환 방법을 확실히 익혀두는 것이 좋겠죠?

일본에서 성공적인 비즈니스를 위해 익혀두면 좋은 비즈니스 매너를 전체적으로 살펴두고 싶다면 <일본 비즈니스 매너의 기본, 포인트를 알아두자>도 꼭 읽어보세요.