일본 비즈니스 메일 실전 연습! 상황별 예문도 함께 소개

WeXpats

2023/11/15

일본 비즈니스 메일 쓰기. 지켜야 할 규칙이 많아 처음에는 무척 어렵게 느껴집니다. 특히 일상 생활에서는 별로 사용되지 않는 비즈니스 메일용 표현들이 많아 따로 알아두어야 합니다. 이번 기사에서는 일본 비즈니스 메일을 쓰게 되는 몇 가지 상황에 맞춰 주의 사항, 바르게 쓰는 법, 다양한 예문들을 소개드립니다. 기사 내용을 참고해 바르게 비즈니스 메일 쓰는 법을 익혀보세요!

<내용 구성>

◆ 일본 비즈니스 메일 쓰기, 쉽지 않은 이유

◆ 일본 비즈니스 메일 쓰기 실전 연습

◆ 일본 비즈니스 메일 쓸 때 주의할 점 5가지

◆ 일본 비즈니스 메일, 상황별 예문

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일본 비즈니스 메일 쓰기, 쉽지 않은 이유

일본 비즈니스 메일은 규칙이 세세하게 정해져 있고, 일상생활에서 자주 사용되지 않는 표현을 많이 사용해 쓰기가 쉽지 않습니다.

일본 편지 쓰기의 세세한 규칙

일본에서는 편지지에 편지를 쓸 때 「拝啓(はいけい)」 등 편지의 첫인사에 해당하는 말을 적고, 계절 인사인 ‘時候の挨拶(じこうのあいさつ)’를 적은 다음 그제야 본문을 시작합니다.

또한 편지를 마무리할 때, 상대의 활약이나 건강을 기원하는 마무리 인사, 즉 ‘結びの挨拶(むすびのあいさつ)’를 적고 다시 「敬具(けいぐ)」와 같은 끝인사에 해당하는 말을 적습니다.

이렇게 편지 쓰기가 전통적으로 세세한 규칙을 갖고 있기 때문에, 업무를 위해 다소 간략화된 비즈니스 메일도 일정한 형식을 갖추고 있습니다. 익숙해지까지는 누구나 어렵게 느껴질 수 있습니다.

또, 동료나 부하에게 쓰는 비즈니스 메일의 경우 세세한 규칙을 신경 쓰지 않아도 되지만, 상사나 거래처, 고객에게 보내는 메일의 경우 규칙과 표현(경어[존대말] 표현 포함)을 꼼꼼히 확인해야 합니다.

일본 편지 쓰기의 규칙에 대해서는 <일본어 인사: 일본 편지의 다양한 인사와 편지 쓰기 기본 지식>에서 자세히 살펴보실 수 있습니다.

일상생활에서 자주 사용되지 않는 표현

일본에서는 실제로 만난 적 없는 대상에게 비즈니스 메일을 쓸 때는 대화할 때보다 훨씬 공손하게, 상대에 대한 경의를 담아 쓰는 것이 일반적입니다.

예를 들어, 대화 상황에서는 ‘いつもお世話になっております(いつもおせわになっております; 항상 도움 받고 있습니다)’라고 말하지만, 비즈니스 메일에서는 ‘平素よりお世話になっております(へいそよりおせわになっております)’라고 쓰는 것이 좋습니다. ‘平素より’는 ‘いつも’와 뜻이 같지만 일상생활에서는 접하기 어려운 표현으로, 따로 공부하지 않으면 사용하기가 어렵습니다.

또한, 거래처 등 상대 기업을 구두로 말할 때는 경어 표현인 “御社(おんしゃ)”를 쓰지만, 비즈니스 메일에서는 “貴社(きしゃ)”로 표현을 바꾸어 사용해야만 합니다.

일본 비즈니스 메일 쓰기 실전 연습

어렵게 느껴지지만 실제로 써보면서 주의 사항을 지키면 익숙해질 것입니다. 천천히 한번 써볼까요?

[件名 / 켄메 / 메일 제목] 어떤 메일인지 바로 알 수 있는 제목으로

일본 비즈니스 메일은 메일 내용을 쓰기 전에 메일 제목부터 잘 쓰는 것이 중요합니다. 메일을 확인하는 상대가 분주한 업무 상황 중 메일을 보고 바로 어떤 내용의 메일인지 알 수 있게 해야 하기 때문입니다. “お世話になっております”와 같은 평범한 인사말로 제목을 적으면 어떤 내용인지 알기 힘들겠죠? 좋은 메일 제목의 예는 다음과 같습니다.

「打ち合わせ日程のご相談【自分の所属している企業名・氏名】」
(미팅 일정 상담[자신이 소속 기업명・이름])
「●月●日の15時から伺います【自分の所属している企業名・氏名）】」
(●월 ●일 15시부터 찾아뵙겠습니다[자신이 소속 기업명・이름])

이렇게 제목을 적으면 메일을 확인하는 사람이 바로 대응해야 하는 일인지, 나중에 확인하고 대응해도 문제 없는지 쉽게 판단할 수 있습니다. 중요한 메일일수록 제목을 잘 적어야 다른 메일 속에 파묻히는 것을 방지할 수 있습니다.

[담당자 부서, 이름] 메일을 받는 사람이 누구인지 먼저 쓰기

비즈니스 메일을 쓸 때는 본문을 적기 전에 받는 메일을 사람이 누구인지 먼저 적는 것이 매너입니다.

회사 외부 사람에게 메일을 쓸 때

‘회사명’ + ‘부서명’+ ‘과명’ + ‘직책명’ + ‘상대방의 이름+様’

회사명은 생략하지 말고 「株式会社△△」(かぶしきがいしゃ△△; 주식회사 △△)や「有限会社●●」(ゆうげんがいしゃ●●; 유한회사 ●●)라고 풀네임으로 적읍시다. 회사에 따라 ‘주식회사’나 ‘유한회사’ 표기가 회사 이름 앞에 붙기도, 뒤에 붙기도 하는데 이것도 정확하게 적어주어야 합니다.

상대방의 이름을 모르는 경우에는 ‘ご担当者様(ごたんとうしゃさま; 담당자님)’로 적어주면 무난합니다.

부서 전체에 메일을 보낼 때는 ‘부서명+御中(おんちゅう)’로 적어 보냅니다. ‘御中’는 회사명이나 부서명 뒤에 붙이는 경칭입니다.

부서 전체에 보내면서 한 사람 한 사람에게 모두 확인하기를 바랄 때는 ‘各位(かくい)’로 적어 보냅니다. ‘皆様(みなさま)’, 즉 ‘여러분’에 해당하는 비즈니스 메일 표현입니다.

회사 내부 사람에게 메일을 쓸 때

‘부서명’ + ‘상대방의 이름+様’

직책을 써주고 싶다면, ‘부서명’ + ‘상대방의 이름+직책명’으로, ‘様’ 대신 ‘직책명’을 적습니다.

[시작 인사 & 마무리 인사] 무난한 비즈니스 표현으로

앞에서 잠시 소개드렸듯이, 일본에서는 편지를 쓸 때 시작 인사와 끝 인사를 쓰는 것이 매너. 비즈니스 메일에도 그러한 습관이 반영되어 있습니다. 따라서 인사 없이 불쑥 본문을 적거나, 인사 없이 메일을 끝내는 것은 좋지 않습니다.

단, 편지지에 쓰는 편지처럼 계절 인사나 상대방의 활약을 기원하는 말을 쓸 필요는 없습니다.

【일본 비즈니스 메일의 시작 인사】

「初めてご連絡いたします。△△社△△課の△△と申します。」
(처음 연락드립니다. △△사 △△과의 △△라고 합니다.)

「平素よりお世話になっております。△△社△△課の△△です。」
(늘 도움받고 있습니다. △△사 △△과의 △△입니다.)

「お忙しいところ失礼いたします。△△社△△課の△△です。」
(바쁘신 데 죄송합니다. △△사 △△과의 △△입니다.)

【일본 비즈니스 메일의 마무리 인사】

「どうぞよろしくお願いいたします。」
(잘 부탁드립니다.)

「何卒よろしくお願い申し上げます。」 *何卒(なにとぞ): ‘どうぞ’와 같은 뜻.
(아무쪼록 잘 부탁드립니다.)

「ご多忙と存じますが、くれぐれもご自愛ください。」
(바쁘신 줄 알지만, 아무쪼록 건강에 유의하세요.)

메일에서 뭔가를 설명했다면, “ご不明な点がございましたら、お気軽にお尋ねください(잘 모르시는 점이 있으시면 부담 없이 물어주세요)”라고 덧붙여도 좋습니다.

[서명] 사외로 보낼 경우 회사 주소와 연락처까지

일본 비즈니스 메일에서는 마지막에 꼭 서명(署名; しょめい)를 넣습니다. 사내 사람에게 보낼 때는 소속 부서, 직책, 이름만 써도 되지만, 사외로 보낼 때는 회사 주소와 연락처도 적어야 합니다. 서명을 넣을 때는 본문과 기호 등으로 구분해 읽기 쉽게 하는 게 좋습니다.

【서명 기입 예시】

何卒、よろしくお願い致します。(←마무리 인사)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△△（氏名）

〒△△△ー△△△△
東京都品川区大崎△△△ー△△△△
電話番号：03ー△△△ー△△△△
携帯電話番号：△△△ー△△△△ー△△△△
メールアドレス：△△△△@△△.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

서명의 템플릿을 작성해두면 그때그때 작성할 필요 없어 편리합니다.

일본 비즈니스 메일 쓸 때 주의할 점 5가지

비즈니스 메일을 쓸 때는 바른 경어를 사용하고, 오자・탈자가 없는지 확인하는 것이 중요합니다. 수신인 설정 방법, 메일을 보내는 타이밍도 세세하게 생각할 필요가 있습니다.

1. 잘못된 경어 표현이 없도록

메일상에서는 잘못된 경어 표현이 두드러지기 쉽기 때문에 대화할 때 이상으로 경어 표현에 주의를 기울여야 합니다. 윗사람이나 거래처에 쓰는 비즈니스 메일에 쓰면 실례가 되는 경어 표현과 바른 경어 표현을 몇 가지 소개드립니다.

「了解しました」⇒「承知いたしました」「かしこまりました」(잘 알겠습니다.)
「～させていただきます」⇒「〜いたします」(~하겠습니다.)
「よろしかったでしょうか」⇒「よろしいでしょうか」(괜찮으신가요?)
「どうしますか」⇒「いかがいたしますか」(어떻게 할까요?)
「大丈夫です」⇒「問題ございません」(괜찮습니다.)

일본어 경어 표현에 대해 기본적인 내용을 확인해두려면 <존경어와 경어는 같은 개념? 일본어 경어 3종류 사용 연습> 기사 내용을 참고해 공부해두세요~

2. 뜻이 잘 전달되는 문장으로

비즈니스 메일의 문장은 두괄식으로, 먼저 요지를 쓰고 다음에 간결하게 하고 싶은 내용을 적는 것이 좋습니다. 내용이 여러 가지일 때는 번호를 붙이거나 제목을 달아주면서 읽기 편하게 하는 것도 기술입니다.

비즈니스 메일의 목적은 어디까지나 업무상 필요한 내용을 전달하는 것이므로, 잡담을 섞는 것은 바람직하지 않습니다.

3. 수신인 설정에 주의(TO, CC, BCC)

일본의 회사들에서는 최근 개인 정보 유출에 대단히 주의하고 있습니다. 수신인을 잘못 설정하면 중요한 개인 정보가 유출되기 때문에 수신인을 설정할 때는 각별히 주의해야 합니다. 수신인을 설정할 때 알아두어야 하는 기본적인 내용은 다음과 같습니다.

TO

TO에는 메일을 보고 대응하거나 답장을 해주길 바라는 사람의 메일 주소를 씁니다. 메일의 ‘받는 사람’과 같은 개념입니다.

CC

‘CC’는 ‘Carbon Copy(복사)’의 약자로, 한국의 ‘참조’에 해당됩니다. 메일 내용을 훑어보길 바라는 사람의 메일 주소를 적습니다. 직접 대응, 답장은 하지 않지만 메일 내용에 대해 알고 있어야 하는 사람이 있다면 CC로 설정해 보냅니다.

BCC

‘BCC’는 ‘Blind Carbon Copy(복사)’의 약자로, 한국의 ‘숨은 참조’에 해당됩니다. 불특정 다수(복수의 고객, 복수의 거래처)의 사람에게 메일을 보낼 때 사용합니다.

BCC란에 쓴 메일 주소는 TO나 CC의 사람이나 BCC란의 다른 사람들은 확인할 수 없습니다. 따라서 메일 주소가 받는 사람 이외의 다른 사람에게 노출되는 것을 막을 수 있습니다.

[※주의!] BCC에 써야 할 메일 주소를 TO나 CC에 넣으면 메일을 받는 사람 모두가 다른 사람들의 메일 주소를 볼 수 있는 상황이 되어버립니다. 이는 개인 정보가 유출되는 결정적인 실수로, 고객과 거래처와의 관계에 큰 타격을 입을 수 있으니 각별히 조심해야 합니다.

4. 오자, 탈자가 없도록

오자, 탈자는 다시 확인해서 잡아내야 합니다. 특히 한자 변환 오류는 자주 일어나는 일이므로 주의합시다. 중요한 메일인 경우 다른 사람에게 오자, 탈자가 없는지 확인을 받고 보내는 것도 방법입니다.

5. 메일 보내는 시간도 주의

심야나 이른 아침에 업무 메일을 보내는 것은 매너에 어긋납니다.

특히, 고객이나 거래처와 같은 외부 사람에게 보내는 메일은 메일을 보내는 시간에 주의해야 합니다. 영업 시간 내에 메일을 보내고, 영업 시간을 모르는 경우 오전 9시~오후 5시 사이에 메일을 보내는 것이 좋습니다.

일본 비즈니스 메일, 상황별 예문

여기서는 상대나 상황에 맞게 일본 비즈니스 메일을 쓰는 법을 예문과 함께 소개드립니다. 세세한 내용은 바뀌어도 기본은 거의 같습니다.

일본 비즈니스 메일에서는 레이아웃, 즉 문단 정렬도 중요한 요소입니다. 한 문장은 20~30자 정도로 하고, 문장이 끝나면 행을 바꾸고, 단락과 단락 사이에는 한 행 공백을 주어 읽기 편하게 해주세요.

[일본 비즈니스 메일] 처음 메일을 보낼 때

처음 메일을 보낼 때는 간단한 자기 소개와 함께, 비즈니스 메일을 보내게 된 경위를 간략하게 소개합니다. 여기서는 처음 연락을 하는 기업에게 견적을 의뢰하는 비즈니스 메일을 예문으로 소개드립니다.

【예문】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
(메일 제목) ●●見積書作成のお願い【△△株式会社△△△(자기 이름)】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●株式会社●●部●●課
ご担当者様

初めてご連絡させていただきます。
△△株式会社△△部の△△△(자기 이름)と申します。

現在、弊社では貴社サービス●●の導入を検討しております。
つきましては、以下の内容にて見積書を作成していただけませんでしょうか。

商品名：●●
数量：●●
仕様：●●
納期：●●

なお、△月△日までにお見積書をいただけると幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△△(자기 이름)

담당자 이름을 모를 때는 앞에서 소개드렸듯이 ‘ご担当者様(ごたんとうしゃさま; 담당자님)’로 적으면 됩니다.
비즈니스 메일에서는 상대방의 회사를 ’貴社(きしゃ)’, 자신의 회사를 ‘弊社(へいしゃ)’로 씁니다.

[일본 비즈니스 메일] 만난 적 있는 상대에게 메일을 보낼 때

전에 만난 적 있는 거래처 직원에게 방문 일정을 확인하기 위한 비즈니스 메일은 다음과 같이 쓰면 무난합니다.

【예문】
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(메일 제목) 訪問日程のお伺い【△△株式会社△△△(자기 이름)】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●株式会社●●部●●課
●●（相手の苗字）様

平素よりお世話になっております。△△株式会社の△△△(자기 이름)です。
先日は、弊社サービス導入ご検討の連絡ありがとうございました。
つきましては、さっそく弊社サービスについて説明させて頂きたいと考えております。

近々ですと、以下の日時でお伺いすることが可能でございます。

【ご訪問可能日時】

7月15日：午後2時～午後5時
7月17日：午前11時～午後1時
7月19日：午後3時～午後5時

●●様のご都合をお教えくださいますと幸いです。
ご都合が悪ければお申し付けください。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒ご検討宜しくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△△(자기 이름)

방문 일정 후보를 항목별 쓰기인 ‘箇条書き(かじょうがき)’로 정리하면 눈에 더 잘 들어옵니다.

[일본 비즈니스 메일] 감사의 뜻을 전하고 싶을 때

감사의 뜻을 비즈니스 메일로 전할 때는 다음 예문을 참고하면 좋습니다. 예문을 기본으로 하되, 가능하면 자신의 표현을 감사의 뜻을 표현해보세요.

【예문】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
(메일 제목) 昨日の打ち合わせのお礼【△△株式会社△△△(자기 이름)】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●株式会社●●部●●課
●●（相手の苗字）様

平素よりお世話になっております。
△△株式会社の△△△(자기 이름)です。
昨日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

●●様から伺ったご要望について弊社でも話し合い、今後のご提案に活かしていきたいと考えております。

ほかにも、ご要望やご質問がございましたら、遠慮なくご連絡いただけたらと存じます。

引き続き、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△△(자기 이름)

감사 메일은 시간을 너무 두지 않고 바로 보내는 것이 좋습니다.

[일본 비즈니스 메일] 사과해야 할 때

사과를 해야 해서 보내는 비즈니스 메일은 특히 언어 사용에 주의해 더욱 공손히 작성해야 합니다. 시작 인사와 자신의 이름을 소개한 뒤에 무엇에 대해 사과하는지 적습니다.

【예문】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
(메일 제목)△△の訂正とお詫び【△△株式会社△△△(자기 이름)】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●株式会社●●部●●課
●●(상대의 성)様

平素よりお世話になっております。△△株式会社の△△△(자기 이름)です。

先日送付させていただいた資料の△△に関する記載に誤りがございました。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

修正版を添付させていただきましたので、ご確認いただければと存じます。

今後は同じようなミスがないように、確認を徹底して参りたいと思います。
引き続きよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△△(자기 이름)

〒△△△ー△△△△
東京都品川区大崎△△△ー△△△△
電話番号：03ー△△△ー△△△△
携帯電話番号：△△△ー△△△△ー△△△△
メールアドレス：△△△△@△△.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

사과 메일의 끝에는 다시 같은 일이 일어나지 않도록 주의하겠다는 문장과 구체적인 대책을 쓰는 것을 잊지 맙시다.

일본 비즈니스 메일은 세세한 규칙과 익숙지 않은 표현으로 처음에는 누구나 쓰기 어렵다고 느낍니다. 단, 일정한 형식이 있으므로 상황에 따라 기본 패턴을 이해해두면 무난하게 작성할 수 있습니다. 불안할 때는 동료 등 옆사람에게 확인해가며 실수 없이 일본 비즈니스 메일을 써보세요.