雇用理由書とは？書き方やポイントを企業に向けて解説！

雇用理由書について詳しく知りたい企業の方もいるでしょう。雇用理由書は、企業が外国人雇用の必要性を明確にするための資料です。外国人が在留資格の申請を行う際に提出します。このコラムでは、雇用理由書の提出が必要な理由や、出入国在留管理局がチェックするポイントを解説。雇用理由書の例文もまとめているので、参考にして外国人の雇用に活かしましょう。

目次

1. 雇用理由書はどのようなときに必要？
2. 雇用理由書の提出が必要な理由
3. 出入国在留管理局が雇用理由書でチェックするポイント
4. 雇用理由書の例文
5. まとめ

雇用理由書はどのようなときに必要？

在留資格の申請や変更時に作成する

雇用理由書は、雇用する外国人の在留資格の申請を行う際に必要な書類です。外国人は、日本で就労するにあたり、出入国在留管理局で在留資格の申請をしなくてはなりません。その際、様々な書類を提出するよう求められます。「雇用理由書」は、企業が外国人を雇用したい理由を明らかにする資料で、在留資格の取得に必要な書類と一緒に提出するものです。また、外国人の在留資格を、「留学」から就労可能な在留資格に変更する際も、雇用理由書を提出します。

雇用理由書の提出は任意

雇用理由書は、在留資格の申請や変更時の必須書類ではありません。しかし、雇用理由書を出入国在留管理局に提出することで、事業内容や職務内容、学校で学んだ内容との関連性等を分かりやすく説明することができ、在留資格の認定審査がスムーズに運びます。そのため、在留資格の許可を得るためには、雇用理由書を提出した方が良いいえるでしょう。

雇用理由書の提出が必要な理由

雇用理由書は、在留資格の審査をスムーズに進めるために必要な書類です。ここでは、雇用理由書の提出が必要とされる理由を解説します。

在留資格申請時の補足説明として有効

在留資格は、審査に必要な書類が揃っていたら必ず許可されるとは限りません。申請書だけでは書ききれない詳しい事業内容や職務内容、学校で学んだ内容との関連性などについて、分かりやすく説明した雇用理由書を提出することで、申請内容の補足説明ができます。また、雇用理由書は、必要書類の補足になるため、在留資格の申請が不許可になるリスクを減らせます。

在留資格の審査をスムーズに進めるため

雇用理由書を提出すると、在留資格の審査がスムーズに進みます。雇用理由書を提出していない場合、審査官が事業内容や職務内容等を正確に把握するのに時間がかかります。また、審査の結果不許可になる可能性もあります。雇用理由書を提出することで、申請内容をより正確に説明できるため、スムーズな審査につながります。

出入国在留管理局が雇用理由書でチェックするポイント

出入国在留管理局は、雇用理由書で、企業の経営状況や外国人の職務内容などを確認します。ここでは、雇用理由書で確認するポイントについて具体的に紹介するので、参考にしてください。

企業の経営は安定しているか

出入国在留管理局は、企業の直近の決算書類をもとに、雇用理由書の「事業の安定性及び継続性」という項目を判断します。企業が外国人を雇用したあと、安定した給与を払い続けられるのかという点を重要視しているのです。そのため、企業は、雇用する予定の外国人の給与が払えることを明示できる書面を準備する必要があります。通常、債務状況が黒字であれば問題ありませんが、もし、債務超過となっている場合、事業計画書を提出するケースもあります。

外国人の雇用は適正か

雇用理由書からは、外国人の職歴や学歴が業務内容と関連しているかも、判断できます。職務内容の詳細を記載し、外国人の職歴や学歴との関連性があることを示しましょう。

外国人のサポート体制が整っているか

「特定技能」など、一部の在留資格については、外国人に対する企業のサポート体制が整っているのかもチェックされます。具体的には、外国人の住居探しや住民届けの手続きのサポートを行っているかなどです。企業として、業務のサポートを行うのはもちろん、生活に関する手助けをする旨を記載できると良いでしょう。なお、外国人雇用に関する専門的な知識がなく不安な場合は、外国人の定着をサポートする会社に依頼することも可能です。

雇用理由書の例文

ここでは、雇用理由書の例文を各項目ごとに紹介します。

1.申請人の基本情報

氏名：△△

国籍：中華人民共和国

生年月日：1995年△月△日（25歳）

2.企業の基本情報

株式会社△△

設立：1992年2月

資本金：1000万円

売上：20億円

事業内容：機械部工具等の製造販売

主要取引先企業：△△社、△△社等

弊社は、1992年2月に設立し、機械工具の製造販売を行っております。主に、運搬・運送機器や工具備品などを取り扱っています。売上、利益ともに順調に推移しているため、今後は海外でも事業を展開したいと考えております。

3.申請人の配属先と担当業務

当社は、数年のうちに海外での事業の展開を計画しております。そのため、申請者には日本と海外を繋ぐための通訳・翻訳を任せる予定です。現在、当社には外国人の従業員がいないため、日本人では対応が難しい業務を担当してもらいます。また、入社後は商品に関する知識を身に付けてもらうべく、丁寧な研修を行います。

4.雇用の必要性

申請人は、中国の△△大学を卒業し、卒業後は日本の△△企業で通訳・翻訳業務を5年行っておりました。また、日本語能力検定試験のN1レベルを取得しており、ビジネス面でも問題がないと判断しております。面接においても、向上心や高いコミュニケーション能力があると確信し、当社の海外事業の展開にあたり、率先力として活躍できると期待しています。

5.まとめ

当社においては、現状外国人の従業員がおらず、海外事業の展開に向けて、十分な対策ができていない状況でございます。外国人の従業員に活躍してもらえるよう、生活面や業務面のサポート体制を整えて参ります。上記の事情をご賢察の上、「技術・人文知識・国際業務」在留資格の認定をご許可頂きたくお願い申し上げます。

企業がどれだけ外国人を必要としているかを、アピールしましょう。

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まとめ

雇用理由書は、雇用する外国人の在留資格の申請や変更時に必要な書類です。雇用理由書の提出は義務付けられていませんが、外国人の信頼性を示すことができるため、在留資格の不許可を防げる可能性があります。雇用理由書を作成する際は、外国人を雇用する必要性を明確に記載しましょう。

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