退職の意思を伝える際、上司に理由を説明しなくてはなりません。。伝え方を間違えると、退職の交渉が長引いてしまう可能性があります。また、自分の都合ばかり押し付けることや、マナーを守らなかった場合、上司や同僚からの印象が悪くなるでしょう。円満に退職するためには、伝え方が重要です。
この記事では、退職理由の伝え方を例文付きで紹介。また、上司への切り出し方や手順も解説しています。退職理由を伝える際のポイントもまとめているので、退職を予定・検討している方はぜひ参考にしてください。
目次
- 円満退社をするには退職理由の伝え方が重要
- 退職の意思はいつ・誰に・どこで伝える？
- 退職を切り出す際の伝え方【例文】
- 上司に退職の意思を伝える際に話しておくこと
- 退職の意思を伝える際の注意点
- 円満退職に繋がる退職理由の伝え方【例文】
- まとめ
日本での仕事探しで悩んでいませんか？
円満退社をするには退職理由の伝え方が重要
退職する理由は人によってさまざまです。たとえば、「会社での人間関係が上手くいかない」 「家庭の事情」 「体調不良」 「給与・環境が合わない」などが挙げられます。しかし、仕事を辞める理由をそのまま正直に伝えたり、嘘をついたりすると、上司や同僚からの印象が悪くなってしまう可能性があるので注意が必要です。また、転職先が同業種だった場合、悪い評判が広まることもありえます。
上司や同僚と良好な関係を保った状態で退職するためには、伝え方が重要です。仕事を辞めたい理由を上手に伝えられると、退職時の手続きがスムーズに進みやすくなり、余計なストレスも受けず気持ち良く次のステップに進めます。
円満退職をするためには、周囲にも目を向け、視野を広く持ちながら行動することが必要です。「円満退職とは？メリットやコツを外国人に向けて解説」では、円満退職のメリットや具体的なコツを紹介しています。
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退職の意思はいつ・誰に・どこで伝える？
退職の意思は直属の上司に伝えるのがマナーです。伝える相手を間違えるトラブルに発展しかねません。また、時期や場所などにも注意が必要です。ここでは、退職の意思をいつ・誰に・どこで伝えたらいいのか解説します。
時期
退職の意思は、就業規則で定められた期日までに伝えるのが一般的です。会社にもよりますが、1～2ヶ月前までに申し出るよう定めているところが多いでしょう。不要なトラブルを起こさないためにも、事前に就業規則で決められた時期を確認しておくことが大切です。
特に定めがない場合、遅くとも退職希望日の1ヶ月前までには退職の意思を伝えましょう。民法上、正社員であれば2週間前までに申し出れば退職が認められています。しかし、2週間前に伝えると、残された時間が少ないため引き継ぎがうまくいかず、今まで一緒に働いてきた人達に迷惑をかけかねません。できる限り余裕を持って申し出るようにします。
また、退職を伝えるタイミングも重要です。年末や年度末などの繁忙期に伝えると、周囲の負担になるでしょう。職場の状況が落ち着いていて、じっくり話を聞いてもらえるタイミングで伝えるのがマナーです。
相手
最初に退職の旨を伝える相手は、直属の上司です。直属の上司とは、いつも自分の業務を直接管理している上司のことを意味します。自分の所属している課やグループの長などが一般的です。
直属の上司を超えて、事業部門のトップや人事部に退職の意向を伝えてはいけません。直属の上司を差し置いて、ほかの社員に伝えると「直属の上司との関係が悪いから言い出せないのではないか」と周りに思われてしまうからです。上司の顔をつぶすことになりかねないため、退職の意思を最初に伝える相手は直属の上司にしましょう。
同僚や先輩、後輩には退職日が確定してから伝えるようにします。退職の時期が決まらないまま社内に情報が広がると、退職が先延ばしや見送りになった場合に混乱を招く可能性があるからです。
場所
退職の意思を伝える場所は、周囲への影響を考慮して会議室などの二人きりになれる場所を選びます。社内であっても、多くの人が集まるようなスペースは、お互いに内容が上手く聞き取れない可能性があり、大切な話をする場として不適切です。また、退職する意思があることが周囲に伝わると、ほかの社員の士気を下げたりしかねません。
退職手続きの流れについては「退職の手続きについて知りたい！転職を考える外国人へ流れや必要書類を解説」をご覧ください。
退職を切り出す際の伝え方【例文】
退職の意思を伝える前に、直属の上司にアポイントを取りましょう。アポイントを取得する際は口頭でもメールでも問題ないとされています。忙しい時間帯を避けて声をかけるか、メールなどで都合の良い日程を事前に確認するのがマナーです。ここでは、退職を切り出す際の伝え方を例文付きで紹介します。
口頭で伝える場合
口頭で切り出す場合、その場ですぐに退職の意思を伝えるのは好ましくありません。事前に上司の都合や予定を確認してアポイントを取得しましょう。話しかける際は「お話したいことがあります。ご都合の良い時にお時間をいただけますでしょうか」や「ご相談したいことがあるので、ご都合のよろしい時にお時間をいただきたいです」など、相手の都合を確認します。
その際、退職の話題には触れないほうが無難です。相手の都合を確認する内容にとどめておきます。理由としては、このタイミングで退職を引き止められたり、話を聞いてもらえなかったりする可能性があるからです。まず上司から時間をもらい、2人きりの環境になったときに初めて退職のことについて触れるようにします。
メールで伝える場合
上司が忙しい場合、アポイントに関する連絡はメールでも問題ありません。ただし、退職の意思はメールではなく必ず口頭で伝えましょう。以下はメールでアポイントを取る時の例文です。
【例文】
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件名：今後に関するご相談
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△課長
お疲れ様です、▲▲（自分の名前）です。
個別にご相談したい件がございます。
お忙しいところ恐縮ですが、30分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか。
直近で私が空いている日程は以下のとおりです。
●月●日（月）10時～13時
●月●日（水）14時～17時
●月●日（木）11時～16時
●月●日（金）15時～17時
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
▲▲（署名）
上司に退職の意思を伝える際に話しておくこと
上司とのアポイントを取得したら、退職の意思を伝えます。話す内容は事前に整理しておきましょう。ここでは、上司に退職の意思を伝える際に話しておくべき項目を解説します。
退職の意思
退職の意思を伝えないと、どの程度本気なのか上司には伝わりません。「退職の相談なのですが」や「退職を検討しています」など曖昧な伝え方をすると「退職の意思が決まっていない」と判断されてしまいます。退職するという強い意思を持っていることが分かる伝え方を心掛けましょう。
退職する主な理由
退職の意思を上司に伝えると、その理由を聞かれることがほとんどです。「一身上の都合」など退職理由を明確に伝えられない場合、「退職の意思が定まっていない」と思われてしまいます。
円満に退職するためには、前向きな理由を伝えることが大切です。「その理由であれば退職は仕方ない」 「今の職場ではその希望は叶えられない」など理解してもらえるような理由を伝えましょう。
希望の退職日
退職の意思とともに伝えるのは、希望の退職日です。万が一、引き継ぎや退職の手続きに時間がかかってしまった場合、具体的な退職日を伝えていないと、日程を引き伸ばしにされてしまう可能性があります。「退社日は●月末を検討しております」や「退社日を●月●日で希望しておりますが、ご相談させていただきたいです」と希望日を伝えつつ、引き継ぎを考慮しながら退職日を決めましょう。
現在の仕事の状況
退職の意向を話す際は、現在の仕事の状況や引き継ぎの内容を伝えます。会社の都合や周囲への負担を配慮し、なるべく早く引き継ぎの準備を進めることが大切です。「退職日を●月末日で希望しておりますが、引き継ぎの進め方についてご相談させてください」など、希望退職日とともに伝えると、今後の手続きがスムーズに進められます。
退職の意思を伝える際の注意点
退職の意思を伝える際、「感謝や経緯を伝える」 「はっきり意思を伝える」 「会社への不満は避ける」ことが大切です。ここでは、退職の意思を伝える際の注意点を解説します。
電話やメールだけで退職の意思は伝えない
電話やメールで退職の意思を伝えるのはマナー違反です。誠意に欠けていると判断され、円満に退職ができなくなってしまう恐れがあります。また、上司がメールを見なかったり、折り返し連絡ができなかったりした場合、退職が通常よりも時間がかかってしまう可能性もゼロではありません。
退職の意向を伝えるのは言いづらいと感じるかもしれませんが、直接上司に伝えましょう。
会社への不満は避ける
会社への不満や人間関係などネガティブな理由で退職を決めた場合、上司にそのまま伝えるのは好ましくありません。自分の印象が悪くなったり、「不満点を改善するから退職しないでほしい」と引き止めの口実となったりする可能性もあります。
会社が職場改善のために本音の退職理由を聞きたいという場合でもない限り、ネガティブな理由を伝えることは避けましょう。会社に不満があったとしても、「スキルアップのため」 「家庭の事情」など相手が納得する理由を伝えるようにします。
感謝や経緯を伝えつつ話す
退職を伝える際は、自分の考えや意思を話すことに集中してしまいがちです。自分の都合ばかり主張すると自分勝手な印象を与えかねません。退職を決意した経緯やこれまでお世話になった感謝の意を丁寧に伝えるようにします。
ハッキリと意思を伝える
必ず退職すると気持ちが決まっている場合、退職の強い意思をはっきり伝えましょう。「退職について悩んでいます」など曖昧な表現を使うと、上司から引き止められてしまうからです。
「突然で申し訳ございませんが、退職させていただきます」や「この度、会社を退職したくお時間をいただきました」など、すでに退職の意思が固まっていることをはっきりと伝えるようにします。
一方的に退職日を決めない
「この日までに必ず退職します」などと一方的に退職日を決めるのは好ましくありません。自分の都合しか考えていないと思われてしまう可能性があるからです。退職日の希望を伝えたうえで、引き継ぎ期間などを充分に考慮して、退職日を設定するようにします。
転職先から内定をもらっていて入社日が決まっているときは、その旨を伝えても問題ありません。「実は転職先が決まっており、入社日は●月●日を予定しています。勝手なお願いで大変申し訳ございませんが、引き継ぎをしっかりさせていただき、●月末日には退職させていただければと思います」など配慮しながら、具体的な退職日を上司と相談して決めましょう。
上司の報告が終わったら退職手続きを始めます。「退職届の書き方を紹介！提出するタイミングや作成方法を理解しよう」では退職届を提出するタイミングを解説しています。
円満退職に繋がる退職理由の伝え方【例文】
ここでは、ケース別に退職理由を例文付きで紹介します。自身の退職理由に近い内容を参考に、自分の言葉に置き換えて、印象の良い伝え方を心掛けてください。
給与・待遇面が理由で退職する場合
給与・待遇面が理由で退職する場合、そのままストレートに伝えるのは避けます。「改善する」と引き止められる可能性が高いからです。将来を考えての決断であることや、今より良い条件や環境で働きたいと思った理由を具体的に話せると、上司も受け入れやすくなるでしょう。
【例文1】
「突然のことで大変申し訳ございませんが、退職することにしました。現在の収入で生活はできているものの、将来を見据えて自分の貯蓄に余裕をもちたいと考えるようになり、これまでの経験を活かして別の業界への転職を決めました。大変身勝手ではありますが、▲月▲日をもって、退職させていただけないでしょうか」
【例文2】
「これまでたくさんご指導くださり、心から感謝しております。子どもが3人おり、将来を考え、この度インセンティブが高い会社へ転職することにいたしました。入社は▲月▲日を予定しております。しっかり引き継ぎをさせていただき、▲月末日をもって退職させていただけないでしょうか」
スキルアップのために退職する場合
成長意欲が感じられる理由は、円満退職につながりやすいとされています。自分の希望する業務が、今の会社では成し遂げられないため転職はやむを得ないことを理解してもらえる伝え方が大切です。やりたい仕事を求めていることや、新しい環境を目指す意思があることを伝えましょう。
【例文1】
「お忙しいにも関わらず、本日はお時間をいただきありがとうございます。実は、英語のスキルを活かした業務に携わりたいと思うようになりました。今の職場は海外に関わる部署がないため、海外事業への経験を積める会社への転職を決意いたしました。誠に勝手ではございますが、▲月▲日付けで退職させていただきたいです」
【例文2】
「これまでの業務を通じ、たくさんの経験をさせていただきました。心から感謝しております。この経験を活かし、この度自分で起業してみたいと思うようになりました。自分の実力を新しい環境でチャレンジしたく、▲月末日で退職させていただけないでしょうか」
人間関係が理由で退職する場合
人間関係を理由に退職を決意した場合、そのまま伝えるのは好ましくありません。人間関係について言及すると「他部署に変更する」や「別場所に異動させる」など引き止められる可能性があるからです。また、人間関係を理由にしてしまうと、あらぬ噂からトラブルに発展する恐れもあります。ポジティブな理由に言い換えて伝えるようにしましょう。
【例文1】
「突然申し訳ございません。現在、個人行動が多い業務を任せていただいておりますが、個人で成果を出すのではなく、周囲と協力しながらチームで仕事ができる環境に身を置きたいと思うようになりました。何度か上長にも相談させていただきましたが、すぐに方針は変更できないと伺っております。今後はより良い環境でこれまでのスキルを活かせる新たな道を探すことにいたしました。しっかりと引き継ぎを行ったうえで、▲月末日で退職させていただきたいです」
【例文2】
「本日はお時間をいただき、ありがとうございます。この度、退職を決意し、今後のご相談をさせていただきたくお時間をいただきました。今、任せていただいている業務を通じて、自分の意見やアイデアを活かし、自分の判断で仕事を進められる環境でチャレンジしたいと思っております。誠に勝手ではございますが、▲月▲付けをもって退職させていただけないでしょうか」
帰国するために退職する場合
帰国を理由に退職を申し出る際は、どうしても帰らなくてはいけない事情を伝えます。遠回しな言い方はせず、素直に話すことが得策です。
【例文】
「お忙しいところ、お時間いただきありがとうございます。突然のことで申し訳ございません。母国に帰国するため、▲月末で退職させてください。母国で一人暮らしをしている母が体調を崩してしまい、生活をサポートする必要が出てきました。私は一人息子なので、自分以外に介護をできる人がいません。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」
家庭の事情のために退職する場合
引っ越しや転勤、家族の体調不良、両親の介護など家庭の事情でやむを得ず退職することもあるでしょう。帰国する場合と同様に、別の理由に言い換えずに事実を話します。退職理由が家庭の事情である場合、会社側も納得しやすいからです。
【例文1】
「突然のことで大変恐縮ではございますが、退職したくお時間をいただきました。母が病気になり、介護が必要な状態です。実家に戻り、介護に専念したいと思っております。介護休暇も検討いたしましたが、いつ戻れるか見通しが立ちません。誠に勝手を申しますが、来月末に退職させていただきたいです」
【例文2】
「お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。この度、パートナーが海外へ転勤することになり、退職を決意いたしました。急な話となり、ご迷惑をおかけしないよう早急に引き継ぎを行いたいと思います。▲月頃には赴任地へ引っ越ししなければならないため、▲月▲日付けをもって退職させていただけないでしょうか」
体調不良で退職する場合
体調不良や病気が理由であれば、しっかりと現状を上司に伝える必要があります。病状を伝えたくない場合は「一身上の都合」と説明しても問題ありません。ただし、具体的な病状を伝えることで、上司に理解してもらいやすくなるでしょう。また、必ずしも必要ではありませんが、退職を伝えるタイミングで診断書を提出すると手続きがスムーズです。
【例文】
「お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます。かねてより私の体調不良によりご迷惑をおかけしており申し訳ございません。この度病状が悪化し、医師から仕事の継続が困難との診断を受けました。そのため、▲月末をもちまして退職させてください。医師から出た診断書を提出しますので、ご確認をお願いいたします」
休職中に退職する場合
休職したまま退職する場合、上司に「体調が回復しない」や「回復に時間がかかる」など具体的な理由を伝えましょう。本来、退職の意思は対面で直接伝えるのがマナーですが、休職中であれば電話やメールなどを利用して退職の意思を伝えても問題ありません。体調不良で休職しているのであれば、自身の体調を優先して伝えます。
【電話での例文】
「お疲れ様です。お忙しいところ、お電話してしまい申し訳ございません。今後のご相談をしたいのですが、今お時間15分ほどよろしいでしょうか。定期的に通院しながら治療を行っておりますが、回復に時間がかかっているのが現状です。先日の受診時に、主治医から早期に回復するのは難しく、一度じっくりと体調と向き合ったほうがいいのではないかと言われました。私自身も熟考を重ね、▲月末をもって退職したいと考えております。本来であれば、お会いしてお話すべきところ、体調が優れずこのような形での申し出となり、申し訳ございません」
【メールでの例文】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名：退職のご相談
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△課長
お疲れ様です、▲▲（自分の名前）です。
長らく休職期間をいただき、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
また、手続きの際はサポートしていただき、ありがとうございます。
本日は退職のご相談をしたく、ご連絡いたしました。
定期的に通院しながら治療を行っておりますが、回復に時間がかかっているのが現状です。
先日の受診時に、主治医から早期に回復するのは難しく、一度じっくりと体調と向き合ったほうがいいのではないかと言われました。私自身も一度、退職し、治療に専念したいと思っております。
つきましては、急な申し出となり、大変恐縮ではございますが、▲月末をもって退職させていただきたいです。
本来であれば、お会いしてお話すべきところ、体調が優れずメールでの申し出となり、申し訳ございません。
退職に向けて、必要な手続きがございましたらご教示いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
▲▲（署名）
まとめ
円満に退職するためには、退職理由の伝え方が重要です。ネガティブな理由もポジティブに言い換えるなど、上司が納得するような内容を伝えると理解してもらいやすくなります。また、退職のタイミングや手続きではマナーを守り、引き継ぎの期間を充分に確保して周囲への配慮を欠かさないことも大切です。今までお世話になった職場への感謝の気持ちを忘れず、スムーズに退職手続きが進められるよう準備を進めましょう。
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