円満退社を実現するために大切なのは退職理由の伝え方です。伝える内容はもちろん、場所やタイミングを間違えると印象が悪くなってしまい、退職手続きがスムーズにいかなくなる可能性があります。
この記事では、退職理由の伝え方の例文を紹介します。また、退職理由を伝える際のポイントも解説。ふさわしい伝え方を知り、円満退社を目指しましょう。
目次
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円満退社をするには退職理由の伝え方が重要！
円満退社をするためには退職理由の伝え方が重要です。円満退社とは、上司や同僚と良好な関係を保った状態で退職することを指します。仕事を辞めたい理由を上手に伝えられると、退職時の手続きがスムーズに進みやすくなり、余計なストレスも受けず気持ち良く次のステップに進めるでしょう。
退職理由の伝え方を間違うと、上司や同僚からの印象が悪くなり円満退社は難しくなります。後味が悪くなるだけでなく、もし転職先が同業種だった場合、悪い評判が広まる可能性もゼロではありません。退職を伝える際の文言やタイミング、場所に気を付けて円満退社を目指しましょう。
「外国人留学生のアルバイトの辞め方は？理由の伝え方や円満な退職方法を解説」の記事では、アルバイトの辞め方を解説しています。
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退職の意思を伝える際のポイント
退職の意思の伝え方で重要なのは、どんな理由であれ前向きにハッキリと伝えることです。また、周囲への感謝や敬意も交えると好印象になりやすく、退職までの関係を良好に保てるでしょう。
ポジティブに伝える
どんな退職理由でも前向きな表現を心掛けましょう。ポジティブで向上心のある話し方をすれば、印象が下がりにくくなります。たとえば、スキルアップやキャリアアップが目的で退職する場合は、「転職して自分の能力がどこまで通用するか確かめてみたい」といった伝え方がおすすめです。他業種に転職する方は、「夢だった△△の分野に挑戦してみたい」という伝え方も良いでしょう。
正直に伝える
印象の良い伝え方は重要ですが、退職理由で嘘をつくのは辞めましょう。一度嘘をつくと、退職日まで偽りの理由を説明し続けなければなりません。どこかで本当の理由ではないとバレてしまう可能性もあるでしょう。そうなると、正直に伝えるよりもさらに印象が悪くなる場合があります。
退職を決意する際、いくつかの理由が複合的に合わさっているケースも少なくありません。人間関係のもつれや賃金への不満など正直に言いにくいことが原因の場合は、なるべくそこに焦点を当てずにほかの理由をメインで伝えるようにしましょう。
納得できる理由を話す
上司が納得できる理由を伝えると円満に退社しやすくなります。業界にもよりますが、日本企業の多くは人手不足の状態です。そのため、今まで企業に貢献する働きをしていた社員には、基本的に辞めてほしくないという考えがあります。上司が納得できないような理由では強い引き止めにあい、スムーズに退職するのは難しいでしょう。「辞める以外の選択肢がない」と思ってもらう伝え方にするのがポイントです。
ハッキリと意思を伝える
退職理由は、ハッキリと上司に伝えましょう。「辞めたいと思っています」「退職を考えています」などといった伝え方だと、相談なのか報告なのか分かりません。少しでも迷いがあるようなニュアンスの伝え方だと、強い引き止めに合う可能性が高くなるでしょう。「辞めます」とハッキリ意思を伝えたほうが、結果的にスムーズに退職できます。
感謝や経緯を伝えつつ話す
退職の意思を伝える際は、これまで仕事を教えてくれたことへの感謝や敬意も必ず伝えましょう。退職する最後の日まで感謝の気持ちを忘れてはいけません。しっかり今までのお礼を口にすることで、自分も上司も気持ちよく話を進められ、良好な関係を保つことができます。
円満退社に繋がる退職理由の伝え方例文
以下では、退職理由の伝え方の例文を紹介します。自分の言葉に置き換えつつ、円満退社に繋がる印象の良い伝え方を心掛けましょう。
収入面が理由で退職する場合
「お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます。突然のことで大変申し訳ございませんが、退職することにしました。現在の収入で生活はできているものの、将来を見据えて自分の貯蓄に余裕をもちたいと考えるようになり、これまでの経験を活かして別の業界への転職を決めました。大変身勝手ではありますが、▲月△日をもって、退職させていただけないでしょうか」
退職の話を切り出す前に、上司が時間を割いてくれたことへの感謝を述べると非常に好印象です。また、収入面の問題をストレートに伝えるのではなく、将来を考えた前向きな理由を話すことで、上司も納得しやすくなります。
別の業界にチャレンジするために退職する場合
「お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます。突然のことで大変申し訳ございません。実はかねてより▲▲業界に興味があり、将来のことを考えたときに今挑戦しないと後悔するという思いに至り、この度転職を決意しました。大変身勝手ではありますが、×月◇日をもって退職させていただけないでしょうか」
チャレンジ精神を前面に出した退職理由は、前向きに捉えられやすいでしょう。これまでの経験を大切にし、それを活かして新たな場所で活躍したいと伝えるのが大切です。
帰国するために退職する場合
「お忙しいところ、お時間いただきありがとうございます。突然のことで申し訳ございません。母国に帰国するため、▲月末で退職させてください。母国で一人暮らしをしている母が体調を崩してしまい、生活をサポートする必要が出てきました。私は一人息子なので、自分以外に介護をできる人がいません。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」
帰国を理由に退職を申し出る際は、どうしても帰らなくてはいけない事情を伝えましょう。「介護をするのは自分しかいない」という部分を強調するのがポイントです。
体調を理由に退職する場合
「お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます。かねてより私の体調不良によりご迷惑をおかけしております。この度病状が悪化し、医師から仕事の継続が困難との診断を受けました。そのため、△月末をもちまして退職させてください。医師から出た診断書を提出しますので、ご確認をお願いいたします。突然のご報告となり、申し訳ございません」
体調については、退職時に初めて報告するのではなく、こまめに状況を報告しておくと良いでしょう。また、退職を伝えるタイミングで診断書を提出するとスムーズです。
上司の報告が終わったら退職手続きを始めましょう。「退職届の書き方を解説！日本で転職したい外国人へ例文や注意点も紹介」では、退職届の書き方を解説しています。
退職の意思はいつ・誰に・どこで伝える？
円満退社のためには、退職の意思を伝える時間や相手、場所にも気を配りましょう。
退職の意思を伝える時期
退職の意思は基本的に就業規則で定められた期日までに伝えるようにしましょう。企業にもよりますが、1～2ヶ月前までに申し出るよう定めているところが多いようです。なお、民法上では正社員なら2週間前までに申し出れば退職が認められています。しかし、2週間前に伝えると、残された時間が少なく引継ぎがうまくいかない可能性が高いでしょう。今まで一緒に働いてきた人達に迷惑をかけないためにも、できる限り早く伝えるのがマナーです。
退職を伝えるタイミングも重要といえます。年末や年度末の忙しい時期に伝えると、周囲の負担になるでしょう。職場の状況が落ち着いていて、じっくり話を聞いてもらえるタイミングがベストです。
退職の意思を伝える相手
最初に退職の意思を伝えるべき相手は直属の上司です。同僚や部下に先に伝えてしまうと、人づてに上司に伝わり印象が悪くなる可能性があります。また、直属の上司より先に社長に伝えるのも辞めましょう。最終的に細かな調整をするのは直属の上司なので、話がこじれやすくなります。
退職の意思を伝える場所
退職の意思を伝える際は、誰もいない静かな場所にしましょう。大勢がいるところで伝えると周囲に動揺を与え、業務に支障が出る可能性があります。また、騒がしいところだとスムーズに伝わりにくいでしょう。あらかじめ面談の約束をして、会議室などの静かな場所を確保しておくのをおすすめします。
まとめ
円満退社をするには、退職理由の伝え方が重要です。納得してもらえる内容を適切なタイミングで伝えましょう。ネガティブな内容もポジティブに言い換える工夫も重要です。
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