退職届の書き方を紹介!提出するタイミングや作成方法を理解しよう

WeXpats
2024/05/13

退職届は退職意思が承認されたのち、会社に対して退職を届け出るための書類です。似たような書類には、退職願や辞表があります。
この記事では、退職の意思の切り出し方や退職届を提出するタイミングを解説。退職届を作成する際の注意点や例文も紹介します。退職届の提出が不要な会社も多いため、まずは勤務先のルールや慣習を確認しましょう。

目次

  1. 退職届・退職願・辞表の違い
  2. 退職届は誰に出す?
  3. 退職意思の切り出し方
  4. 退職届は何にどうやって書く?
  5. 退職届の書き方と例文
  6. 退職届を提出する際の注意点
  7. まとめ
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退職届・退職願・辞表の違い 

退職届・退職願・辞表の違いの画像

仕事を辞めるときに会社に提出する書類は、「退職願(たいしょくねがい)」「退職届(たいしょくとどけ)」「辞表(じひょう)」の3種類です。それぞれ意味が異なり、提出するタイミングや状況に応じて使い分ける必要があります。以下では、仕事を辞める際に提出する3つの書類の違いについて解説するので、参考にしてください。

退職願

退職願とは、退職を会社に願い出るための書類です。退職願は、提出が義務付けられている書類ではないため、近年は口頭で済ませる場合が一般的です。退職の意思表示を書面で行い、決心の固さを示したい場合は、退職願を提出しましょう。

退職届

退職届とは、会社の承諾を得て退職が確定したあとに、改めて退職の意思表示をするための書類です。退職願と同様に口頭のみの意思表示でも良いとされています。勘違いや「言った・言わない」のもめごとを避けるために、事務手続きの記録として提出を求められる場合があるため、勤務先にルールを確認しましょう。

辞表

会社の役員以上の立場である人や公務員などが仕事を辞める場合に提出するのが「辞表」です。そのため、企業に雇用されている場合は、辞表を提出する必要はありません。役員や公務員の職に就いている人は、辞表が退職届と同じ扱いになります。

退職の手続きや流れについて詳しく知りたい方は、「退職理由の伝え方を例文付きで紹介!円満に退社をするポイントとは」の記事をご覧ください。

退職届は誰に出す?

退職届は誰に出す?の画像

退職届は、直属の上司に直接提出します。退職願も同様です。しかし、文中の宛名は社長名を書くので間違えないように気を付けましょう。
退職届は、直接手渡しで提出するのがマナーです。許可なく郵送するのは失礼となるため、注意しましょう。郵送での提出が認められるのは、「病気などの理由から直接手渡しするのが難しい」「会社から郵送して提出するよう指示があった」などの場合です。
円満に退職するためにも、自分の判断のみで退職届を郵送するのはやめましょう。やむを得ない理由で郵送する際は、事前に上司や会社に確認が必要です。

退職意思の切り出し方

退職意思の切り出し方の画像

退職の意思を切り出す際は、上司と2人きりになれる場所やタイミングで行いましょう。上司に声を掛ける際は、2人で話をしたい旨を伝え、退職の件はまだ伝えないようにします。以下の切り出し方の例文を参考に、タイミングを見て声掛けを行いましょう。

  • 「お忙しいところ恐縮ですが、今後のことでご相談があります。少しお時間を頂けますでしょうか」
  • 「お忙しいところ申し訳ございません。本日お話したいことがあるので、10分ほどお時間を頂けますでしょうか」

上司と直接話す時間が取れた際には、以下のように切り出して退職の意思を伝えます。

  • 「お忙しいところお時間を頂き、ありがとうございます。突然で申し訳ございませんが、退職を考えております」
  • 「お時間を頂きましてありがとうございます。急なお話で大変申し訳ありませんが、退職を考えております」

まずは退職の意思を最初に伝え、それから理由を話しましょう。退職の意思は直接伝えるのがマナーで、メールや電話で伝えるのはNGです。書面で作成した退職願を準備している場合は、退職の意思を伝えるタイミングで渡しましょう。

アルバイトの辞め方を知りたい方には、「外国人留学生のアルバイトの辞め方は?理由の伝え方や円満な退職方法を解説」の記事もおすすめです。

退職届を提出するタイミング退職届を提出するタイミングの画像

退職届を提出する前に、必ず直属の上司に退職の意思を伝えるのが鉄則です。上司との関係性を悪くしないためにも、しっかりと自分の意思を伝えてから退職届を提出しましょう。
退職届を出すタイミングには、以下の2つのパターンがあります。適切なタイミングを見計らって提出しましょう。

在籍する会社の「就業規則」に従う

民法では、退職の申し出は2週間前までとされています。ただし、「退職の申し出は1〜3ヶ月前まで」としている会社も多いため、在籍する会社の「就業規則」に従って提出しましょう。会社によって「就業規則」や「退職のルール」は異なります。円満に退職するためにも、必ず事前に「就業規則」を確認しておきましょう。

自分の状況によってタイミングを調整する

退職のタイミングは在籍している会社の就業規則のほかにも、自分の転職活動の状況などを踏まえて調整する場合もあります。以下では、自分で退職のタイミングを調整するケースについて解説するので、参考にしてください。

退職後に転職活動をする場合

退職後に転職活動を行う場合、退職日や退職届の提出日は会社の希望に合わせたほうがスムーズに手続きを行えます。そのため、退職の意思を伝える際に、引継ぎや手続きなどに必要な日数を上司と確認しておくと良いでしょう。退職後に転職活動を行ったほうが、面接といったスケジュール調整が気兼ねなく行えるメリットもあります。

転職先が決まって退職する場合

転職先が決まったあとに退職する場合は、新しい勤務先への入社日によって退職日を調整する必要があります。そのため、在籍中の会社に退職届を出す際は、転職先の入社日を確認してから行いましょう。業務の引継ぎも考慮し、スケジュール調整は余裕を持って行うのがおすすめです。

有給休暇を消化して退職する場合

有給休暇を消化して仕事を辞める場合は、退職の意思を早めに伝えるようにしましょう。有給休暇の消化によって、業務の引継ぎが十分に行えなくなる可能性があります。会社に迷惑を掛けないためにも、退職届を出す前に残りの有給休暇の日数を確認し、業務に支障のなく消化できるように調整しましょう。

ボーナスをもらって退職する場合

ボーナスをもらって退職したいと考えている場合は、在籍している会社の「賞与支給規定」を確認しましょう。退職を理由にボーナスを減給された場合でも不服を申し立てるのは難しいため、退職届を出すタイミングは、ボーナス支給後がおすすめです。しかし、ボーナス支給直後に退職を申し出るのは、上司や同僚に良くない印象を与える恐れもあります。そのため、退職願や退職届はボーナス支給後2週間ほど経ってから提出しましょう。

退職届は何にどうやって書く?

退職届は何にどうやって書く?の画像

退職届は自由に書いて良い書類ではなく、ある程度の決まりがあります。退職届は何に書いたら良いのか分からない人は、参考にしてください。

手書きでもパソコンでもどちらでも良い

退職届は、手書きで書いたほうが気持ちが伝わるとの見方もあります。しかし、法律上は手書きでもパソコンでもどちらでも問題ありません。また、在籍している会社に指定のフォーマットがある場合は、指示に従って作成しましょう。

用紙

退職届を書く際に使用する用紙は、白無地が基本です。パソコンで作成する場合は、コピー用紙でも問題ありません。退職届の専用の用紙がある場合は、指示に従って記入しましょう。手書きで作成する場合は、罫線入りの便箋でも使用可能です。会社の就業規則に用紙の指示が記載されている場合もあるので、作成前に確認しておきましょう。

サイズ

退職届を書く用紙のサイズは、B5サイズが一般的です。B5サイズは三つ折りで折り畳んだ際に封筒に収まりやすいため、好ましいとされています。

ペン・封筒

退職届を書く際は、黒のボールペンまたは万年筆を使用しましょう。手書きで間違えた場合は、修正ペンや修正テープは使えません。もう一度、書き直しが必要です。

退職届を入れる封筒は、B5サイズであれば「長形4号」がおすすめです。退職届は三つ折りで入れるため、用紙のサイズに合った無地で白色の封筒を選びましょう。封筒の表には「退職届」と書き、裏には所属部署と自分の名前をフルネームで書いてください。なお、郵送用の封筒で郵便番号の記入箇所がある封筒は、退職届を入れるには不適切なので使用しないようにしましょう。

退職届の書き方と例文

退職届の書き方と例文の画像

以下では、退職届の例文を紹介します。退職届は、縦書きで書くのが一般的です。しかし、決まりはないため横書きで作成しても問題ありません。会社でフォーマットが決められている場合は、原則としてその指示に従いましょう。

自己都合で退職する場合

自己都合で退職する場合は、「一身上の都合」と表記します。自己都合による主な退職理由は、以下のとおりです。

  • 結婚や育児、家族の介護
  • 健康上の理由
  • 転職や起業
  • 会社の人間関係や業務内容に不満があった
  • 懲戒処分を受けた

いずれの理由であっても、退職届には「一身上の都合」と書きます。以下の例文を参考に、退職届の基本的な書き方を理解しましょう。

例文

自分を表す「私儀」と「名前」は、縦書きであれば列の下のほうに書き、横書きであれば行の右に寄せます。手書きの場合は名前の後に捺印が必要です。以下では、縦書きの例を紹介します。

  • 【1行目:タイトル】退職届(中央に書く)
  • 【2行目】私儀(一番下に書く)
  • 【3行目:本文】このたび、一身上の都合により、▲▲▲▲年▲月▲日をもって退職いたします。
  • 【4行目:提出日】▲▲▲▲年▲月▲日
  • 【5行目:所属部署】営業部第一課
  • 【6行目:自分の名前と捺印】フルネーム(下のほうに書く)
  • 【7行目:宛名(会社名)】株式会社▲▲
  • 【8行目:社長名】▲▲殿(フルネームに敬称「殿」または「様」を付ける)

退職日と退職届の提出日は、間違えないように記入しましょう。

会社都合で退職する場合

退職する理由が「会社都合」であった場合は、会社と合意した退職理由を書きましょう。会社都合による退職の場合は、失業保険が早く貰えたり給付期間が長くなったりします。しかし、会社都合による退職であっても退職届に「一身上の都合」と書いた場合は、自己都合による退職とみなされるので注意しましょう。会社都合による主な退職理由は以下のとおりです。

  • リストラ
  • 会社の倒産
  • 希望退職制度を利用した退職
  • 給与の未払いや遅延
  • 派遣の雇い止め
  • 会社が法令違反を行った

ほかにも、いじめやパワハラ、セクハラなどの理由により退職する場合も、会社が事実を認めれば会社都合にできる可能性があります。

例文

会社都合の場合でも自己都合の場合と書き方は同じです。会社都合の場合は、本文の箇所に理由を明記しましょう。

  • 【1行目:タイトル】退職届(中央に書く)
  • 【2行目】私儀(一番下に書く)
  • 【3行目:本文】このたび、▲▲営業所閉鎖に伴う退職勧奨のため、▲▲▲▲年▲月▲日をもって退職いたします。
  • 【4行目:提出日】▲▲▲▲年▲月▲日
  • 【5行目:所属部署】営業部第一課
  • 【6行目:自分の名前と捺印】フルネーム(下のほうに書く)
  • 【7行目:宛名(会社名)】株式会社▲▲
  • 【8行目:社長名】▲▲殿(フルネームに敬称「殿」または「様」を付ける)

会社都合の退職であるにもかかわらず、離職票が「自己都合」とされていた場合は、会社に変更を求めましょう。会社が変更に応じなかった際は、ハローワークに相談し異議申し立てを行えます。

退職届を提出する際の注意点

退職届を提出する際の注意点の画像

退職届の提出には、いくつか注意すべき点があります。円満に退職するためにも、以下の点には特に注意しましょう。

誤字脱字や記入漏れがないか確認する

退職届に誤字脱字や記入漏れがないか、しっかり確認しましょう。特に退職届や退職願など、重要度の高い書類は記入後の修正ができません。自分の固い意思を示すためにも、提出する前に必ずチェックしておきましょう。

退職届は提出後に取り下げることができない

退職届は、労働契約の解除を届け出るための書類です。そのため、一度提出した退職届を取り下げるのは一般的には難しいとされています。一方で、退職願は退職を打診するための書類なので、承認前であれば取り下げは可能です。退職届を提出する際は取り下げができないことを念頭に置き、退職する意思と日にちが確定してから出しましょう。

不平不満は言わない

退職理由に会社への不満があった場合でも、上司にそのまま伝えるのは避けましょう。場合によっては、「不満な点を改善するから退職しないでほしい」と言われ、引き止められる可能性もあります。そのため、退職の意思が固まっているのであれば、不平不満は口に出さないほうが良いでしょう。円満に退職するためにもスムーズに引継ぎを行い、残りの出勤日を互いに気持ち良く過ごせるように心掛けることが大切です。

なお、転職活動中に転職理由を聞かれた際も、不平や不満を伝えるのは避けたほうが良いでしょう。詳しくは「転職理由を本音で話すべき?転職先への伝え方を外国人に向けて解説」の記事で解説しているので、ぜひご覧ください。

まとめ

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退職届の書き方には、日本独自の決まりがあります。不安な人は、正しい書き方で作成できているか日本人にチェックをしてもらいましょう。また、退職届を提出するのは、直属の上司に退職の意思を伝えたあとです。いきなり退職届を出したり退職の意思を同僚に先に伝えたりするのは、失礼な行為とみなされます。退職の意思が固まったら、会社の状況を考慮し良いタイミングで提出できるように心掛けましょう。

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