日本で転職を考える外国人に向けて、退職届の書き方を解説します。退職届は、退職することが確定したのち、退職を会社に対して届け出るための書類のことです。退職届は、提出するタイミングを考え、会社に失礼のないよう、繁忙期は避けて提出するように心がけましょう。また、退職届を提出する前に必ず上司に退職の意思を伝え、事前に気持ちを理解してもらうことが大切です。また、このコラムでは、退職届を作成する際の注意点や例文も紹介しています。ぜひ参考にしてください。
目次
退職届と退職願、辞表の違い
仕事を辞める時に会社に提出する書類には「退職願」「退職届」「辞表」があり、提出するタイミングや状況に応じて、使い分けることが大切です。この3つの書類の、それぞれの違いを解説します。
退職願
退職願とは、退職を会社に願い出るための書類のことです。退職届と同様、提出が義務づけられているものではなく、口頭で示すのみでもOKとされています。しかし、書面の退職願を直属の上司に提出することで、退職意思の固さを示し、会社に退職の申し入れをした根拠にできます。
退職届
退職届とは、会社の承諾を得て退職が確定したあと、改めて退職の意思表示をするための書類です。口頭のみの意思表示でも良いとされていますが、勘違いや「言った・言わない」のもめ事を避けるためにも、一般的には事務手続きの記録として提出します。
辞表
会社の運営にかかわる役員以上の立場である人や、公務員などが仕事を辞める場合に提出するのが「辞表」です。会社員など企業に雇用されている場合は、辞表を提出する必要はありません。
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退職届を提出するタイミング
退職届を提出するタイミングを考えるときは、在籍する会社の就業規則を確認しましょう。退職についての就業規則は、雇用契約書で確認できます。また、自分の転職活動の状況によってタイミングを調整し、上司に退職の意思を伝えてから退職届を提出しましょう。
在籍する会社の就業規則によって適切なタイミングが異なる
退職届を提出するときは、在籍する会社の就業規則を確認し、提出のタイミングを考えましょう。会社によって就業規則が異なるうえ、会社に失礼のないタイミングは自分で判断するよりも、会社で定められたルールに従うことが重要です。
自分の転職活動の状況によってタイミングを調整する
会社の規則に従うことが重要とはいえ、自分の転職活動とのバランスも大切です。会社の規則だけを重視してしまうと、自分の転職活動が滞ってしまう可能性があります。次の職場が決まっていない場合は、自分の状況も踏まえたうえで、退職届を提出するタイミングを判断しましょう。
上司に退職の意思を伝えてから退職届を提出する
退職届を提出する前に、必ず直属の上司に退職の意思を伝えることが鉄則です。急に退職届を提出してしまうと、上司は混乱してしまい、失礼にあたります。退職するまでの間、上司との関係性を悪くしないためにも、しっかりと自分の意思を伝えてから退職届を提出しましょう。
退職届を作成する際の注意点
退職届を作成するときは、誤字脱字がないかどうかの確認だけでなく、退職理由の記入に気をつけましょう。本来の退職理由をそのまま書かずに「一身上の都合」と記載するのが一般的とされています。また、書面のほかにも、退職届を入れる封筒の書き方にもルールがあるため、よく調べてから書くようにしましょう。
誤字脱字や記入漏れがないか確認する
退職届に誤字脱字や記入漏れがないか、しっかり確認しましょう。特に、退職届や退職願など、重要度の高い書類では記入後の修正ができません。自分の固い意思を示すためにも、提出する前に細かくチェックすることが大切です。
退職理由は「一身上の都合」と記入する
前述のとおり、自己都合で退職する場合は、退職理由を「一身上の都合」と記入するのが一般的です。一身上の都合とは、「身の上の事柄」という意味の「身上」に、「一」が付くことで「自分の」という意味があります。個人的な事情や、家庭の事情ということを示す言葉です。退職届には、特別な理由がない限り、具体的に本来の理由を記入する必要はないとされています。
退職届を入れる封筒の書き方や入れ方に注意する
退職届の書面だけでなく、退職届を入れる封筒にも注意が必要です。退職届を入れる封筒は清潔感や重要度の高さを示すため、白色のものを選びます。また、無地で中身が透けないものを選ぶのが一般的です。封筒表面の中心に「退職届」と大きく記入し、裏面の左下に自分の所属部署・氏名を小さく記入します。最後に、退職届を三つ折りにして封筒に入れましょう。
退職届の例文
退職届の例文を紹介します。横書きか縦書きかの決まりや、手書きかパソコンかという決まりはありません。ただし、会社でフォーマットが決められている場合は、原則としてその指示に従いましょう。
【退職届 ◯◯◯◯年 ◯月◯日 株式会社 ◯◯ 代表取締役◯◯殿
このたび、一身上の都合により、◯◯◯◯年◯月◯日をもって退職致します。
◯◯部（氏名）（印鑑）
以上】
退職届は、このようにシンプルにまとめます。長々と書かずに、必要な文言や日付、氏名などを記載しましょう。前述のとおり、退職理由は「一身上の都合」と記入し、退職日を西暦から具体的に記載します。また、自分が所属する部署の記載や、印鑑の押印も忘れずに行いましょう。
まとめ
日本では、退職届などの書き方にも決まりがあります。書き方を把握していなければ、好ましくない書き方になってしまうこともあるでしょう。しっかりと書き方を理解し、封筒の使い方にも気を配ることが必要です。分からなければ、日本人にチェックをしてもらいましょう。退職届を提出する前に、必ず直属の上司に退職の意思を伝えるのがマナーです。その点も踏まえたうえで、自分にとってもベストなタイミングで提出できるようにしましょう。
転職先で働きやすくするためにも、「円満退職とは？メリットやコツを外国人に向けて解説」や「円満退社するための退職理由の伝え方を知りたい！外国人に例文付きで解説」のコラムを参考にしながら、退職する企業での円満退職を目指しましょう。
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