日本語のメールは書き方のルールが多く、難しいといわれています。日常生活では使わない言い回しを用いることもあり、慣れるまで苦手意識を持つ人も少なくありません。メールの書き方やマナーが不十分だと、相手に悪い印象や不快感を与えてしまう可能性もあるので注意が必要です。
この記事では、日本語のメールの書き方について解説します。シチュエーション別にメールの例文や書き方のポイントを紹介。間違えやすい表現や、TO・CC・BCCのメールの宛先の違いについてもまとめているので、内容をチェックして円滑なやり取りができるようにしましょう。
目次
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日本語のメールは書き方が難しい
ここでは、日本語のメールの書き方が難しいといわれる理由について解説します。
ルールが細かい
細かいルールが多い点は、日本語のメールの書き方が難しいといわれる理由の一つです。
たとえば、面識のある相手にビジネスメールを送る際、冒頭は「お世話になっております」や「平素より大変お世話になっております」などの挨拶文から始まります。一方、今まで会ったことのない相手に初めてメールを送る際の挨拶文は「突然のご連絡失礼いたします」などです。相手との関係性によって挨拶文を変える必要があります。
また、文末は「よろしくお願いいたします」などの結びの挨拶を入れることや文章の適切な箇所で改行・空行を入れて読みやすくすることもメールを作成するうえで大切なマナーです。このように日本語のメールを書く際には細かいルールを守らなければなりません。
特に、職場の上司や取引先、目上の相手とメールのやり取りをする際は注意が必要です。ルールが守れていないと、常識が無い人と判断され評価を落とす恐れがあります。
日常では使わない言い回しをする
ビジネスメールでは普段は使わない言い回しが多いので、慣れていない人は難しく感じます。
相手が所属している企業を敬う口語表現は「御社」ですが、ビジネスメールだと「貴社」と書き方を変えなくてはなりません。メールは対面していない分、実際に会話するよりもさらに敬意や丁寧さが伝わる文章にする必要があり、日常では使わない言い回しをするのです。
「御社」や「貴社」などビジネスで使う日本語の表現については「ビジネスで使う日本語をあいさつや電話などの場面ごとに紹介！」をご覧ください。
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日本語のメールの書き方【基本】
メールは「件名」 「宛名」 「挨拶文」 「文章」 「結びの挨拶」 「署名」の6つのパートで構成されています。読みやすく丁寧なメールを作成するポイントは、それぞれのルールに沿って作成することです。ここでは、それぞれの分野ごとに書き方のポイントについて紹介します。
件名
「件名」は相手が最初に目にする箇所です。本文の内容が分かる文言を簡潔に入れることで、相手がすぐにメールを開けない場合でも内容が伝わります。また、件名に自分の社名を記載しておくと相手が検索をかけたときに見つかりやすくなるのでおすすめです。以下の例文のように内容を書くと、メールをした意図が相手に伝わりやすくなります。
【例文】
-
「自分の所属している企業名・氏名／打合せの日程に関するご相談」
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「お問い合わせに関する回答について【自分の所属している企業名・氏名】」
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「お見積書送付のお願い／自分の所属している企業名・氏名」
簡潔に見やすく書くコツは、【】や／などの記号を用いることです。ただし、「？」 「！」はカジュアルな印象を与える記号のため、ビジネスメールでは使いません。また、件名を空白で送信することはマナー違反です。
宛名
本文の最初は、誰に宛てた内容なのか「宛名」を記載します。ビジネスメールでは、社外の人に送る場合は「会社名・部署名・役職名」のあと、相手の氏名に「様」を付けるのがマナーです。会社名は略さず「株式会社△△」や「▲▲有限会社」などと書きます。「株式会社」や「有限会社」の文字が、社名の前後どちらに付くかは会社によって異なるので、必ず確認するようにしましょう。
組織宛に送り、一人ひとりにメールを確認してほしい場合は「各位」と書きます。「関係者各位」「営業部各位」などが一例です。
相手の氏名が不明な場合は「ご担当者様」と書きます。また、関連する部門全体に宛てたメールを送る場合は、部署名のあとに「御中」です。「ご担当者様」や「御中」は、ビジネスメール以外のやり取りでも使えるので、覚えておきましょう。
社内の人に送る場合は「部署名・氏名」のあとに「さん」を付けます。相手が役職に就いている人であれば「部署名・氏名」のあとに役職を付けるのが一般的です。
挨拶文
日本語でメールを書く際はいきなり本題を書きません。日本では手紙を書くときに「拝啓」を使って挨拶を書き始めに入れます。ビジネスメールでは簡潔に用件を伝えることを求められているため、「拝啓」の代わりとして「お世話になっております」などの挨拶文を用いるのです。
宛名のあとは「いつもお世話になっております」や「平素よりお世話になっております」などの挨拶文を入れます。そのあと、自分の会社名と名前を名乗るのが一般的です。なお、初めてメールを送る場合は「初めてメールをさせていただきます」や「初めてご連絡をさせていただきます」 「突然のご連絡、失礼いたします」などが良いでしょう。「お世話になっております」は面識のある相手に対して使う挨拶文です。
社内宛てメールでは「お疲れ様です」のあと、自分の部署名と名前を続ければ問題ありません。
文章
メールを書く際は、一番最初に要旨を書き、続けて伝えたい内容を簡潔に書くことが重要です。最初に結論を書き、続けて詳細や補足事項を加えると読みやすいメールになります。一文は20〜30文字程度にして文が終わるごとに改行し、話題が変わるときは空行を挟みましょう。内容に応じて箇条書きを取り入れたり番号を振ったりすると見やすくなります。
また、1通のメールに複数の用件や依頼を書くのは、混乱を招く可能性があるので好ましくありません。
結びの挨拶
日本語でメールを書く際、本文の最後に結びの挨拶を入れます。結びの挨拶とは、手紙の「敬具」に代わるフレーズです。用件だけ伝えるのは相手に失礼な印象を与えてしまうため、結びの挨拶を入れることで相手への配慮も伝わります。
以下はビジネスメールでよく使われる結びの挨拶です。
【例文】
-
「よろしくお願いします」
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「どうぞよろしくお願いいたします」
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「今後ともご指導を賜りますようお願い申し上げます」
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「ご検討のほどよろしくお願いいたします」
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「ご査収くださいますようお願い申し上げます」
メールの内容やシチュエーション、相手との関係性によって結びの挨拶を選びましょう。
署名
メールの最後には、必ず自分の「署名」を入れます。署名とはメールの末尾に記載する自分の名前や連絡先のことです。
社内の人にメールを送る際は、自分の所属部署や役職、氏名を記載します。社外の人宛てであれば、会社の住所や連絡先も書かなければいけません。
署名の書き方は所属している会社や部署によって決められているところもあります。本文との間に記号を用いて区切りを入れることによって読みやすくしたり印象を高めたりするのが一般的です。ただし、特殊な記号や絵文字などを使用すると文字化けを起こす可能性もあるので控えましょう。
「日本のビジネスマナーを解説！服装から人への接し方まで紹介！」でもビジネスメールの書き方について解説しています。
日本語のメールの書き方の例文【シーン別】
以下は、相手や状況に応じた日本語のメールの例文です。内容は変わっても基本の書き方やルールに違いはありません。メールを作成する際の参考にしてください。
初めてメールを送る場合
相手に初めてメールを送る際、書き出しは「初めて連絡する」ことがわかるような書き出しにします。また、不信感や不快感を与えないよう丁寧な内容を心がけましょう。初めて連絡した理由を簡潔に書くと相手に伝わりやすくなります。以下は初めての相手に送るメールの例文です。
【例文】
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件名：【ご挨拶】株式会社▲▲の▲▲です（自分の名前）
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株式会社△△（相手の会社名）
法人営業部二課（部署）
課長 △△△△ 様（相手のフルネーム）
突然のご連絡失礼いたします。株式会社▲▲の▲▲と申します。
●●社の●●様からご紹介でご連絡いたしました。
弊社のサービスに興味をお持ちいただき、ありがとうございます。
もし、よろしければ直接ご説明にお伺いしたくご連絡を差し上げました。
一度、弊社の取り組みやサービスについてご説明の機会を頂けないでしょうか。
ご返信を頂戴次第、候補日をお送りさせていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社▲▲ ▲▲部▲▲課（自分の会社名と部署名）
▲▲ ▲▲（自分の名前）
〒▲‐▲
住所：▲▲▲
電話番号：▲▲‐▲▲‐▲▲
携帯電話：▲▲‐▲▲‐▲▲
メールアドレス：▲▲▲@▲▲▲
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
アポイントをお願いする場合
相手にアポイントを依頼する際は、目的や候補日時、場所などを明確にしておくことが大切です。また、候補日をいくつか挙げたり所要時間を伝えたりすると、相手が返信しやすくなります。
【例文】
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件名：打ち合わせの日程について【株式会社▲▲の▲▲です（自分の名前）】
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△△株式会社（相手の会社名）
営業部一課（部署）
部長 △△△△ 様（相手のフルネーム）
いつもお世話になっております。株式会社▲▲の▲▲（自分の名前）です。
この度は、弊社の製品についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。
お打ち合わせの日程についてご相談させていただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、以下の日程からご都合のよろしい日時をご教示いただけますでしょうか。
候補日：●月●日（●） 午前●時
候補日：●月●日（●） 午後●時
候補日：●月●日（●） 午前●時
なお、当日は貴社にお伺いし、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
上記の日程以外でも調整可能ですので、ご都合が悪い場合には遠慮なくお申し付けください。
他の日程で再調整させていただきます。
お忙しいところ恐縮ではございますが、●月●日までにご返信いただけますと幸いです。
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
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株式会社▲▲ ▲▲部▲▲課（自分の会社名と部署名）
▲▲ ▲▲（自分の名前）
〒▲‐▲
住所：▲▲▲
電話番号：▲▲‐▲▲‐▲▲
携帯電話：▲▲‐▲▲‐▲▲
メールアドレス：▲▲▲@▲▲▲
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アポイントをお願いする際のメールは、相手に負担をかけないように配慮することが大切です。少ないやり取りで済むよう文面を工夫しましょう。
感謝やお礼の気持ちを伝える場合
感謝やお礼の気持ちを伝える際は、なるべく時間を空けずに送ります。以下は自分の会社まで訪問してくれたお礼の気持ちを伝えるメールの例文です。
【例文】
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件名：打ち合わせの御礼／株式会社▲▲の▲▲です（自分の名前）
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△△株式会社（相手の会社名）
営業部一課（部署）
部長 △△△△ 様（相手のフルネーム）
お世話になっております。
株式会社▲▲の▲▲（自分の名前）です。
本日はご多用の中、ご来社いただきありがとうございました。
貴社の理念を伺うことができて、大変勉強になりました。
さっそくご要望について弊社でも話し合いたいと考えております。
ご要望に沿った提案書を●月●日までに提出させていただきます。
暫しお時間を頂戴いただけますと幸いに存じます。
引き続きよろしくお願いいたします。
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株式会社▲▲ ▲▲部▲▲課（自分の会社名と部署名）
▲▲ ▲▲（自分の名前）
〒▲‐▲
住所：▲▲▲
電話番号：▲▲‐▲▲‐▲▲
携帯電話：▲▲‐▲▲‐▲▲
メールアドレス：▲▲▲@▲▲▲
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感謝やお礼のメールは、相手と信頼関係を構築することにつながります。できるだけ自分の言葉で感謝やお礼の気持ちを伝えられるような書き方を考えましょう。
依頼をする場合
相手に何かを依頼する際、誠実で丁寧な書き方を心がけます。以下はパンフレットの送付を依頼する際のメールの例文です。依頼したい内容は具体的かつ明確に伝えます。
【例文】
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件名：【パンフレット送付のお願い】株式会社▲▲の▲▲です（自分の名前）
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株式会社△△（相手の会社名）
法人営業部二課（部署）
課長 △△△△ 様（相手のフルネーム）
お世話になっております。株式会社▲▲の▲▲です。
先日はご多用の中、弊社までお越しくださりありがとうございました。
貴社の新製品を上司に伝えたところ、ぜひ詳しい資料を拝見したいと申しております。
パンフレットを10部、以下の住所までお送りいただけないでしょうか。
住所：〒▲‐▲ ▲▲▲
会社名：株式会社▲▲
担当者：▲▲部▲▲課 ▲▲
電話番号：▲▲‐▲▲‐▲▲
社内会議までに内容を検討したいと考えております。
お忙しいところ恐れ入りますが、●月●日までに送付いただきたく存じます。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社▲▲ ▲▲部▲▲課（自分の会社名と部署名）
▲▲ ▲▲（自分の名前）
〒▲‐▲
住所：▲▲▲
電話番号：▲▲‐▲▲‐▲▲
携帯電話：▲▲‐▲▲‐▲▲
メールアドレス：▲▲▲@▲▲▲
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「お願いします」 「〜してください」といった表現は敬語ですが、一方的な印象を与える可能性があるので避けましょう。「お忙しいところ恐れ入りますが」や「誠に勝手なお願いなのですが」などクッション言葉を使うと、相手に気遣いが伝わる文面になるのでおすすめです。
謝罪の気持ちを伝える場合
メールでお詫びする際は、特に丁寧な言葉遣いを心がけます。また、時間をかけずにすぐ対応することも大切です。問題発生から謝罪までの時間が長くなるほど、相手に不信感を与えてしまいます。以下は資料に訂正があったことを謝罪するメールの例文です。
【例文】
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件名：資料の訂正とお詫び／株式会社▲▲の▲▲です（自分の名前）
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株式会社△△（相手の会社名）
法人営業部二課（部署）
部長 △△△△ 様（相手のフルネーム）
平素より大変お世話になっております。株式会社▲▲の▲▲です。
先日送付させていただいた資料に関する記載に誤りがございました。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
修正版を本メールに添付させていただきましたので、ご確認いただければと存じます。
今後は同じようなミスがないように、確認を徹底して参りたいと思います。
引き続きよろしくお願いいたします。
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株式会社▲▲ ▲▲部▲▲課（自分の会社名と部署名）
▲▲ ▲▲（自分の名前）
〒▲‐▲
住所：▲▲▲
電話番号：▲▲‐▲▲‐▲▲
携帯電話：▲▲‐▲▲‐▲▲
メールアドレス：▲▲▲@▲▲▲
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謝罪する際は問題が起きた理由や今後の改善策を伝えましょう。素直に非を認め、真摯な対応を心掛けることで、信頼関係につながる謝罪メールにつながります。
ホテル・レストランなどを予約する際
ホテルやレストランなどを予約する際のメールには、氏名・予約を希望する日時・人数・プランなどの情報を簡潔に書くことが重要です。必要に応じて箇条書きなどを取り入れて、相手に伝わりやすい内容を書くようにします。以下はホテルの予約する際のメールの例文です。
【例文】
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件名：●月●日の宿泊予約について／株式会社▲▲の▲▲です（自分の名前）
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ホテル●●（ホテル名）
ご担当者 様
初めてメールいたします。
そちらのホテルでの宿泊を検討しております、▲▲と申します。
以下の日程や条件での予約は可能でしょうか。
氏名：▲▲
日にち：●●月●●日～●●月●●日
人数：大人●●人、子ども（小学生）●●人
チェックイン予定時間：●●時
希望するプラン：●●プラン
希望する部屋：海側の部屋
携帯電話：▲▲‐▲▲‐▲▲
メールアドレス：▲▲▲@▲▲▲
お忙しいところ恐縮ですが、ご返信よろしくお願いいたします。
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▲▲ ▲▲（自分の名前）
携帯電話：▲▲‐▲▲‐▲▲
メールアドレス：▲▲▲@▲▲▲
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食事の希望や最寄駅からの送迎など、ホテル側へのお願いがある場合はあわせて書きます。
締めの挨拶として使われる「よろしく」は自己紹介や何かを頼む際など、さまざまな場面で使われる言葉です。「yoroshiku（よろしく）の意味や使う場面を紹介！」では使い方を解説しています。
日本語のメールの書き方【ポイント】
メールは相手の表情が見えない分、相手への配慮が重要です。失礼な表現や敬語の使い方、誤字、脱字などに気を付けます。また、送信先の設定やメールを送るタイミングも大切です。ここでは、日本語のメールの書き方のポイントについて紹介します。
正しい敬語を使う
日本語でメールを送る際は敬語や表現に気を付けなければなりません。メールのやり取りは記録としても残るため、対面での会話以上に注意が必要です。
メールで間違えやすい敬語として「二重敬語」が挙げられます。二重敬語とは、一つの言葉に2回使っている言葉です。たとえば、「社長様」や「各位様」などが挙げられます。社長などの役職や各位には敬語の意味を含んでいるため、「様」は不要です。ほかにも、「おっしゃられる」や「ご覧になられる」「伺わせていただきます」も二重敬語に該当します。
以下は、特にメールを作成する際に間違えやすい敬語表現と適切な言い回しです。普段何気なく使用している言葉が誤った使い方をしていることもあるので注意しましょう。
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間違って使いやすい敬語 |
適切な言い回し |
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了解しました |
承知いたしました |
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どういたしますか |
いかがいたしますか |
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大丈夫です |
問題ございません |
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わが社 |
弊社もしくは当社 |
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よろしかったでしょうか |
よろしいでしょうか |
誤字や脱字に注意する
メールを作成する際は、誤字や脱字には注意が必要です。内容が簡潔で分かりやすかったとしても、誤字脱字があると注意力が低い人といった印象を与えかねません。また、見直しの手間さえも惜しんだことになり、相手に失礼な行為ともいえます。送信する前には、何度も読み返して確認しましょう。
自分が書いた日本語のメールに誤字や脱字がないか心配なときは、周囲の人にダブルチェックを頼むと安心できます。
メールを送信するタイミングに気を付ける
メールは、送信するタイミングにも気を配らなくてはなりません。深夜や早朝にメールを送信するのはマナー違反です。
特に、ビジネスメールを顧客や取引先といった社外の人に送るときは時間帯に気を付けます。内容によっては営業時間外に返信させることになり、他社の従業員の労働環境を悪くさせるきっかけになるからです。一般的には就業時間内に送信するのがマナーです。営業時間が分からなければ、午前9時から午後5時までの間に送れば間違いありません。
また、相手からのメールはなるべく早く対応します。あまりにも遅い返信は、相手に迷惑をかける可能性もあるので注意が必要です。相手からのメールの内容に、検討や決定に時間を要する場合は「●日までに返答いたします」と事前に返信しておくと親切です。
添付ファイルのサイズに注意する
相手の環境によって受信できるメールのデータ量は異なるので、添付ファイルがある際はサイズに注意します。一般的に添付ファイルのサイズの目安は、2MB程度までです。合計したファイルのサイズが2MBを超える場合は、相手に送る前に受け取れるか確認します。
容量内であったとしても、基本的に個人情報や機密データが含まれているような重要なデータは、メールに添付すべきではありません。重要なデータの共有が必要な場合は、その他の共有方法を検討しましょう。
送信先設定を間違えない
メールを送る際は、送信前に宛先と送信設定を必ず確認します。メールの送信方法は同じメールを受け取った全員がほかの人の連絡先を閲覧できる「TO」と「CC」、受信側にアドレスを隠して送信する「BCC」の3種類です。それぞれの正しい使い方を理解していないと誤送信や情報漏洩につながりかねません。ここでは、TO・CC・BCCの役割と違いについて解説します。
TO
「TO」は、メインの宛先です。対応（返信）してほしい相手のメールアドレスを入れます。また、TOには複数のアドレスを入力することが可能です。対応（返信）をしてほしい人が複数いる場合は、TOに複数のアドレスを入力します。
CC
「CC」は念のためメールを見てもらいたい人の宛先です。対応や返信をして欲しいわけではないが、メールの内容を周知する必要のある人に使います。CCに含まれるアドレスは、TOの相手にも公開される設定です。
BCC
「BCC」に入力したアドレスは、TOやCCの宛先の人は確認できません。BCCに設定したアドレスは、送信者以外は見ることができないことになっています。たとえば、謝罪や重要な内容のメールを相手に知られずに上司と共有したい場合、上司のアドレスをBCCに入力すると相手には上司のアドレスは公開されません。また、BCCは一斉送信の際にも利用される宛先です。
まとめ
日本語のメールの書き方は難しいといわれています。細かいルールがあることや日常では使わない言い回しが用いられるのが理由です。
メールを書く際は伝えたい用件を明確にします。特に、メールの文章では要点と結論を冒頭に書き、その後補足していくと、読みやすくなるでしょう。
日本語のメールには守らなければならないルールやマナーがあるものの、最も大切なことは「相手への配慮」です。メールは相手の表情が見えないからこそ、丁寧で誠実な対応を心掛けなければなりません。正しい表現や読みやすい文章、構成を考えて書きましょう。
