日本のビジネスマナーを外国人に解説!服装から人への接し方まで紹介!

WeXpats
2022/02/15

「日本のビジネスマナーは複雑で難しい」と悩む外国人も多いでしょう。しかし、ビジネスマナーが身についていないと、人とのやり取りがうまく行かなかったり業務が滞ったりします。

このコラムでは、身だしなみや敬語、報連相などの基本的なマナーを紹介。また、名刺交換や電話対応、上座・下座などの業務におけるビジネスマナーも解説します。日本で就労する際に必要な知識として、ビジネスマナーを知っておきましょう。

目次

  1. ビジネスマナーとは
  2. 基本的なビジネスマナー
  3. 業務におけるビジネスマナー
  4. まとめ

ビジネスマナーとは

ビジネスマナーはふるまいや仕事の仕方など、社会人として求められる作法のことです。ビジネスマナーを身につけると、人と信頼関係を築けたり、業務をスムーズに進めたりできます。以下では、ビジネスマナーを身につけるメリットや学び方を紹介しているので、学ぶ際の参考にしてください。

ビジネスマナーが身についていると良い印象を与える

社会人は異なる立場や年齢の人と一緒に働いたり、社外の人と取引したりします。働くときに普段の服装や言葉遣い、ふるまいのままだと、目上の人や取引先の人に不快感を与えることもあるでしょう。ビジネスマナーを身につけると、失礼のない服装や言葉遣い、ふるまいになるため、相手に良い印象を与えます。

企業のイメージアップになる

社員がビジネスマナーを身につけていると、企業のイメージアップにつながります。

たとえば、社外の人とやり取りをする際にビジネスマナーが身についていると、相手に好印象を与えられるだけでなく企業としての信頼も得られるでしょう。一方で、ビジネスマナーが身についていないと、「信頼して良いのか?」「社内教育が行き届いていない」などの不信感を与えてしまう可能性が高いです。ビジネスマナーを身につけた社員が多いと、企業全体のイメージアップにもつながります。

ビジネスマナーは研修や本から学ぶ

ビジネスマナーは、同じ職場で働く上司や先輩を手本として身につけられます。ほかにも、社内外で行われるビジネスマナー研修で学ぶ方法もあるでしょう。研修に出席できない場合や確認したいマナーがある場合は、ビジネスマナーを説明した本を参考にするのも一つの方法です。

基本的なビジネスマナー

基本的なビジネスマナーを身につけることは、業種・職種を問わず社会人として重要です。ビジネスシーンと普段の生活では、異なった言葉を使うことも少なくありません。たとえば、普段の生活では自分のことを「僕」や「わたし」といいますが、ビジネスシーンでは「わたくし」といいます。ビジネスマナーはすぐに身につくものではありません。ビジネスマナーを意識しながら業務を行うことで、少しずつ身についていくでしょう。

以下では、日本で働くうえで必要になる基本的なビジネスマナーを紹介するので、参考にしてください。

TPOに合った身だしなみを心掛ける

人の第一印象は身だしなみによって変わります。清潔感のある髪型や服装は、ビジネスシーンで人に良い印象を与えるための重要なマナーといえるでしょう。ビジネスマナーに沿った身だしなみのチェックポイントは以下のとおりです。
 

・服やメイクは派手ではないか

・服にしわやしみがないか

・髪がはねたり伸びたりしていないか

・爪は伸びていないか

・香水はつけ過ぎていないか
 

職場によっては制服が決められています。制服の着こなしにルールがある場合は従って、ない場合はビジネスマナーを参考に着用しましょう。

しっかりと挨拶やおじぎを行う

ビジネスで会う人には、こちらから挨拶やおじぎをするのがマナーです。出社時は「おはようございます」、退勤時は「お先に失礼します」と挨拶をしましょう。また、自分に直接関係がなくても、来社した人には「お世話になっております」の言葉と共におじぎをするのも、社会人として大切なマナーです。

社会人として敬語を使い分ける

日本語の敬語には尊敬語・謙譲語・丁寧語があり、ビジネスでは相手によって使い分けます。尊敬語は、上司や先輩、取引先の人など自分より目上の人を敬うときに使う敬語です。謙譲語は、自分を低く表現し相手への敬意を示すときに使います。丁寧語は、相手との立場に関係なく言葉を柔らかくする敬語です。同じ意味の言葉でも、行動する人によって選ぶ敬語を変えます。
 

・「言う」は尊敬語で「おっしゃる」、謙譲語で「申し上げる」、丁寧語で「言います」

・「見る」は尊敬語で「ご覧になる」、謙譲語で「拝見する」、丁寧語で「見ます」

・「聞く」は尊敬語で「お聞きになる」、謙譲語で「伺う」「拝聴する」、丁寧語で「聞きます」
 

日本語の敬語は使い分けが難しいといえます。日本語の本や日本人との会話から覚えていくと良いでしょう。

こまめに報連相を行う

報連相は重要なビジネスマナーの一つで、報告・連絡・相談を略した言葉です。報連相をしっかりと行うと、行き違いが少なくなり業務をスムーズに進められます。

報告・連絡・相談を行う際のポイントは、以下のとおりです。
 

・報告:業務の状況や結果、ミスなどを結論から伝える

・連絡:情報や出来ごとを自分の意見を入れずに知らせる

・相談:不安や疑問があれば、早めに相談する
 

報連相は簡潔・迅速に行うのがマナーです。なお、相談後には結果も伝えるようにしましょう。

時間を厳守する

出社時間や締め切り、集合時間を守るのは最低限のマナーです。日本ではビジネスマナーとして、決められた時間ちょうどではなく、少し早めの行動が求められます。たとえば、出社は15分ほど、人との約束は5~10分ほど早く着くようにしましょう。初めて行く場所の場合は事前に行き方や交通手段、所要時間を調べておきます。もしも、時間に間に合わないとわかったときは、すぐに相手に連絡し、謝罪と遅れる時間を伝えるのがマナーです。

有給を取る際や欠勤をする際は連絡をする 

有給は、上司や一緒に働いている人に事前に日にちを相談したうえでとります。業務に支障が出ないように引継ぎを行うのがマナーです。

また、欠勤は、分かった時点で上司に連絡します。当たり前のことですが、無断欠勤はしないようにしましょう。

業務におけるビジネスマナー

業務におけるビジネスマナーは、名刺交換や電話対応、メールの送信などに関して、広い範囲に及びます。名刺交換の仕方や上座(かみざ)・下座(しもざ)は日本独自のマナーで複雑です。以下では、業務におけるビジネスマナーを紹介するので、参考にしてください。

名刺交換は立って行う

名刺交換は、立って行うのがマナーです。机がある場合は、机の横に移動して相手の正面で行います。名刺は相手が読みやすい向きにしたうえで、名刺入れの上に置いて両手で差し出しましょう。渡す際に社名や部署、氏名を名乗ります。なお、名刺を渡す順番は、訪問した側もしくは立場が下の人からです。

名刺の受け取りは両手で行います。受け渡しを同時に行う場合は、自分の名刺を右手で差し出し、相手の名刺を左手で受け取りましょう。受け取った名刺をすぐにしまうと失礼にあたるので、商談や打ち合わせの間は名刺入れの上に乗せ、机の左側に置きます。

電話をかけるタイミングや名乗りに留意する

電話をかける際は、業務が忙しいと思われる時間や休憩時間の直前は避けます。電話をかけた人から名乗り、簡潔に用件を述べるのがマナーです。電話をとる際は、呼び出し音3回以内にとるようにしましょう。相手の氏名や用件を聞き、担当者不在の場合は「折り返しお電話いたしましょうか」と聞きます。折り返し電話が必要な場合はメモをとり、後ほど担当者に内容を伝えましょう。電話は顔が見えないからこそ、明るい声と丁寧な言葉遣いで対応するのが重要です。

ビジネスメールは読みやすく簡潔に

ビジネスメールは、簡潔にわかりやすく書くのがポイントです。

メールの件名には、差出人の社名・氏名・簡単な用件を入れましょう。用件がないと、内容がわからずほかのメールに埋もれる可能性があります。また、本文は、相手の社名・部署名・敬称をつけた氏名を書いた後に、「お世話になっております」といった挨拶からはじめるのがマナーです。内容は簡潔にまとめ、最後に自分の会社名・部署名・氏名・電話番号などを記載します。

上座・下座を意識する

上座(かみざ)・下座(しもざ)は、会議室や車、エレベーターなどにおける位置の優劣を示す言葉です。上座は、室内の中でも落ち着ける奥の席や景色が見える場所などの良い位置を指します。下座は入口に近い位置です。ビジネスマナーでは、目上の人や取引先の人を上座に案内します。たとえば、会議室で目上の人や取引先の人を案内する際は、「奥の席へどうぞ」と声をかけ、上座をすすめましょう。

まとめ

日本で社会人として働くうえで、ビジネスマナーは必要な知識といえます。ビジネスマナーを身につけると、相手に良い印象を与え、業務をスムーズに進められるでしょう。ビジネスマナーを身につけるには、一緒に働いている上司や先輩をお手本にしたり、研修や本から学んだりすると良いでしょう。

ライター

WeXpats
生活・仕事・留学に関するお役立ち情報から、日本のディープな魅力を紹介するコラムまで、バラエティ豊かな記事をお届けします。

Special Features 特集

Top Articles 人気記事

Our Social Media ソーシャルメディア

日本の最新情報を9言語で定期更新しています。

  • English
  • 한국어
  • Tiếng Việt
  • မြန်မာဘာသာစကား
  • Bahasa Indonesia
  • 中文 (繁體)
  • Español
  • Português
  • ภาษาไทย
TOP/ 日本で仕事する/ 仕事文化(マナー・給料・キャリア)/ 日本のビジネスマナーを外国人に解説!服装から人への接し方まで紹介!

当社のウェブサイトは、利便性及び品質の維持・向上を目的に、Cookieを使用しております。Cookieの使用に同意頂ける場合は、「同意する」ボタンを押して下さい。 なお、当社のCookie使用について詳しくはこちらをご参照下さい。

Cookie利用ポリシー