日本語のメールの書き方を知りたい方に例文やポイントを紹介

WeXpats
2024/01/26

日本語のメールは書き方のルールが多く、初めは誰でも苦戦します。日常では使わない言い回しも用いるため、慣れるまでは書き方に注意が必要です。
このコラムでは、メールの書き方をシチュエーション別に紹介するほか、ビジネスメールの書き方も解説しています。メールを送る際のポイントもまとめているので、内容をチェックして円滑なやり取りができるようにしましょう。

目次

  1. 日本語のメールは書き方が難しい
  2. 日本語のメールの書き方
  3. 相手や状況に応じた日本語のメールの書き方と例文
  4. メールを送る際のポイント
  5. まとめ
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日本語のメールは書き方が難しい

日本語のメールは書き方が難しいの画像

日本語のメールの書き方は複雑です。その理由は、ルールが細かく決まっていたり、日常では使わない言い回しが多かったりするのが関係しているでしょう。

ルールが細かく決まっている

日本では、メールの書き方に細かいルールがあります。その理由は、日本ではもともと手紙を書く際に非常に細かい決まりがあるためです。

日本語で便箋に手紙を書く際、書き始めには「拝啓」「啓上」などの「頭語」を入れたうえで、季節に合わせた挨拶文である「時候の挨拶」を入れる必要があります。
文章を終える際にも、相手の活躍や健康を祈る「結びの挨拶」や締めの言葉である「結語」を入れなくてはなりません。結語には「敬具」や「かしこ」などの言葉があります。ほかにも、文頭は1字下げて書き始めるといったように気を付ける点が多く、正しく手紙を書くには知識が必要です。

メールは便箋に書く手紙よりルールが簡略化されており、立場が同じ人とやり取りする際は細かい書き方を気にしなくても良い場合があります。しかし、職場の上司や取引先、目上の相手とメールのやり取りをする際は注意が必要です。ルールが守れていないと、常識が無い人と判断され評価を落とす恐れがあります。

日常では使わない言い回しをする場合がある

ビジネスメールでは、普段は使わない言い回しをよく用います。理由は、対面していない分、実際に会話するよりもさらに敬意や丁寧さが伝わる文章にする必要があるためです。

たとえば、日常的にやり取りのある人にお礼を言うときは、話し言葉だと「いつもお世話になっております」と伝えるのが一般的です。しかし、ビジネスメールになると「平素よりお世話になっております」と伝えるのが良しとされています。
また、相手が所属している企業を敬う口語表現は「御社」ですが、ビジネスメールだと「貴社」と書き方を変えなくてはなりません。

御社と貴社の使い方については、「面接前に正しい敬語を知りたい!外国人に向けてNG例や注意点を解説」や「日本の就活用語を外国人留学生に向けて解説!」のコラムでも紹介しています。

日本語のメールの書き方

日本語のメールの書き方の画像

以下では、日本語のメールの書き方を紹介します。分かりやすく、なおかつ相手に丁寧な印象を与える書き方を心掛けましょう。

本文の内容が分かる件名にする

メールの件名には、本文の内容が分かる文言を具体的かつ簡潔に入れましょう。そうすることで、やり取りをしている人が多忙ですぐにメールを開けない場合でも、内容を伝えることが可能です。
以下の例文のように、内容を書くとメールをした意図が伝わりやすく親切です。

【件名の例文】

  • 「打ち合わせ日程のご相談【自分の所属している企業名・氏名】」
  • 「●月●日の15時から伺います/自分の所属している企業名・氏名」

【】や/などの記号を用いると、簡潔に見やすく書けます。ただし、「?」「!」はカジュアルな印象を与える記号のため、ビジネスメールには使わないほうが無難です。

誰に宛てたメールなのかを書く

メールを書く際は、本文の前に誰宛なのかを書くのがマナーです。個人に送る場合は、相手の氏名に「様」を付けて書きましょう。

ビジネスメールにおいて、社内の人に送る場合は「部署名・氏名」のあとに様を付けます。相手が役職に就いている人であれば、「部署名・氏名」のあとに役職を付けた書き方も可能です。
一方、社外の人に送る場合は「会社名・部署名・役職名」のあとに相手の氏名に様を付けます。会社名は略さずに、「株式会社△△」や「有限会社●●」などと書きましょう。「株式会社」や「有限会社」の文字が、社名の前後どちらに付くかは会社によって異なるので、確認してから書くことが重要です。

組織宛に送り、一人ひとりにメールを確認してほしい場合は「各位」と書きましょう。具体的には、「関係者各位」「営業部各位」といった書き方をします。
社内宛・社外宛のどちらの場合も、相手の氏名が不明な場合は「ご担当者様」と書くと良いでしょう。また、関連する部門全体に宛てたメールを送る場合は、部署名に「御中」と付けて送信します。
「ご担当者様」「御中」は、ビジネスメール以外のやり取りでも使えるので、覚えておきましょう。

書き始めの挨拶を入れる

日本語でメールを書く際は、いきなり本題を書くのではなく、文章の始めに挨拶を入れましょう。日本では、手紙を書くときに書き始めに挨拶を入れるのがマナーであり、メールでもその慣習が残っています。ただし、便箋に書く手紙のように季節の挨拶は必要ありません。日本語でメールを送る際の始めの挨拶は、以下のような書き方をします。

【日本語のメールの書き始めの挨拶】

  • 「初めてご連絡いたします。△△と申します」
  • 「ご無沙汰しております。△△です」
  • 「お忙しいところ失礼いたします。△△社△△課の△△です」

前述した「平素よりお世話になっております」という挨拶も使えます。

本文は簡潔にまとめる

メールを書く際は、一番最初に要旨を書き、続けて伝えたい内容を簡潔に書きます。一文は20〜30文字程度にして文が終わるごとに改行し、話題が変わるときは空行を挟みましょう。複数の内容があるときは、番号を振ったり見出しを立てたりするなど、書き方を工夫すると見やすくなります。

ビジネスメールでは、内容が伝わりにくかったり雑談がメインになったりするのは相応しくありません。仕事以外の話題ならば、ビジネスメールで伝えるのではなく、プライベートで話すのがマナーです。

結びの挨拶を入れる

日本語でメールを書く際は、本文のあとに結びの挨拶を入れましょう。日本語の結びの挨拶は、英語の「Best Regards」と同じ役割を持ちます。

【日本語のメールの結びの挨拶】

  • 「どうぞよろしくお願いいたします」
  • 「何卒よろしくお願い申し上げます」
  • 「ご多忙と存じますが、くれぐれもご自愛ください」

何かを説明した場合は、「ご不明な点がございましたら、お気軽にお尋ねください」と書いても良いでしょう。

自分の署名を入れる

メールの最後には、必ず自分の署名を入れます。個人的なメールの場合は氏名に加えて、必要であれば電話番号や住所を書きましょう。
社内の人にメールを送る際は、自分の所属部署や役職、氏名の記載が必要です。社外の人宛であれば、会社の住所や連絡先も書かなければいけません。
署名は、本文との間に記号を用いて区切りを入れ、読みやすくしましょう。

【社外の人にメールを送る際の署名】
何卒、よろしくお願い致します。(結びの挨拶)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△ △△(氏名)

〒△△△ー△△△△
東京都品川区大崎△△△ー△△△△
電話番号:03ー△△△ー△△△△
携帯電話番号:△△△ー△△△△ー△△△△
メールアドレス:△△△△@△△.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

このような署名はテンプレートで作っておくと便利です。

ビジネスメールの書き方については、「日本のビジネスマナーを解説!服装から人への接し方まで紹介!」や「日本特有のマナーとは?食事や日常生活、ビジネスシーンの礼儀・作法を紹介」のコラムでも触れています。

相手や状況に応じた日本語のメールの書き方と例文

相手や状況に応じた日本語のメールの書き方と例文の画像

以下では、相手や状況に応じた日本語のメールの書き方を紹介します。内容は変わっても基本の書き方はほとんど一緒です。

ホテルを予約する際

ホテルを予約する際のメールには、氏名・宿泊を希望する日にち・人数・プランなどを書きます。

【例文】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名:●●月●●日の予約【△△(自分の氏名)】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●ホテル
ご担当者様

●●ホテルの予約をお願いしたくメールをしております、△△(自分の氏名)と申します。
以下の日程や条件での予約は可能でしょうか。

氏名:△△
日にち:●●月●●日~●●月●●日
人数:大人●●人、子ども●●人
チェックイン予定時間:●●時
希望するプラン:●●プラン
希望する部屋:海側の部屋
携帯電話番号:△△△ー△△△△ー△△△△
メールアドレス:△△△△@△△.jp

お忙しいところ恐縮ですが、ご返信よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△ △△(氏名)

〒△△△ー△△△△
東京都品川区大崎△△△ー△△△△
電話番号:03ー△△△ー△△△△
携帯電話番号:△△△ー△△△△ー△△△△
メールアドレス:△△△△@△△.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

食事の希望や最寄駅からの送迎など、ホテル側へのお願いがある場合はあわせて書きましょう。

お願いごとをする際

メールでお願いごとをする際は、依頼内容を具体的に書きます。その際に、「お願いいたします」「〜していただければ幸いです」などの丁寧な表現を使いましょう。以下では、初めて連絡をする企業に、見積もりをお願いする際のビジネスメールの書き方を紹介します。

【例文】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名:●●見積書作成のお願い【△△株式会社△△(自分の氏名)】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●株式会社●●部●●課
ご担当者様

初めてご連絡させていただきます。
△△株式会社△△部の△△(自分の氏名)と申します。

現在、弊社では貴社サービス●●の導入を検討しております。
つきましては、以下の内容にて見積書を作成していただけませんでしょうか。

商品名:●●
数量:●●
仕様:●●
納期:●●

なお、△月△日までにお見積書をいただけると幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△ △△(氏名)

〒△△△ー△△△△
東京都品川区大崎△△△ー△△△△
電話番号:03ー△△△ー△△△△
携帯電話番号:△△△ー△△△△ー△△△△
メールアドレス:△△△△@△△.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

「お願いします」「〜してください」といった表現は敬語ですが、一方的な印象を与える可能性があるので避けましょう。

アポイントメントを取る際

アポイントメントを取る際のメールには、複数の候補日を書くと良いでしょう。以下では、訪問日程を確認する際のビジネスメールの書き方を紹介します。

【例文】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名:訪問日程のお伺い【△△株式会社△△(自分の氏名)】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●株式会社●●部●●課
●●(相手の苗字)様

平素よりお世話になっております。
△△株式会社の△△(自分の氏名)です。
先日は、弊社サービス導入ご検討の連絡ありがとうございました。
つきましては、さっそく弊社サービスについて説明させて頂きたいと考えております。

近々ですと、以下の日時でお伺いすることが可能でございます。

【ご訪問可能日時】
7月15日:午後2時~午後5時
7月17日:午前11時~午後1時
7月19日:午後3時~午後5時

●●様のご都合を教えていただけますと幸いです。
ご都合が悪ければお申し付けください。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒ご検討宜しくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△ △△(氏名)

〒△△△ー△△△△
東京都品川区大崎△△△ー△△△△
電話番号:03ー△△△ー△△△△
携帯電話番号:△△△ー△△△△ー△△△△
メールアドレス:△△△△@△△.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

アポイントメントを取る際のメールには、自分の希望日を書くだけでなく、相手の都合を伺う言葉を添えるようにしましょう。

感謝やお礼の気持ちを伝える際

感謝やお礼の気持ちを伝える際の、日本語のメールの書き方は以下のとおりです。例文を基本として、できるだけ自分の言葉で感謝やお礼の気持ちを伝えられるような書き方を考えましょう。以下は、打ち合わせ相手へのお礼のビジネスメールの例文です。

【例文】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名:昨日の打ち合わせのお礼【△△株式会社△△(自分の氏名)】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●株式会社●●部●●課
●●(相手の苗字)様

平素よりお世話になっております。
△△株式会社の△△(自分の氏名)です。
昨日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

●●様から伺ったご要望について弊社でも話し合い、今後のご提案に活かしていきたいと考えております。
ほかにも、ご要望やご質問がございましたら、遠慮なくご連絡いただけたらと存じます。

引き続き、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△ △△(氏名)

〒△△△ー△△△△
東京都品川区大崎△△△ー△△△△
電話番号:03ー△△△ー△△△△
携帯電話番号:△△△ー△△△△ー△△△△
メールアドレス:△△△△@△△.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

感謝やお礼のメールは、該当する出来事からできるだけ時間を空けずに送りましょう。

お詫びする際

メールでお詫びする際は、書き始めの挨拶と自分の氏名のあとに、何に対する謝罪かを書きます。特に丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

【例文】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名:△△の訂正とお詫び【△△株式会社△△(自分の氏名)】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●株式会社●●部●●課
●●(相手の苗字)様

平素よりお世話になっております。
△△株式会社の△△(自分の氏名)です。

先日送付させていただいた資料の△△に関する記載に誤りがございました。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

修正版を添付させていただきましたので、ご確認いただければと存じます。

今後は同じようなミスがないように、確認を徹底して参りたいと思います。
引き続きよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△ △△(氏名)

〒△△△ー△△△△
東京都品川区大崎△△△ー△△△△
電話番号:03ー△△△ー△△△△
携帯電話番号:△△△ー△△△△ー△△△△
メールアドレス:△△△△@△△.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

最後に、同じ失敗を繰り返さないという文章や具体的な対策を書くようにしましょう。

謝罪に使われる日本語は、「moushiwakenaiはどう使う?謝罪の気持ちを表現しよう」のコラムでも紹介しているので、ぜひチェックしてください。

メールを送る際のポイント

メールを送る際のポイントの画像

メールを送信する際は、敬語の使い方や誤字、脱字に注意しましょう。また、送信先の設定やメールを送るタイミングなどに気を付けることも必要です。メールを打ち終わったら送信前に必ず見直し、言葉の使い方や送信設定に間違いがないかを確認しましょう。

間違った敬語を使わない

日本語でメールを送る際は、敬語の使い方を間違えないようにしましょう。書面上での間違いはあとに残るため、対面での会話以上に注意しなくてはなりません。間違って使いやすい敬語と適切な言い回しへ変えた表現は、以下のとおりです。

間違って使いやすい敬語

適切な言い回し

「了解しました」

「承知いたしました」「かしこまりました」

「~させていただきます」

「〜いたします」

「よろしかったでしょうか」

「よろしいでしょうか」

「どうしますか」

「いかがいたしますか」

「大丈夫です」

「問題ございません」

「~してます」

「〜しております」

以上の左側の言葉は、敬語として間違いではありません。しかし、ビジネスメールでは失礼な印象を与える可能性があります。
また、動作の主体によって変化する敬語の使い分け方も覚えておきましょう。たとえば、同じ「する」でも、相手が主体だと「〜していただく」「〜してくださる」、自分が主体だと「〜いたします」を使います。
正しい敬語の書き方が分からなくなった際は、その都度Webサイトや辞書で調べる習慣を付けましょう。

添付ファイルのサイズに注意する

相手の環境によって受信できるメールのデータ量は異なるので、添付ファイルがある際はサイズに注意しましょう。一般的に添付ファイルのサイズの目安は、2MB程度までといわれています。合計したファイルのサイズが2MBを超える際は、相手に送る前に受け取れるかを聞いてみるのがベターです。

なお、相手がファイルを確認する際は、対応しているアプリを持っていないと開けません。事前にファイルの種類の指定があった場合は、相手の指示に沿った形式で送りましょう。

送信先設定を間違えない

メールを送る際は、送信先設定を間違えないようにしましょう。たとえば、誤ってメールアドレスをTOやCCに入れてしまうと、同じメールを受け取った全員がほかの人の連絡先を閲覧できる状態が生じます。重要な個人情報であるメールアドレスが漏洩すると、顧客や取引先の信用を損ないかねません。以下では、TO・CC・BCCについて解説するので、内容をチェックして状況に合った送信先設定ができるようになりましょう。

TO

TOには、対応(返信)してほしい相手のメールアドレスを入れます。主にやり取りをしている相手をTOに設定するのが基本です。

CC

CCは、「Carbon Copy(複写)」の略語です。メールの内容に目を通して欲しい人のメールアドレスを入れます。対応や返信をして欲しいわけではないが、メールの内容を周知する必要のある人に使う送信先設定です。

BCC

BCCは「Blind Carbon Copy(見えない複写)」の略語で、不特定多数の人にメールを送る際に使います。
BCCに入れたメールアドレスはTOやCCの人、ほかのBCCの人からは確認できません。そのため、メールアドレスがほかの人に流出するのを防げます。複数の顧客や取引先に一斉にメールを送るときはBCCにメールアドレスを入れましょう。

誤字や脱字に注意する

日本語でメールを書く際は、漢字の誤変換による誤字や脱字に気を付けましょう。自分が書いた日本語のメールに誤字や脱字がないかと心配なときは、周囲の人にダブルチェックを頼むと安心できます。特にビジネスメールや目上の人とのやり取りでの不備は失礼に当たるため、送信する前にしっかり見直しましょう。

たびたび打ち間違える言葉は、単語登録すると誤字を防げるうえに入力の手間が省けるのでおすすめです。

メールを送信するタイミングに気を付ける

メールは、送信するタイミングにも気を配らなくてはなりません。深夜や早朝にメールを送信するのはマナー違反です。
特に、ビジネスメールを顧客や取引先などの社外の人に送るときは気を付けましょう。内容によっては営業時間外に返信させることになり、他社の従業員の労働環境を悪くさせるきっかけになります。他社の営業時間が分からなければ、午前9時から午後5時までの間に送れば間違いないでしょう。

まとめ

慣れない人にとって、日本語のメールの書き方は難しいといえます。しかし、ある程度基本を覚えられれば、どのような内容でも書き方は一緒です。不安なときは周囲の人に聞いたり辞書で調べたりしながら、正しいメールの書き方を身に付けましょう。

ライター

WeXpats
生活・仕事・留学に関するお役立ち情報から、日本のディープな魅力を紹介するコラムまで、バラエティ豊かな記事をお届けします。

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