日本で転職を考えているけれど履歴書の書き方が分からないという外国人の方も多いでしょう。このコラムでは、日本式の履歴書の書き方とルールやマナーを解説。封筒の書き方と郵送方法についても、紹介しています。履歴書は自分をアピールする重要な書類です。転職活動を成功させるためにも、日本の履歴書の書き方やルール、マナーをマスターしておきましょう。
目次
日本での仕事探しで悩んでいませんか？
履歴書を書くときのポイント
日本で転職をするときは、日本式の履歴書フォーマットを使用するようにしましょう。ここでは、履歴書を書くときのポイントや基本的なルールを紹介します。
手書き・PC作成どちらでも可能
企業から指定がない限り、履歴書は手書きとPC作成のどちらでも構いません。ただし、必ず日本式のフォーマットで書くようにしましょう。日本では、履歴書と職務経歴書は別々に書くので注意が必要です。なお、市販の履歴書にはJIS規格履歴書やパート・アルバイト用履歴書、転職用履歴書など、さまざま種類があります。正社員を目指す際は、パート・アルバイト用履歴書を買わないようにしましょう。
手書きは黒のボールペンで書く
履歴書を手書きする際は、黒のボールペンで書きます。インクが滲んだり、擦れたりすることがないよう、履歴書を書き始める前に試し書きするのがおすすめです。なお、こすったら消えるボールペンは履歴書では使えません。水性か油性、ゲルインクの黒ボールペンを使用しましょう。
和暦か西暦か統一する
日付は、履歴書全体で和暦か西暦か統一します。「令和3年」と書くのが和暦で、「2021年」と書くのが西暦です。
書き間違えたら修正せずに書き直す
手書きでもし書き間違えてしまったら、新しい履歴書に書きなおすようにしましょう。修正テープや修正液、二重線での訂正は、良い印象を与えません。最初に鉛筆で薄く下書きをしてから、黒のボールペンで上から書くと、書き間違いのミスは無くせるでしょう。なお、鉛筆の下書きは黒のボールペンが乾いた後に消しゴムで消します。このとき、黒のボールペンが滲まないように注意しましょう。
履歴書は複数の企業で使い回さない
同じ内容の履歴書を複数の企業で使い回すのはNGです。どの企業にもいえる志望動機や自己PRを書いているため、内容が薄く、働きたいという気持ちが届きにくくなります。その結果、書類選考を通過できない場合も。履歴書は必ず企業一社ごとに書くようにしましょう。
履歴書の書き方をマスターしたい方には、「外国人が日本の履歴書を書くコツとは？就職・転職で有利になる書き方を紹介」や「履歴書の書き方を外国人向けに解説！提出前にチェックすべきポイントとは」のコラムもおすすめです。これから就職活動を行う外国人の方は、ぜひ参考にしてください。
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基本情報の書き方
ここでは、日付や氏名、住所といった基本情報の書き方について説明します。基本情報を書くときにもルールがあるので、ぜひ参考にしてください。
日付
日付には、履歴書を提出する日を記入します。面接に持っていく場合は面接日、郵送する場合は投函日です。履歴書を作成した日付ではないので注意しましょう。
氏名
氏名は、姓（Last Name）と名（First Name）の間にスペースを空けて読みやすくしましょう。氏名欄の上にあるふりがな欄には、「ふりがな」と書いてあれば平仮名で、「フリガナ」と書いてあればカタカナで書きます。
生年月日・年齢
生年月日は、「（Year）年/（Month）月/（Day）日生」という書き方です。年齢の書き方は「満（Age）歳」で、履歴書を提出または郵送する時点の年齢を記入します。
住所
住所は郵便番号、都道府県、番地、建物名、部屋番号の順に書きます。このとき、建物名まで省略せずに書きましょう。ふりがなも正確に記入します。なお、番地や部屋番号の数字はふりがなに書く必要はありません。
電話番号・メールアドレス
連絡の取れる電話番号を記入します。メールアドレスは、携帯電話会社のキャリアメールアドレスではなく、パソコンのアドレスを記入しましょう。なお、メールアドレスはキャラクター名や好きな芸能人の名前、意味不明な文字の羅列などは避け、自分の名前を入れたものが好ましいです。
証明写真
証明写真は、3ヶ月以内に撮影したバストアップ写真を貼りましょう。スーツを着用し、髪型やメイクは面接に行くときと同じように整えます。写真は、写真スタジオか駅などに設置されている証明写真機で撮影するのが一般的です。写真のサイズは横3cm×縦4cmで準備し、履歴書から証明写真がはがれてしまったときにそなえて、写真の裏には自分の名前を書いておきます。
学歴・職歴欄の書き方
ここでは、学歴と職歴の書き方について解説します。採用担当者が見やすいように、学歴と職歴は1行あけて記入しましょう。
学歴
まず1行目の中央に「学歴」と書き、2行目から時系列順に学歴を記入します。学歴は、最終学歴の1つ前から書くのが一般的です。最終学歴とは「最後に卒業した学校」ではなく、「その人の学歴の中で最も高い教育機関のこと」を指します。大学卒業後に日本語学校や専門学校に入学した場合、最終学歴は大学。よって、学歴は高校卒業から記入します。
なお、学校名や学部、学科、専攻コースは省略せずに正式名称で書くのがルールです。学校名や学部のあとにはスペースを開けて、「入学」や「卒業」と記入します。中退した場合は「中退」、在学中の場合は「卒業見込み」です。
職歴
学歴を書き終わったら1行開けて、次の行の中央に「職歴」と記入しましょう。そして、以降の行に入社した順に職歴を記入していきます。学歴と同じく、社名や部署名は正式名称で書くのがルールです。なお、簡潔に仕事内容を記入します。退職理由は「一身上の都合により退職」と書くのが一般的です。在職中の場合は「現在に至る」と記入し、最後の行の右に「以上」と書きます。
免許・資格欄の書き方
免許と資格は略称ではなく、正式名称で記入します。仕事で活かせる資格は積極的に書きましょう。免許や資格が何もない場合、空白で提出するのはNGです。「特になし」と記入しましょう。
志望動機の書き方
志望動機は、どの企業にもいえるような抽象的なものではなく、具体的な志望理由を書きましょう。具体的な志望動機を書くには、自己分析と企業研究が必須です。これまで経験した業務で培ったことや自身の強みを入社後にどのように活かし、将来的にどうなりたいかというキャリアビジョンまで伝えましょう。
なお、志望動機を書くときは企業のことを「貴社」と書きます。「御社」は、面接などで使う話し言葉になるので、間違えないようにしましょう。
本人希望欄・通勤欄・扶養家族欄の書き方
ここでは、本人希望欄と通勤欄、扶養家族欄の書き方について解説します。扶養家族の人数の考え方は慣れないうちは難しいので、しっかりと確認しておきましょう。
本人希望欄
本人希望欄は、「貴社の規定に従います」と書くのが暗黙のルールです。給料や勤務時間といった待遇に関する希望を書くのは好ましくありません。ただし、数種類の職種が求人に掲載されている場合は、「◯◯職を希望します」というように記入しましょう。
通勤欄
通勤欄には、自宅から会社までの通勤時間を記入します。「約30分」「約45分」というように、おおおよその時間を「約◯分」と記入するのが一般的です。
扶養家族欄
扶養家族欄には扶養家族の人数と配偶者の有無、配偶者の扶養義務の有無を記入します。扶養家族とは自身が養う家族のことです。扶養家族に、配偶者（夫または妻）は含みません。配偶者が1人と子供が2人いる場合は、扶養家族は2人になります。
封筒の書き方と郵送方法
ここでは、履歴書を入れる封筒の書き方と郵送方法について解説します。それぞれ、ルールやマナーがあるので確認しておきましょう。
封筒の書き方
封筒は基本的に縦書きです。表面の右側に住所、中央に会社名と宛名を正式名称で記入します。このとき、株式会社は「（株）」と略して書かないように注意しましょう。宛名は担当者が分からない場合は「人事部御中」または「採用ご担当者様」と書きます。担当者が分かる場合は「◯◯部 △△様」と部署名と担当者名を書きましょう。そして、表面の左下には「履歴書在中」と赤ペンで書き、文字を四角で囲みます。「履歴書在中」と書かれたスタンプを使用しても構いません。なお、「履歴書在中」と印字された封筒もあるので、字を書くのが苦手な方はそちらを活用すると良いでしょう。
封筒の裏面の左下には、自分の住所と名前を縦書きします。
履歴書の郵送方法
履歴書は折り目がついたり汚れたりしないように、クリアファイルに挟んでから封筒に入れます。郵送するときは、郵便料金が不足しないよう郵便局に持っていくのがおすすめです。期限内に届くように送付し、急ぐ場合は速達にしましょう。書留は、採用担当者の手を煩わせることになるので避けます。
まとめ
日本式の履歴書には日付や学歴・職歴の書き方など、さまざまなルールがあります。慣れないうちは、難しかったり理解できなかったりと悩むこともあるでしょう。しかし、履歴書は企業に対する自己アピールの第一段階です。理想の転職をするためにも、日本式の履歴書の書き方マスターしておきましょう。
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