日本で働く外国人の中には、「退職手続きの流れが分からない…」と悩む人もいるでしょう。退職手続きの際は、確認する書類が多数あるため、一つひとつ丁寧に目を通すことが大切です。また、次の職場でスムーズに入社手続きを完了させるためにも、確認を怠らないようにしましょう。
このコラムでは、退職手続きが始まるまでの一般的な流れや、退職後の公的な手続きについても紹介します。参考にしてください。
目次
日本での仕事探しで悩んでいませんか？
退職手続きが始まるまでの一般的な流れ
退職手続きを開始するまでの一般的な流れとして、3つのステップがあります。まずは、上司に退職の意思を伝えましょう。その後、退職届を提出し、会社の人事部が退職手続きに入ります。この流れを意識し、1つずつクリアしていきましょう。
1.上司に退職の意思を伝える
第一にすべきことは、直属の上司に退職の意思を伝えることです。周囲に邪魔されない場所で上司に自分の気持ちや退社希望日を伝え、上司からの理解を得ることが大切です。
退職理由の伝え方でお悩みの方には、「円満退職とは？メリットやコツを外国人に向けて解説」や「円満退社するための退職理由の伝え方を知りたい！外国人に例文付きで解説」のコラムがおすすめ。前向きな退職理由の伝え方を理解し、円満退社できるように準備しておきましょう。
2.退職届を提出する
上司にしっかりと退職の意思を伝えることができたら、退職届を提出しましょう。自分の意思を書面に残すことでトラブルを防ぎ、改めて自分の意思の強さを示すことができます。企業で退職届のフォーマットが定められている場合は、指示に従いましょう。
「退職届の書き方を解説！日本で転職したい外国人へ例文や注意点も紹介」では、退職届を作成する際の注意点や例文を紹介しています。退職を検討している方は、ぜひチェックしてみてください。
3.人事が退職手続きを開始する
退職届が受理されたら、人事部が退職手続きを開始します。送付される書類には必ず目を通し、企業に返却する保険証や備品などがあれば用意しておきましょう。
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退職前の手続きで企業に提出するもの
退職前の手続きで企業に提出するものを解説します。人事部が手続きをスムーズに行うためにも、迅速に対応しましょう。
退職届を提出する
前述のとおり、最初の提出物は退職届です。記入漏れや誤字脱字がないようにチェックし、サインや押印なども忘れないようにしましょう。また、提出後に退社予定日などを変更してしまうと、人事部や上司がスケジュール調整をし直す手間が生じます。そのため、提出後の訂正はしないことが鉄則です。
企業の備品を返却する
企業の備品を返却しましょう。たとえば、社用携帯や名札、パソコンなど、企業からの貸出物は、綺麗にして返却するのがマナーです。返却するタイミングは企業にもよりますが、最終出社日に返却するのが一般的といえます。漏れや不備がないか確認し、会社のルールに沿って丁寧に返却しましょう。
保険証を返却する
備品と同様、保険証（健康保険被保険者証）を返却しましょう。次の職場で新たな健康保険への加入手続きがある場合は、迅速な脱退手続きが必要です。在籍中の企業で保険の脱退手続きが遅れてしまうと、その分新たな職場での加入手続きも後ろ倒しになってしまうため、注意しましょう。
退職後の手続きで企業から受け取る書類
退職後の手続きで、企業から受け取る書類を解説します。退職後は、会社からさまざまな書類を渡され、なかには次の職場で提出を求められるものもあるので、細かいチェックが必要です。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証とは、「雇用保険に加入した際に発行される証明書」であり、会社を退職する際に受け取るものです。転職すると、入社手続きの際に必ず提出を求められるため、大切に保管しましょう。万が一紛失してしまった場合は、最寄りのハローワークで再発行の申請ができます。
雇用保険被保険者離職票
「離職票」は、会社を退職した際に発行される「退職したことを証明する書類」です。離職票も、多くの転職先で提出を求められます。また、離職票は、会社側に対し「退職者が退職してから10日以内に本人に送付する」ということが義務付けられています。そのため、退職した日から10日を過ぎても自宅に届かない場合は、在籍していた会社に問い合わせましょう。
源泉徴収票
源泉徴収票は、当年の間に会社から支払われた給与等の金額と、自分が支払った所得税の金額が記載された書類です。これは退職した後に発行されるもので、従業員の確定申告や、次の職場での年末調整に使われます。源泉徴収票も、ほとんどの転職先で提出を求められるため、大切に保管しましょう。
健康保険被保険者資格喪失確認通知書
健康保険の被保険者資格喪失確認通知書は、退職後に次の職場で健康保険の切り替えをするための書類です。健康保険を喪失したことの証明書となるため、転職先によってはこの書類も提出を求められる場合があります。健康保険に関する書類は、次の職場の入社手続きが完了するまで、すべて保管しておいたほうが良いでしょう。
退職後の公的な手続き
退職後の公的な手続きについて解説します。各手続きを管轄している場所や準備する書類をしっかり確認しておきましょう。
失業保険の給付手続き
失業保険とは、退職後に次の職場が決まっていない場合、一定額の補助金を受け取れる制度です。ただし、退職から1年間を有効期限とし、書類を管轄のハローワークに持参する必要があります。手続きに必要な持ち物は、以下の6点です。
・雇用保険被保険者証
・離職票
・印鑑（認め印でOK）
・住民票や運転免許証など身分を証明するもの
・証明写真（履歴書用サイズ）
・預金通帳
上記の持ち物に1つでも漏れがあると失業保険の手続きができませんので、確認を怠らないようにしましょう。
住民税の支払い手続き
住民税とは、都道府県や市町村の収入の多くを占める税金のことです。日本の住民税は、半年ごとの計算で個人の税金徴収額を決定しており、退職した月によって支払い方法が異なります。自分の退職月と照らし合わせて確認しましょう。
6月1日～12月31日に退職した場合
退職する月の支払い分は、在籍していた企業に特別徴収（給与天引き）で徴収してもらい、退職する月以降の住民税は、普通徴収（自分で納付）に切り替えて自分で納税します。退職前に在籍している企業に希望すれば、退職する月から翌年5月までの住民税を、給与や退職金から一括で支払ってもらうことも可能です。
1月1日～5月31日に退職した場合
原則として、在籍している企業を退職する月の給与から、5月までに支払うはずだった住民税を一括で徴収されます。しかし、退職する月の給与と退職金の合計より、徴収される住民税が多い時は、分割払いの相談をして自分で分割の金額で支払うことも可能です。管轄の役所の納税課に出向き、相談してみましょう。
まとめ
退職する際の手続きは、上司に退職の意思を伝えてから始まります。独断で手続きを進めず、上司への敬意を忘れずに丁寧に行動しましょう。退職前後は多くの書類を確認する必要があり、どの書類も重要な証明や記録として、大切に保管しなければなりません。転職先での入社手続きをスムーズに進めるためにも、迅速な対応を心がけましょう。
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