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知識が不十分なまま外国人を雇うと、人材が定着せず早期離職する恐れがあります。長くやりがいを持って働いてもらうには、企業側が適切な知識を有していることが重要です。そこで、このコラムでは在留資格や雇用手続き、採用の注意点など外国人雇用に欠かせない基礎知識を紹介します。外国人を受け入れたい企業は、参考にしてください。
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目次
外国人を雇う企業が増えているのは、深刻な人材不足と日本に入国する外国人数の増加が要因だと考えられます。日本は少子高齢化の影響で労働人口が徐々に減少している状況です。その一方で、日本で働く外国人は年々増加しているため、外国人雇用に踏み出す企業が増えています。
日本の労働力を確保するため、日本政府も外国人を積極的に受け入れる政策を数多く打ち出しています。在留資格「特定技能」や「高度専門職」の創設などがその具体例といえるでしょう。
詳しくは「【最新版】外国人労働者の受け入れ制度は3種類！メリットや課題を解説」「特定技能とはどのような在留資格？簡単にわかりやすく解説【2号範囲拡大】」のコラムで解説しています。
外国人を雇うことにはメリット・デメリットがそれぞれあります。
外国人を雇う最大のメリットは、人手不足が解消されることです。外国人にまで採用の間口を広げれば、自社の求める条件に合った人材を雇用できる可能性が高まります。このほかに、外国人を雇用することによって、他言語を必要とする業務がスムーズに行えたり海外進出が容易になったりするのも大きなメリットです。
デメリットとして挙げられるのは、日本人の雇用よりも工数やコストがかかる点です。ときには、在留資格に関する手続きを代理でしなくてはならない場合も。書類の発行なども含め、日本人の雇用にはない業務が発生します。また、言葉や文化の違いがあるため、コミュニケーションに工夫が必要な場合もあるでしょう。
外国人の雇用は、メリット・デメリットを理解したうえで、慎重に決める必要があります、
外国人雇用のメリット・デメリットは「外国人採用のメリットとは？日本企業が人材を雇用する際の注意点も解説」や「外国人を雇うメリット・デメリットは？雇用時の流れも解説」で詳しくまとめています。
外国人を雇う際は、特有の手続きや準備が必要です。以下の点を理解して、スムーズに外国人を雇用しましょう。
外国人を雇うと、在留資格に関する手続きが発生します。主な申請の種類は以下のとおりです。
このうち、「在留資格認定証明書交付申請」は本人が日本にいないため、基本的には企業が代理で行わなくてはなりません。「在留資格変更許可申請」および「在留期間更新許可申請」は外国人本人が行いますが、企業が発行する書類も数多くあります。
外国人を雇用したら、期日までに「外国人雇用状況の届出」をハローワークに提出する必要があります。雇用保険の加入者の場合は入社日の翌月10日まで、非加入者なら翌月末日が提出期限です。届出を怠ると、雇用者に30万円以下の罰金が科されるので注意しましょう。
書類には在留カード番号を書く必要があるので、本人の許可を得て在留カードのコピーを取っておくと申請がスムーズです。
外国人を雇うには、働きやすい環境の構築が必要不可欠です。日本人と外国人では育ってきた環境や文化、価値観が異なります。日本人に合わせた職場は外国人にとっては働きにくいので、お互いが気持ちよく業務に取り組めるよう、入社までに労働環境を整えましょう。
業務マニュアルの多言語化や宗教上の制約に配慮したメニューの追加など、細かいところまで整備すると外国人も働きやすい職場になります。外国人を雇う際に本人から配慮してほしい事柄を伝えられることもあるので、可能な範囲で労働環境に反映させましょう。
外国人を雇う前に、既存社員へ向けてコミュニケーション研修などの機会を設けることをおすすめします。外国人雇用を成功させるには、一緒に働く従業員からの理解が欠かせません。せっかく外国人を採用しても、周囲の人々とうまく打ち解けられなければ離職してしまう可能性があります。外国人を雇う際は配属される部署やチームの社員を中心に、コミュニケーションの取り方や異文化理解の重要性を説明して、理解を促しましょう。
仕事を円滑に進めるにはコミュニケーションが大切です。言語の壁がある分、曖昧な指示や説明は伝わりにくい場合があるので、分かりやすい言葉できちんと説明するよう心掛けましょう。また、雇用する外国人側にも、日本特有の文化や価値観、コミュニケーションのとり方を説明しておくのが大切です。
参照元 厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」
効果的な募集方法を選ぶと、スムーズに外国人を雇うことができます。通常の募集方法と並行して、以下の手段も検討してみましょう。
外国人に特化した就職・転職サイトは、幅広く人材を募集したい企業におすすめです。大量募集や特定のポジションに限定した求人の掲載など、さまざまな用途で利用できます。正社員だけでなく契約社員やアルバイト、派遣社員を募集する際にも使いやすいでしょう。求職者とのマッチング機能がある求人サイトもあるので、ニーズに適した外国人が集めやすいのがメリットです。
人材紹介サービスを利用すれば、希望条件にマッチした人材をピンポイントで集められます。企業側で応募者を絞る必要がないので、忙しくて採用に時間を割けない会社や初めての外国人雇用にもおすすめです。注意点として、利用するサービスによってはコストがかさむ可能性もあります。ほとんどの人材紹介サービスは、人材の採用が決定したときのみ費用が発生する「成果報酬型」です。しかし、なかには前金の支払いが必要なケースもあります。人材紹介サービスを利用する際は、費用が発生するタイミングと支払う手数料をあらかじめ確認しておきましょう。
自社のWebサイトに求人専用ぺージを作り、多言語で見れる仕様にするのもおすすめです。自社サイトを活用しての求人は、多くの情報を自由な形態で掲載できます。また、自社に興味を持ち検索した人材にピンポイントで情報を届けられるため、熱意を持った人材を雇用できるチャンスも高まるでしょう。
リファラル採用は、既存の社員に知人や友人を紹介してもらう、近年注目されている手法です。本人は、知り合いがいることで安心感を持って入社できます。企業側は、既存社員を通して人材の人柄や能力をよく知ったうえで雇用できるのがメリットです。
リファラル採用を活性化するために、既存社員に紹介報酬（インセンティブ）を支給する企業も多くあります。既存社員が紹介した人材の入社が決まったら、決まった金額が支給される仕組みです。求人にかける費用やリスクを軽減できる手法なので、外国人社員や外国人と繋がりのある社員がいる場合は、ぜひ導入を検討してみましょう。
「外国人の募集方法を企業に向けて解説！採用の流れや必要な手続きとは？」では募集方法について詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
外国人を雇う際は、契約書の内容や雇用条件に注意しましょう。また、不法就労者を雇用しないよう、事前のチェックも重要です。
海外では、日本以上に契約書の内容が重要視されます。そのため、雇用契約書にない業務が発生しても、外国人に応じてもらえない可能性があるでしょう。外国人雇用に限ったことではありませんが、雇用契約書には発生しうる業務や事案をすべて記入することが重要です。
外国人を雇う際は、同じ仕事をする日本人と雇用条件に区別をつけてはいけません。労働基準法や最低賃金法は、外国人にも適用されます。稀に「外国人なら日本人より賃金が低くても良い」と認識している企業もありますが、不当に賃金や待遇を下げるのは法律違反です。外国人労働者を安価な労働力として採用しようとしているのであれば、考えを改めましょう。
低賃金・過重労働は労働者のストレスとなり、早期離職につながります。また、従業員によって悪評が外部にも広まり、その後の人材確保が難しくなったり法律違反で処罰を受けたりする場合もあるでしょう。国籍や日本語能力を理由に差別せず、能力や業績をしっかり評価して給与や待遇、役職に反映させることが重要です。
雇用した外国人が不法就労者だった場合、雇用した企業には3年以下の懲役か300万円以下の罰金、もしくはその両方が科せられます。そのため、外国人を雇うには在留資格や在留カードに関する知識を持っていなければなりません。
外国人が日本で働ける人材かを確かめるために、面接では在留資格の種類や就労制限の確認をしましょう。なお、採用に関係ない情報も記載されている在留カードを面接時に提示させるのは、就職差別になりかねないため避けるのが無難です。面接では口頭でのみ確認し、雇用契約を結ぶときに在留カードやパスポートといった書類を確認することをおすすめします。
在留カードを見るときは在留資格と就労制限、在留期限までくまなくチェックしましょう。近年、正規の在留カード番号を利用した偽造も増えているため、ホログラムやICチップの確認も行うのが賢明です。
項目の見方は「在留カードに記載されている項目とは？企業向けに確認すべきポイントを解説」のコラムでまとめているので、あわせてごらんください。
初めて外国人を雇う企業は、雇用の流れをあらかじめイメージしておくと受け入れがスムーズに進みます。求人を掲載する媒体の決め方や手続きのポイントを把握し、採用活動に活かしましょう。
まず最初に求人を作成して就職・転職サイトやハローワークなどに掲載し、応募者を集めます。前述したようなさまざまな募集方法があるので、自社に適したものを選びましょう。新卒の外国人留学生を採用したい場合は、学校に直接問い合わせる方法もあります。掲載方法によって求人を見る層が異なるので、求める人物像に合わせて媒体を使い分けるのがおすすめです。
応募者が集まったら書類選考や面接を行い、採用する人材を決めます。選考の流れは基本的に日本人と同じです。本人の能力や適性を確認し、自社に相応しい人材かを見極めましょう。
面接では、これまでの経歴や在留資格を質問し、就労可能な人材か確かめるのも大切です。応募者の経歴やスキルと就業予定の業務の専門性が一致しない場合、基本的に就労は認められません。また、就労が認められる場合も新たに在留資格を取得したり変更したりする必要があり、実際に働けるまで時間が掛かる外国人もいます。手続きに時間を要することを加味したうえで、外国人採用を行いましょう。
最終選考を通過した応募者に対して内定通知書を送り、内定承諾を受けたら正式に雇用契約書を交わしましょう。なお、内定通知書を外国人に送る際は「入社までに必要な就労資格が取得できない場合、内定を取り消しとする」というように内定停止条件を記載しておくとトラブル防止になります。
在留資格に関する手続きは、雇用契約を結んだあとに行います。在留資格関係の申請手続きは短くても2週間、長ければ3ヶ月ほど審査に時間が掛かるのが一般的です。申請内容や書類に不備があるとさらに時間を要するので、スムーズに手続きを進められるよう、前もって準備しておくと安心です。
在留資格の審査を待っている間に、外国人を雇う準備をします。海外から呼び寄せる場合は、住居や航空券を早めに手配しましょう。特に住居の準備は、海外に住んでいる外国人にとって難易度が高いといえます。寮もしくは会社が住まいを契約して用意するのがスムーズです。
在留資格の許可が出たら雇用を開始できます。入社後は外国人が不適応を起こしていないか、メンターや直属の上司と連携を取りつつ見守りましょう。定期的に話をする機会を設け、不安や問題を早急に解決できる体制を作ると、長期就労に繋がります。
海外から呼び寄せて雇用した外国人は、特に多くのサポートが必要な状態です。仕事では問題なくても、初めての日本での生活に適応できないことも考えられます。企業の責任として、できる限り生活面も気にかけるようにしましょう。
外国人を雇う企業には、政府から助成金が支給される可能性があります。主な助成金は「人材確保等支援助成金」「トライアル雇用助成金」です。人材確保等支援助成金は、外国人労働者を雇うために環境を整備したときに受け取れます。通訳・翻訳に掛かった費用や弁護士や社労士への委託料などが助成金の対象です。トライアル雇用助成金は、知識や経験、技術が不十分な人材を試験的に雇う際に受け取れます。このほかにも自治体独自の助成金が支給される場合があるので、外国人を雇う予定の企業は調べてみましょう。
外国人を雇う際に利用できる助成金は、「外国人雇用で利用できる助成金の種類は？補助金との違いも解説」でまとめています。あわせてご覧ください。
外国人を雇うには、労働環境を整えたり雇用状況をハローワークに届け出たりと、さまざまな手続きを踏む必要があります。日本人採用とは勝手が違う部分が多いので、外国人雇用を検討している企業は、基礎知識から身につけてから動き出すと良いでしょう。
濵川恭一 (監修)
WeXpats (執筆)
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