外国人を雇うには手続きが必要!企業が知るべき採用の流れ

2022年10月28日
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WeXpats (執筆)
WeXpats専属ライター。WeXpatsは日本で夢を叶えたい外国人を応援する多言語対応ポータルサイトを運営しています。 https://we-xpats.com/ja/destination/as/jp/

「外国人を雇うにはどうしたら良いのか知りたい」「日本人を採用するのとは違うの?」と思う採用担当者もいるでしょう。外国人を雇うには、所定の手続きが必要です。日本人を雇用するのとは採用フローが異なるため、初めて外国人を受け入れる際は戸惑うこともあります。そこで、このコラムは外国人を雇うまでの流れや必要な手続きを解説。外国人を雇用する企業向けに、受け入れの心構えも紹介します。

目次

  1. 企業が外国人を雇うには?
  2. 外国人を雇うと助成金が出る可能性がある
  3. 外国人雇用の際に企業がやるべきこと
  4. 実際に外国人を雇う際の流れ
  5. 外国人労働者を安価な労働力として雇うのはNG
  6. まとめ

企業が外国人を雇うには?

外国人を雇うには募集要項を決め、求人を掲載する必要があります。転職サイトや人材紹介サービス、ハローワークなど外国人の人材募集に利用できる媒体はさまざまです。海外から外国人を呼び寄せるのか、すでに日本に滞在している人の中から探すのかなど、条件に応じて求人を掲載する媒体を決めましょう。

外国人向けの求人サイトで募集を行う

外国人に特化した就職・転職サイトは、語学力が高い人材を採用したい企業におすすめです。通訳・翻訳や外国人の顧客向けの窓口対応のために募集を行う企業は、利用を検討してみましょう。正社員だけでなく契約社員やアルバイト、派遣社員を募集する際にも就職・転職サイトは向いています。求職者とのマッチング機能がある求人サイトもあるので、ニーズに応じた外国人が集まりやすいのが特徴です。

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外国人特化の人材紹介サービスを利用する

日本で働きたい外国人を紹介してくれる人材紹介サービスは、希望条件を伝えるとマッチ度が高い人物を選出してくれます。ほかの採用方法に比べて募集に掛かる工数を削減できるので、「忙しくて採用に割く時間がない」という企業におすすめです。自社の負担を軽減したいときは、人材紹介サービスを活用しましょう。ただし、利用する会社によっては費用が高くつく場合があります。人材紹介サービスは採用時のみ費用が発生する「成果報酬型」が多いので、あらかじめ手数料を確認しておくと良いでしょう。

ハローワークに外国人向けの求人を掲載する

日本国内に滞在する外国人を募集する際は、ハローワークに求人を掲載するのも一つの手段です。日本で働きたい外国人は、日本人と同じようにハローワークで仕事を探す場合があります。少しでも多くの外国人の目に止まるように求人を出したいときは、ハローワークへの掲載を検討しましょう。なお、ハローワークへの求人掲載は無料です。

外国人労働者を募集する方法は?雇用の手順と注意点を企業へ向けて解説!」では、日本で働きたい外国人を集める方法を紹介しています。初めて外国人を雇う企業は参考にしてください。

外国人を雇うと助成金が出る可能性がある

企業が外国人を雇うと、自治体から助成金が支給される場合があります。主な助成金は「人材確保等支援助成金」「トライアル雇用助成金」です。人材確保等支援助成金は、外国人労働者を雇うために環境を整備したときに受け取れます。通訳・翻訳に掛かった費用や弁護士や社労士への委託料などが助成金の対象です。トライアル雇用助成金は、知識や経験、技術が不十分な人材を試験的に雇う際に受け取れます。このほかにも自治体独自の助成金が支給される場合があるので、外国人を雇う予定の企業は調べてみましょう。

外国人を雇う際に利用できる助成金は、「外国人雇用で利用できる助成金の種類は?補助金との違いも解説」でまとめています。

外国人雇用の際に企業がやるべきこと

外国人を雇う企業は、採用しても問題ない人物か確認したり働きやすいように労働環境を整えたりと、受け入れにあたって準備を行う必要があります。外国人雇用にはルールがあり、日本人とは採用フローが異なるので、スムーズに雇えるように基礎知識を身につけておきましょう。

在留資格のチェック

外国人を雇うには在留資格のチェックが必要です。外国人が日本で働くには、就労可能な在留資格がなければいけません。そのため、海外から外国人を呼び寄せる際は、必要な在留資格を取得できるか確認してください。また、在留資格を持っている外国人を雇う際は、種類の変更や在留期間の更新が必要かをチェックします。在留資格や就労資格のない外国人を雇用した場合、企業は不法就労助長罪に問われるので注意しましょう。

必要な雇用手続きの確認

外国人を雇うには、在留カードの確認と外国人雇用状況の届出が必要です。日本人を採用する際にはない手続きなので、忘れないように注意しましょう。
在留カードを確認するのは内定を出すタイミングです。面接段階でに在留カードの提示を求めるのは就職差別と捉えられるので避けましょう。在留カードを確認するのは、不法就労防止が目的です。在留資格の種類や在留期間の確認はもちろん、在留カードが偽造されていないかを確認しましょう。ICチップを読み取ったり番号を照会したりして、外国人を雇用しても問題ないか確かめてください。ほかにも、雇用する外国人に応じて在留資格の取得申請や変更申請、ビザ申請などの手続きが発生します。重要な手続きなので、抜け漏れがないように慎重に対応してください。

労働環境の見直し

外国人を雇ううえで労働環境の見直しは必要不可欠です。日本人と外国人では育ってきた環境や文化、価値観が異なります。外国人も働きやすいように、入社までに労働環境を整えましょう。業務マニュアルを多言語で作成したり宗教上の制約に配慮したメニューを食堂に増やしたりと、細かいところまで配慮すると外国人も働きやすい職場になります。外国人を雇う際に配慮してほしい事柄を伝えられることもあるので、可能な範囲で労働環境に反映させましょう。

社員への周知

外国人を雇うには、現在働いている従業員からの理解が欠かせません。せっかく外国人を採用しても、周囲の人々とうまく打ち解けられなければ離職してしまう可能性があります。外国人を雇う際は配属される部署やチームの社員を中心に、コミュニケーションの取り方や異文化理解の重要性を説明して、理解を促しましょう。仕事を円滑に進めるには、コミュニケーションが大切です。コミュニケーション不足や認識のずれがあると、大きなミスにつながる可能性があります。お互い協力して業務に取り組めるように、社員への周知を徹底しましょう。なお、雇用する外国人にも日本特有の文化や価値観、コミュニケーションの取り方を説明しておくのが大切です。

参照元
厚生労働省「外国人の雇用

実際に外国人を雇う際の流れ

初めて外国人を雇う企業は、以下の内容を参考に雇用までの流れを確認しましょう。

日本で働きたい外国人を募集する

外国人を雇うには、まず最初に求人を作成して就職・転職サイトやハローワークなどに掲載し、応募者を集めます。SNSや友人紹介といった方法もあるので、外国人にアプローチしやすい方法を試してみましょう。新卒の外国人を採用したい場合は、学校に直接問い合わせる方法もあります。

書類選考や面接を行う

ある程度応募者が集まったら書類選考や面接を行い、採用する人材を決めます。外国人を採用する際は求める人物像に沿っているか確認するのはもちろん、雇用できる人物かをチェックしましょう。新たに在留資格を取得する必要があったり変更が必要だったりする外国人は、実際に働けるまでにやや時間が掛かります。外国人を雇う際は日本人採用と異なる点があることを念頭において、採用を行いましょう。

内定承諾後に雇用手続きを進める

在留カードを確認し、雇用できる人材であることを確認したら外国人に内定を出しましょう。相手が内定を承諾したら、入社までに必要な雇用手続きを行います。海外から外国人を呼び寄せる場合は就労ビザの申請が必要です。就労ビザがなければ外国人が日本に入国できないので、速やかに手続きを行いましょう。また、スムーズに入国してもらうために在留資格認定証明書も必要です。
日本に滞在している外国人を雇用する場合は、状況に応じて在留資格の変更や更新を本人に行ってもらう必要があります。手続きのために企業が用意する書類もあるので、スムーズに申請できるようにお互いに協力してください。

外国人雇用状況の届出を提出する

外国人を雇う際は、ハローワークに「外国人雇用状況の届出」を提出します。外国人雇用を行うすべての事業主に義務づけられている手続きなので、雇い入れの際に必ず実施しましょう。届け出を怠ったり虚偽の申告をしたりすると、30万円以下の罰金が科されます。なお、この届出は外国人が離職する際にも発生するので、忘れないように注意しましょう。

外国人の雇用手続きは煩雑で、メリットだけでなくデメリットがあるのも事実です。「【企業向け】外国人労働者の雇用の流れや注意点を解説」を参考に、外国人を雇うのが自社にとってプラスになるのか考えてみましょう。

参照元
厚生労働省「「外国人雇用状況の届出」は、全ての事業主の義務であり、外国人の雇入れの場合はもちろん、離職の際にも必要です!

外国人労働者を安価な労働力として雇うのはNG

労働基準法や最低賃金は、外国人労働者にも適用されます。「外国人は低賃金で雇用できる」「長時間労働させても問題ない」といった認識は誤りです。外国人を雇う際は、同じ業務を行う日本人と同等の待遇・賃金で雇用するよう定められています。外国人だからといって、給料を安くしたり不当に扱ったりするのは差別です。法律で罰されるうえ、「外国人を差別する企業」と世間から認識されるため、今後の採用や経営に悪影響を及ぼすでしょう。安価な労働力として外国人雇用を検討している場合は、今一度認識を改め、適正な受け入れを心掛けましょう。

まとめ

外国人を雇うには、労働環境を整えたり雇用状況をハローワークに届け出たりと、さまざまな手続きを踏む必要があります。日本人採用とは勝手が違うので、外国人雇用を検討している企業は、基礎知識から勉強したほうが良いでしょう。正しい知識を身につけ、優れた人材の採用に活かしてください。