就職・転職活動で面接は必須であり、応募先と面接日程をメールでやり取りすることもあるでしょう。採用担当者はやり取りの中で、どんな人材か見極めようとしている可能性もあるため、メールの返信にも注意を払う必要があります。
この記事では、すぐに使える返信の例文をケース別に紹介しているのでぜひ参考にしてください。
目次
日本での仕事探しで悩んでいませんか？
応募後、メールで連絡がきたらどうする？
求人に応募すると、応募先の採用担当者からメールで面接の日程調整の連絡がくる場合があります。社会人としてビジネスマナーが守れていなかったり、相応しくない文章を送信したりすると採用担当者にマイナスなイメージを与えかねません。まずは、日程調整のメールが届いたら、自身のスケジュールを確認し、すみやかに返信するよう心がけると良いでしょう。
日本語の挨拶や日常生活でよく使うフレーズについて「日本語の挨拶は難しい？基本的なフレーズや言葉の意味を解説」「日本語のいろいろな挨拶を知りたい！覚えておくと便利なフレーズも紹介」のコラムにもまとめているので、ぜひご覧ください。
ピックアップ記事
面接のメールに関する基本的な返信マナー
ここでは、返信メールの基本マナーについてまとめています。
返信は24時間以内にする
メールで面接の連絡があったときは、24時間以内に返信するのが基本的なマナーです。午前中にメールが届いたときは当日の夕方まで、夕方以降に届いた場合は翌日の午前中までに返信します。ただし、深夜や早朝といった営業時間外に送るのはマナー違反なので注意してください。受信に気づかず返信が遅れた場合は、「お返事が遅れてしまい、申し訳ありません」などと一言をお詫びを添えて送信します。
件名は消さない
面接のメールを返信するときは、件名を消しません。件名はタイトルの役割を持っているため、消してしまったり変えてしまったりすると、採用担当者が見落とす可能性が高まります。 また、返信すると件名は「Re:面接の日程調整について」などのようになりますが、これもそのままで問題ありません。「Re」が付いていることによって、相手が「返信メール」と認識できるためです。
引用返信で履歴を残す
返信の際には「引用返信」を選び、受信した内容を残します。それまでのやりとりが残ることで、経緯をふり返りやすくなります。採用担当者は、多くの応募者とメールのやり取りをしている可能性があるので、負担をかけないよう配慮すると良いでしょう。
宛名・挨拶・お礼・用件・締め・署名の順で書く
メール本文は「宛名→挨拶→お礼→用件→締めの挨拶→署名」の順番で構成します。
本文の冒頭には、相手の会社名・部署・役職・名前を書きます。いきなり自分の名前を書いたり本題を書いたりしません。宛名の株式会社や有限会社などの会社名は（株）や（有）などと省略せず、正式名称を書きます。部署や担当者の名前がわからないときは「ご担当者様」や「採用ご担当者様」が宛名です。
「お世話になっております」という挨拶のあと、自分の名前を書きます。日常生活で使うような「おはようございます」や「こんにちは」は使いません。また、現在在籍している会社があったとしても、社名を名乗ることは不要です。
面接の連絡をいただいたお礼を伝えたあとに簡潔に用件を書き、最後にもう一度、面接の機会をいただいたお礼や「よろしくお願いします」と挨拶をして、本文を終えます。
メールの最後には「署名」を入れるのがマナーです。文末に署名を入れることによって、相手に本文が終了したことが伝わります。署名の内容と順番は「名前」「自宅の郵便番号・住所」「電話番号」「メールアドレス」が基本です。書類などの郵送物が送られてきたり、応募先から電話がきたりする可能性があるので間違えないようにしましょう。
日本のビジネス用語や使い方について知りたい方は「ビジネスで使う基本的な日本語の例文を場面ごとに紹介！」「日本語のビジネス用語を紹介！今さら聞けない言葉の意味も解説」のコラムにもまとめているので、ぜひご覧ください。
【面接前】ケース別返信メール例文
面接の連絡の返信では、「応募者が面接の候補日を伝える」「複数の候補日から選択する」など、いくつかのケースがあります。また、履歴書や職務経歴書を面接前に提出することもあるでしょう。
ここでは ケース別に返信の例文をまとめています。
こちらから面接候補日を伝えるとき
応募先から都合の良い日程を挙げるように依頼された場合、できるだけ幅広い日程を提示します。また、「候補日で調整が難しい場合は、別の日程を提示します」など一言加えると相手に配慮が伝わるでしょう。
（例文）
お世話になっております。
（氏名フルネーム）と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
ご連絡いただいていた面接の希望日程をお送りいたします。
○月○日（○曜）○時〜○時
○月○日（○曜）○時〜○時
○月○日（○曜）○時〜○時
もしご調整が難しい場合は、再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。
何卒よろしくお願いいたします。
指定された日時に面接に行けるとき
応募先から指定された日時で対応可能なときは、簡潔に用件のみ返信します。返信する際は、指定された日時や場所を改めて記載すると良いでしょう。双方の認識に間違いがないことが相手に伝わります。
（例文）
お世話になっております。
(氏名フルネーム)です。
この度は、面接の日程についてご連絡頂きありがとうございます。
ご指定いただきました、以下日時・場所に伺います。
- ○月○日（○曜）○時
- 株式会社○○ ○○営業所
面接の機会を頂戴し誠にありがとうございます。
当日は何卒宜しくお願い申し上げます。
複数の候補日を提示されているとき
応募先が提示したいくつかの候補日の中から、都合の良い日程を簡潔に返信します。
（本文）
お世話になっております。
(氏名フルネーム)です。
このたびは、面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
いただいた日程の中から、以下でお願いできますでしょうか。
日時：○月○日（○曜）○時
お忙しい中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
面接日の調整をお願いするとき
指定された日時では都合がつかず、日程調整をお願いしたいときは、お詫びの言葉とともに、いくつか候補日を提示します。できるだけ間を置かずに最短の日程を伝えるのがマナーです。
（例文）
お世話になっております。
（氏名フルネーム）です。
この度は面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございます。
大変恐れ入りますが、いただいた日程では都合が悪く、伺うことが難しい状況です。
誠に勝手ではございますが、以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。
- ○月○日（○曜）○時〜○時
- ○月○日（○曜）終日可能
勝手を申し上げ、申し訳ございません。
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
書類やデータを添付して送信するとき
履歴書や職務経歴書など、応募書類のデータ送付を面接前に求められる場合があります。添付ファイルのタイトルは、氏名・履歴書など内容が分かるようにし、容量が大きすぎるデータは送信を控えるのがマナーです。応募書類を添付して送信する際はパスワードをかけ、ファイルを添付したメールを送信した後に、別途メールで伝えます。
（本文）
お世話になっております。
（氏名フルネーム）です。
ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
恐れ入りますが、添付ファイルをご確認いただけますでしょうか。
また、添付ファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後のメールにて別途お送りさせていただきますので、
合わせてご査収のほど、お願い申し上げます。
よろしくお願いいたします。
（本文）
お世話になっております。
（氏名フルネーム）です。
応募書類に設定したパスワードをお送りいたします。
- パスワード：○○○○○○
お手数をお掛けいたしますが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。
日本のビジネスのマナーについては「日本のビジネスマナーを解説！服装から人への接し方まで紹介！」でもまとめています。
【面接後】ケース別の返信メール例文
面接が終わったあとも、採用担当者にメールをする機会があります。お礼メールや選考を辞退するとき、面接結果を確認するときの例文をまとめているので、ぜひ参考にしてください。
面接後のお礼メール
面接後には採用担当者にお礼のメールを送ります。お礼の言葉だけではなく、面接官と話した内容や入社の意欲が高まったことを伝えると良いでしょう。すぐに採用結果の連絡が来ることもあるので、遅くとも面接の翌日までには送ります。
（本文）
お世話になっております。
本日○時より面接をしていただきました、（氏名フルネーム）です。
本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして
誠にありがとうございました。
▲▲様のお話を伺い、貴社の顧客を大切にする姿勢に共感し、
貴社で仕事をしたいという思いがますます強くなりました。
まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
選考辞退を伝えたいとき
選考を辞退すると決めたら、すみやかに応募先へ連絡します。辞退の理由について、詳しく説明をする必要はありません。簡潔に用件を伝えます。
（本文）
お世話になっております。
（氏名フルネーム）と申します。
誠に申し訳ございませんが、
一身上の都合により選考を辞退させていただきたく、連絡いたしました。
お手間やお時間をおかけしたのにもかかわらず、
このようなお返事となってしまい大変申し訳ございません。
末筆ではございますが、
今後の貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
面接結果を確認するとき
予定日を過ぎても面接の結果連絡がこない場合は、メールで確認します。ただし、やむを得ない事情があって連絡が遅れている可能性もあるので、文面には注意しましょう。なお、送信する前にメールが受信フォルダに届いていないか、着信が残っていないかをチェックしておきます。
（本文）
お世話になっております。
○月○日○時に受けさせていただきました、（氏名フルネーム）と申します。
先日はお忙しい中、面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。
本日は選考結果のご連絡について確認したく、メールをお送りしました。
面接時に、選考結果は1週間ほどでご連絡いただけるとのことでしたが、
現時点で確認できておりません。
恐れ入りますが、面接の結果はいつ頃いただけますでしょうか。
目安だけでも教えていただけますと幸いです。
入れ違いになっておりましたら、大変申し訳ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
面接のメール返信で気をつけること
面接のメールを返信するときは、いくつかの注意点があります。以下の点を参考にして、採用担当者に失礼のないメールを送りましょう。
在職中の会社のメールアドレスは使用しない
応募先とメールのやり取りをする際は、在籍中に会社の社用アドレスを使用するのは避けましょう。社用アドレスは勤務先の業務で使用するものです。また、社用アドレスは在籍している企業の管理下にあるため、転職活動をしていることが知られてしまう可能性もあります。
面接当日に日時変更のメールを送らない
面接当日の日程変更やキャンセルは極力避け、遅くとも前日までに連絡します。体調不良や家庭の事情で、やむを得ずキャンセルや時間の変更を依頼する場合は、まずは採用担当者に電話で連絡をするのがマナーです。連絡を入れずに面接に行かないのはやめましょう。
届いたメールには返信する
返信を求める言葉がなくても、応募先からのメールには必ず返信します。たとえば、応募先から「面接日は、○月○日でお願いします」と連絡があった場合は、「承知しました。よろしくお願いします」とメールを確認した旨の返信をします。
過度な装飾をしない
メールの文字を装飾する必要はありません。強調するために太文字や色付けをすると、相手のメール環境によっては、文字化けしてしまう可能性があります。また、過度な装飾はカジュアルだと捉えられることもあるので、シンプルな設定にして送信します。
また、「！」「？」「♪」などの記号のほか、絵文字や顔文字もビジネスシーンにおいてはふさわしい表現ではありません。疑問文は「？」を使わずに、「よろしいでしょうか」「お願いできますでしょうか」と記載します。
段落や改行を使用する
メールの本文は読みやすさを意識します。段落や改行を使用して、分かりやすく、読みやすい見た目にして返信するのを心掛けると良いでしょう。内容が変わるときなどは、適度に改行したり一行あけたりすると読みやすくなります。
一文が長くなりすぎないようにする
一文の長さは20～30文字程度に収めるのが一般的です。長くなると内容に矛盾が生じたり、何が言いたいのか結論が分からなくなります。長くなる場合は、句読点の位置で改行すると読みやすくなるでしょう。
誤字脱字に注意する
メールの返信をする際は誤字脱字に気を付けます。誤字脱字があると、相手に失礼なだけでなく、注意力が低い人といった印象を与えかねません。送信する前には、何度も読み返して確認しましょう。
正しい敬語を使う
メールでは普段使わない言い回しをすることもありますが、誤った敬語にならないよう注意しましょう。たとえば、メールで応募先の企業を丁寧に表現するときは、御社ではなく「貴社」を使います。「御社」は話し言葉となり、メールでは使用しません。ほかにも、「面接に伺わせていただきます」は敬語を二重に使っているので、正しくは「面接に伺います」です。
敬語の種類や使い方については「面接で使う敬語表現を一覧で紹介！正しい言葉遣いを知って就活に役立てよう」や「日本語の敬語の種類や使い方を外国人に向けて解説！」にもまとめています。
まとめ
メールで面接に関する連絡があったときは、迅速に返信しましょう。24時間以内に返信するのが理想です。ただし、深夜や早朝など先方の営業時間外にメール送るのはマナー違反なので避けましょう。
なお、ビジネスメールでは普段使わない敬語や言い回しを使用します。誤字脱字はもちろん言葉の間違いがあると、マイナスな印象を与えかねません。そのため、メールを送る前にしっかりと確認することが大事です。
