日本で転職するときは、履歴書とあわせて職務経歴書を提出します。職務経歴書は、今まで勤めた会社でしてきた業務や経験、身に付けたスキルなどを記載する書類です。職務経歴書の書き方は採用選考の結果を左右するといっても良いでしょう。
この記事では、外国人向けに職務経歴書の書き方を解説します。例文も載せているので、内容を参考にして転職活動を成功させましょう。
目次
日本での仕事探しで悩んでいませんか？
職務経歴書とは？
職務経歴書とは、今までの職務経歴とアピールできる能力や経験を記載する書類です。履歴書と同様、日本の就職活動における重要な書類で、従事してきた業務の内容や実績などの詳細を書きます。採用担当者が職務経歴書で判断するのは、応募者の業務経験や能力を自社で発揮できるかどうかです。
海外の就職活動では、履歴書と職務経歴書の内容を1枚にまとめた「resume（レジュメ・レジメ）」を提出します。海外の書類選考では学歴や職歴が重要視されるため、基本的に仕事に関係のない自己PRは記載しません。一方、経歴と同じくらい人柄や性格も重要視される日本では、履歴書と職務経歴書を両方作成するのが一般的です。
履歴書の書き方については「【履歴書の書き方】日本語能力試験（JLPT）合格はどのように書くか解説」の記事でまとめているので、ぜひご覧ください。なお、履歴書には志望動機を書く欄があります。「外国人向けに志望動機の例文を紹介！NG例も知り就職や転職を成功させよう」の記事では志望動機の書き方を詳しく解説しているので、あわせてチェックしてください。
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職務経歴書は手書きとパソコンどちらが良い？
昨今の職務経歴書は、既存のフォーマットをダウンロードしてパソコンで作成するのが一般的です。しかし、手書きがダメというわけではありません。字の綺麗さに自信がある人はアピールにもなるので、手書きで作成しても良いでしょう。
ただし、職務経歴書は細かく書く必要があるため文字数が多く、手書きだと負担が大きくなりがちです。パソコンで作成したほうが効率が良く時間を短縮できます。また、手書きの誤字脱字を目視でチェックするのは時間が掛かり、もし間違えてしまった場合は一から書き直さなくてはなりません。一方、パソコンで作成すれば、スペルチェックの機能があるうえ、間違えたときの修正も容易です。
以上のことから、職務経歴書はパソコンで作るのをおすすめします。
外国人が職務経歴書に書くべき内容
ここでは、職務経歴書の書き方や記載する内容を紹介します。使うフォーマットや用紙によって項目が異なる場合もあるので、適宜相応しい内容に書き換えましょう。
日付と氏名
日付と氏名は、職務経歴書の右上に記載します。日付は、書類を提出する日を書きましょう。氏名は、履歴書も職務経歴書も英語表記で書きます。
おおまかな職務経歴
職務経歴の概要には、今まで入社した会社名と業務内容をおおまかに記載します。ここでは、実績やスキルなどの詳細を書く必要はありません。簡潔にまとめて分かりやすく書くのがポイントです。整理するために、箇条書きにするのも良いでしょう。
詳しい職務経歴
おおまかに書いた職務経歴を補足するかたちで、勤めた企業の事業内容や従業員数、資本金などを詳しく記載します。アピールできる実績がある場合は、具体的に書くと良いでしょう。
在籍歴を書くときは、西暦で時系列順に分かりやすく記載します。
経験やスキル
今までの仕事で身に付けた経験やスキルを記載します。たとえば、「外国語を用いた接客経験」や「マネジメント経験」などです。選考を受ける企業で活かせるスキルを優先的に記載しましょう。特に、「PowerPoint」や「Word」はどの職種でも使用する可能性があるので、対応できるレベルを詳しく書くのをおすすめします。業務上でどのような書類を作成していたかを書くと、より伝わりやすいでしょう。
持っている資格
取得している資格がある場合は、正式名称と取得級、取得年月を記入します。業務に関連のある資格はもちろん、アピールできる資格があれば記載しましょう。
話せる言語
どの言語にどの程度対応できるかも詳しく記載します。採用する企業にとって、外国人がどの程度日本語に対応できるかは非常に気になる部分です。ビジネスレベルで話せるのか、日常会話レベルなのかでできる業務も変わってきます。入社後のミスマッチを防ぐためにも正直に記載しましょう。
日本語と母国語以外にも対応できる言語があれば、積極的に記載します。
自分の強み
自分の強みは自己PRとも呼ばれる項目です。自己PRの欄には、仕事における強みや考え方を記載します。「活かせる経験やスキル」の項目と同様、応募先の企業でも役立つような内容をアピールすることが大切です。なお、アピールしたい内容が多い場合も、100～200文字程度にまとめるのが良いでしょう。長く書き過ぎてしまうと読みにくく、印象にも残りにくくなります。
自己PRについては、「外国人の転職活動における自己PRの書き方とは？例文やポイントを紹介！」の記事でも解説しています。
職務経歴書の書き方【外国人向け例文】
ここでは、職務経歴書の例文を事務職向けと営業職向けに分けて紹介します。
事務職
事務系の職種に応募する際の職務経歴書の例文は、以下のとおりです。
【職務経歴要約】
大学卒業後、△△に入社し営業事務職として3年間従事してきました。見積書や契約書などの書類の準備を行い、お客さまとのコミュニケーションも大切にしつつ営業担当のサポートに勤めてまいりました。20△△年には△△社に入社し、現在も勤めております。電子機器メーカーで日本語や英語、中国語を活かし貿易事務を担当しています。
【職務経歴書詳細】
（1社目）
- 20△△年△月 △△株式会社
- 事業内容：物流
- 資本金：10億円
- 売上高：100億円（20△△年3月期実績）
- 従業員数：500名
- 所属部署：営業部
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期間 |
職務内容 |
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20△△年～4月 |
【主な業務】 |
（2社目）
- 20△△年△月 △△株式会社
- 事業内容：電子機器メーカー
- 資本金：20億円
- 売上高：160億円（20△△年3月期実績）
- 従業員数：800名
- 所属部署：貿易事務
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期間 |
職務内容 |
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20△△年～9月 |
【主な業務】 |
【活かせる経験・スキル・資格】
- 資格：TOEIC850点（20△△年△月）、日本語能力試験JLPT N1（20△△年）
- スキル：Word（見積書や報告書などの文書作成）、PowerPoint（会議資料作成）、Excel（関数やデータ表作成）、中国語ネイティブ
- 経験：営業事務経験、英語と中国語を用いた貿易事務経験
【自己PR】
社内はもちろん、社外や国外の方とコミュニケーションを取る機会が多かったため、常に相手の気持を汲み取った行動をするように心掛けていました。また、資料の作成や受発注業務は正確さとスピードが求められるので、常にスピード感を意識して行っていました。私は任された業務だけに満足せず、積極的に周りを見て社員のサポートをしたり、求められているものに気付き前もって作成したりすることが大切だと考えています。
営業職
法人営業職に応募する際の例文は、以下のとおりです。
【職務経歴要約】
大学卒業後から現在まで、△△社で営業職として法人向けの既存営業・新規顧客開拓を行っております。入社3年目で、目標売上を140％達成しました。現在は、オンラインで海外の取引先と連絡を取りつつ、定期的に現地に向かい企画や市場調査を行っています。
【職務経歴書詳細】
- 20△△年△月 △△株式会社
- 事業内容：繊維の専門商社
- 資本金：1億円
- 売上高：60億円（20△△年3月期実績）
- 従業員数：200名
- 所属部署：営業部
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期間 |
職務内容 |
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20△△年～4月 |
【主な業務】 |
【活かせる経験・スキル・資格】
- 資格：日本語能力試験JLPT N1（20△△年）、営業士初級（20△△年）
- スキル：Word（文書・表作成）、PowerPoint（プレゼンテーション資料の作成）、Excel（関数やデータ表作成）、英語ネイティブ
- 経験：法人営業経験
【自己PR】
私は、取引先の企業の課題を聞いてニーズを把握するヒアリング力に自信があります。商品の販売だけに集中せず、自分から複数の提案をして顧客の選択肢を増やすことが得意です。一方的に押し付けずに、相手の状況を考えて提案していくことで、売上に繋がったり信頼を得られたりしました。
時間管理能力も私の強みです。新規顧客の開拓や既存顧客にアポイントを取る際は、時間を無駄にしないように効率良くスケジュールを組むように意識しています。
好印象を与えられる職務経歴書の書き方
外国人が職務経歴書を書く際は、アピールしたい内容を分かりやすくまとめて、実績を数字で明確に記載すると良いでしょう。また、日本語の誤りや文章に違和感がないかを確認するのも大切です。ここでは、外国人が職務経歴書を書くときのポイントを解説します。
文章の体裁を整える
文章の体裁を整えないと、見にくくて内容がうまく採用担当者に伝わりません。また、文章の書き方を揃えるのはビジネスの基本です。職務経歴書の段階でできていないと、業務処理能力が低いと思われる可能性があります。
西暦と和暦は、履歴書とあわせた書き方に統一しましょう。パソコンで職務経歴書を作成する際は、文字サイズや書式がすべて揃っているかの確認も大切です。箇条書きを用いる際も、同じ書き方で統一します。
成果は数字を使って分かりやすく書く
今までの仕事の実績や成果を記載する場合は、数字で分かりやすく説明するのが大切です。面接官は、「△△に自信があります」「△△が強みです」とだけ書かれているよりも、具体的な数字が記入されているほうが採用後にどのように貢献してくれるかを想像しやすいでしょう。
なお、自分の実績をアピールする際に、数字を盛ってはいけません。面接時にバレなかったとしても、入社後の働きぶりでいずれ分かってしまうでしょう。虚偽の内容で入社したことが分かれば印象が悪くなり、その後働きにくくなります。
誤字脱字に注意する
職務経歴書に誤字脱字があると、いい加減な人物だと判断されてしまう恐れがあります。特に事務職は正確性が求められるため、誤字脱字があると印象がかなり悪くなり、選考結果に影響する可能性があるでしょう。日本語の漢字は種類や字数が多いため、日本人でも間違えてしまうことがあります。しかし、繰り返し何度もチェックすれば必ずミスを減らせるので、見直しは忘れずに行いましょう。
もし、日本語の文章作成に自信がないのであれば、日本人にチェックしてもらうのも一つの手です。
伝えたい内容を明確にする
職務経歴書では、伝えたい内容を明確にしてアピールしましょう。伝えたい内容が複数ある場合は、応募する職種に関連するスキルや実績を優先的に記載するのがおすすめです。なお、自分自身の強みをアピールしようとして特技や趣味を書いてしまいがちですが、職務経歴書には記載する必要がありません。履歴書に特技や趣味を書く欄があるため、職務経歴書には仕事に関するアピールポイントを記載します。
職務経歴書で伝えたいスキルや経歴がたくさんある場合も、ダラダラと長く書くのは逆効果です。本当に伝えたいことが伝わりにくくなってしまう可能性があります。
学生時代の話題ばかりにしない
職務経歴書では、学生時代の話題を出し過ぎないようにしましょう。学生時代の活動やアルバイトの経験を書くこと自体は問題ありません。特に、アルバイトやサークルの活動が選考を受ける企業と関連がある場合は、書いたほうが身に付けたスキルやアピールにもなります。
しかし、職務経歴書は今までの仕事で培った経験やスキルを書く書類です。前職に関する内容があまりに少ないと、「仕事で成果を残していないのか」「仕事で身に付けたスキルはないのか」と思われてしまいます。仕事の経歴をしっかりアピールしたうえで書くようにしましょう。
転職活動中の人のなかには、面接対策が知りたい方もいるでしょう。「転職の面接で外国人が聞かれる質問と回答例 「日本に来た理由」はどう答える？」の記事では外国人がよく聞かれる質問をまとめているので、ぜひご一読ください。
まとめ
職務経歴書の書き方には多くの決まりがあり、応募する職種によって求められるスキルが異なります。応募する職種に活用できる経験やスキルをアピールすると採用される確率が上がるでしょう。また、前職の実績や成果は数字で示すのがおすすめです。文書の書き方が統一されているか、誤字脱字がないかどうかも必ず確認しましょう。
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