外国人雇用・採用の疑問を解消するメディア
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特定技能制度で外国人を雇用する場合、企業には業務や生活全般のサポート（支援業務）が義務付けられています。しかし、人手不足の企業や外国人雇用ノウハウがない企業では、すべてを定められたとおりに実施するのは困難です。そのような場合は、登録支援機関の認定を受けた個人や団体に、支援業務の一部もしくは全部を委託できます。担当者の工数や負担が軽減できるので、ぜひ利用を検討してみましょう。
この記事では、登録支援の役割や行う支援業務の内容を解説します。
目次
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外国人雇用に関わる機関は、監理団体や送り出し機関、登録支援機関などさまざまな種類があり、初めは混乱してしまうのではないでしょうか。名称が似ているものも多いですが、それぞれ役割が全く異なる機関です。
ここではそのうち、特定技能制度で働く外国人と雇用する企業に関係する「登録支援機関」について解説します。
登録支援機関とは、特定技能制度のもと日本で働く外国人と、雇用する企業（特定技能所属機関）の両方をサポートする機関です。
特定技能制度での外国人雇用は、技能実習から移行する外国人が多かったり単純労働が許可されていたりと、通常とは異なる部分が多数あります。制度が外国人をやみくもに受け入れて劣悪な環境で働かせるために使われないよう、細かいルールが設けられているのです。
人手不足やノウハウの不足でそのルールを守れない企業を支援するために、登録支援機関が作られました。
登録支援機関は、特定技能外国人を雇用する機関（特定技能所属機関）から委託を受け、支援業務を行います。支援業務とは、特定技能外国人に対して行うことが義務付けられている、仕事や暮らしの手助けのことです。
詳しくは後述しますが、支援すべき項目は10項目あり、あらかじめ作成した支援計画に沿って進められます。支援を正しく行うことで、特定技能外国人の人権侵害や過重労働などのさまざまな問題や課題を予防できるのです。また、支援を適切に行うことで、外国人がもっと働きやすくなり、早期退職の防止にもつながります。
なお、支援業務を登録支援機関へ委託することは義務ではありません。すべてを自社のみで行う、もしくは一部のみを登録支援機関へ委託するといった方法もあります。
ただし、支援業務を適切に実施するには知識が必要なうえ、担当者（支援責任者・支援担当者）の業務量も多くなるので、登録支援機関に委託したほうがスムーズといえるでしょう。大幅な工数の削減にもなります。
関連記事：「外国人の採用面接で失敗しない方法！確認必須の質問＆NG質問も【例文】」
要件を満たせば、個人・団体問わず登録支援機関になることができるため、様々な立場の組織が存在しています。特に多いのは以下のようなパターンです。
外国人雇用に特化した社会保険労務士（以下、社労士）や行政書士が登録支援機関を担うことがあります。
社労士や行政書士に支援を依頼するメリットとしては、在留資格関連の申請を一か所で完結させられることが挙げられます。
登録支援機関の中には、組織の中に社労士や行政書士が在籍しておらず、外部の専門家に委託している所が少なくありません。その場合、仲介手数料のようなコストが発生したり、在留資格に関する質問をした際に回答までタイムラグが発生したりする可能性があります。
その点、最初から社労士や行政書士に依頼すれば、ワンストップで質の高いサポートを受けられるでしょう。
また、法律や制度についても詳しいため、イレギュラーな対応が必要な時にも適切に対処してもらうことが可能です。
デメリットとしては、個人事業主が多いため、支援の規模は大手よりも少なくなりがちです。たとえば、外国人材同士の定期交流会や、団体主導の日本語教室といったイベントの開催はあまり期待できません。
技能実習監理団体が登録支援機関として活動することも多くあります。
技能実習監理団体と登録支援機関の役割は、制度ごとの違いはあるとはいえ外国人を支援するという部分では一緒です。そのため、技能実習監理団体として活動する商工会議所や事業協同組合が、登録支援機関になることも珍しくありません。
技能実習2号を良好に修了すると試験免除で特定技能に移行できるため、在留資格を変更して同じ企業で就労し続ける外国人も一定数存在します。この場合、新たに登録支援機関を探すより、今までつながりのあった監理団体に支援業務を継続して依頼したほうが企業も安心でしょう。
登録支援機関になる組織で最も多いのが、株式会社や一般社団法人などの企業です。特に、外国人人材を日本企業に紹介する「人材紹介業」を行う企業が、登録支援機関を担うことが多くあります。
この場合、自社に合った人材の紹介を受けつつ、採用が決まったあとも引き続き同じ企業からサポートを受けることが可能です。
レバレジーズグローバルサポートは人材紹介事業と登録支援事業の両方を請け負っています。そのため、即戦力となる人材の紹介から採用時の手続きのサポート、採用後の支援業務まで一貫した対応可能です。
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関連記事：「外国人特化の人材紹介会社を比較！日本人採用と同じ選び方はNG」
登録支援機関は、以下の要件を満たした企業や個人が認定を受けられます。
支援責任者及び1名以上の支援担当者を選任していること
以下のいずれかに該当していること
過去2年間に中長期在留者（就労資格）の受け入れまたは管理を適正に行った実績がある
過去2年間に報酬を得る目的で外国人に関する各種の相談業務に従事した経験がある
選任された支援責任者及び支援担当者が、過去5年間に2年以上中長期在留者の生活相談業務に従事した一定の経験を有している
2～3に該当する者と同程度に支援業務を適正に実施することができる者として出入国在留管理庁長官が認めている
外国人が十分理解できる言語で情報提供等の支援を実施することができる
企業の責任で特定技能外国人または技能実習生の行方不明者を発生させていない
支援の費用を外国人本人に負担させていない
上記の要件を満たしていても、拒否事由に一つでも当てはまった場合、登録支援機関にはなれません。
関係法令による刑罰に処せられ、刑の執行から5年を経過していない
心身の故障により支援業務を適切に行えない、または破産手続きの決定後に復権を得ていない
登録支援機関としての申請を取り消されてから5年を経過していない（取り消された法人の役員であった場合も含む）
登録の申請の日前5年以内に出入国または労働に関する法令に関し不正または著しく不当な行為をした
暴力団員など、暴力団排除の観点から定める事由に該当する
支援業務の実施状況に係る文書を作成し、雇用契約終了日から1年以上備え置かない
支援責任者または支援担当者が一定の前科があるなどの欠格事由に該当する者
支援委託契約を締結するに当たり、受け入れ機関に対し、支援に要する費用の額および内訳を示さない者
特定技能外国人と雇用する企業を、適切にサポートできるよう、登録支援機関になるには多くの要件が設けられています。
登録支援機関になるには、申請者の本店や事務所の所在地を管轄する地方出入国在留管理局に、「登録支援機関登録（更新）申請書」や要件を満たしているかを証明する各種書類を提出します。
また、手数料として2万8400円分の収入印紙と、宛先を明記し490円分の切手を貼った返信用封筒（角型2号）も必要です。
審査は2ヶ月ほどかけて、先述した登録拒否事由に該当していないかが審査されます。
参照元
出入国在留管理庁「登録支援機関の登録申請」
ここまでは登録支援機関について説明してきました。ここで一度、特定技能の制度の内容をあらためて説明します。特定技能制度は随時変更が生じているので、最新の情報をチェックしておくと良いでしょう。
特定技能制度は、国内で人材を確保するのが難しい分野（特定産業分野）において、即戦力となる外国人を受け入れやすくするために作られました。
2024年10月時点で特定産業分野として認められているのは以下の分野です。
「自動車運送業」「鉄道」「林業」「木材産業」は、2024年3月に追加された分野です。
日本語の試験と各分野ごとの技能の試験に合格した外国人は、「特定技能」の在留資格を付与され、単純労働を含めたさまざまな業務を行えます。また、技能実習生が在留資格を特定技能に移行することも可能です。
2027年から技能実習制度の代わりに始まる育成就労制度は、特定技能への移行を前提に運用されます。そのため、今後さらに特定技能制度のもと働く外国人や外国人を雇用する企業は増加していくでしょう。
特定技能の在留資格には種類があり、それぞれ就労できる期間が異なります。
まずはじめに付与される「特定技能1号」は、最長で5年間の就労が可能です。経験を積み、業務を管理監督できる技能を身に付けた特定技能外国人は、特定技能2号技能評価試験に合格すれば在留資格を「特定技能2号」に変更できます。
特定技能2号に移行すると更新期限は無期限となり、配偶者や子どもを呼び寄せることも可能です。将来的には、永住者になる道も開けるでしょう。
なお、「自動車運送業」「鉄道」「林業」「木材産業」「介護」分野は、現時点では特定技能2号に移行できません。
特定技能制度を利用して外国人を受け入れるには、以下の要件に適合する必要があります。
労働、社会保険および租税に関する法令の規定を遵守していること
特定技能雇用契約の締結の日前1年以内またはその締結の日以後、同じ業務をする労働者を非自発的に退職させていないこと
特定技能雇用契約の締結の日前1年以内またはその締結の日以後、外国人の行方不明者を出していないこと
関係法令違反・実習認定の取り消しなどの欠落事由に該当していないこと
特定技能所属機関に対し、特定技能外国人の活動状況に関する文書を作成し、特定技能外国人が業務に従事する事業所に備えて置くこと
違約金契約を締結させられているなどの場合には、そのことを認識して特定技能雇用契約を締結していないこと
違約金を定める契約などをしていないこと
支援に関する費用を特定技能外国人に直接的にも間接的にも負担させないこと
派遣雇用の場合は、派遣元が当該分野に係る業務を行っていること、また欠落事由に該当していないこと
労災保険関係の成立の届出などの措置を講じていること
特定技能雇用契約を継続して履行する体制を有していること
報酬を預貯金口座への振込などにより支払うこと
分野ごと特有の基準に適合すること（※）
※例えば、建設業の場合、「建設業許可」を受けていること、宿泊業の場合、旅館営業許可をうけていること、自動車整備業の場合、運輸局で認証を受けている整備工場であることなどの細かい基準があります。項目が多く難しく感じるかもしれませんが、基本的には各種法令をしっかりと守り、特定技能外国人の人権に配慮できていれば要件を満たせます。
関連記事：「外国人労働者を取り巻く現状と問題を企業に向け解説！解決策も紹介」
参照元
出入国在留管理庁「特定技能の受入れ見込数の再設定及び対象分野等の追加について（令和6年3月29日閣議決定）」
出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領」
支援業務には必ず実施しなければならない「義務的支援」と、可能な限り実施が求められる「任意的支援」があります。登録支援機関からどのようなサポートを受けられるかを知っておくと、企業として行うべきことが明確になるでしょう。
また、登録支援機関に委託しない場合は企業が支援業務を行うので、何をすべきなのか把握して準備を進めておく必要があります。
事前ガイダンスは特定技能外国人が日本社会にスムーズに馴染めるように行う説明のことです。タイミングは、在留資格の各種申請前です。
事前ガイダンスは、対面またはオンラインで行います。義務的支援として義務付けられているガイダンスの内容は以下のとおりです。
従事する業務の内容や報酬金額、労働条件
行う活動の内容
入国手続きについて
違約金を定める契約や財産の移転を予定する契約の禁止について
外国の機関に支払っている費用の確認
支援にかかる費用を本人に負担させることの禁止について
入国時に空港から事業所までの送迎があることの周知
住居の確保に関する支援の具体的な内容
仕事や生活に関する相談や苦情の受付体制について（時間や連絡先など）
なお、上記の説明は特定技能外国人の十分に理解できる言語で行うことが求められます。
任意的支援として行うべきガイダンスの内容は以下のとおりです。
入国時の日本の気候、服装
本国から持参すべき物、持参した方が良い物、持参してはならない物
入国後、当面必要となる金額およびその用途
特定技能所属機関等から支給される物（作業着など）
また、任意的支援として事前ガイダンスのあとも相談対応を適切に行うことが望まれます。
特定技能外国人が出入国するときは、トラブルや失踪を防ぐために必ず送迎をする必要があります。
特定技能外国人の出入国時の送迎は、義務的支援に含まれます。送迎するのは、港や空港から特定技能所属機関の事業所、もしくは特定技能外国人の住居までです。なお、送迎は港や空港までではなく、保安検査場の前まで同行しなくてはなりません。
任意的支援は、技能実習から特定技能に移行した外国人の送迎です。外国人はすでに日本に在留している状態ですが、必要であれば送迎を行います。
送迎しない場合は、事業所まで到着できるよう交通手段や緊急時の連絡手段の伝達が必要です。
外国人が一人で住居を用意し、各種生活に必要な契約をすることは容易ではありません。そこで、住宅の提供や各種契約のサポートも支援計画に含まれています。
外国人の住居に関して以下の支援が義務付けられています。
特定技能外国人が賃貸借契約を締結する際に、業者や物件の情報を提供して必要であれば同行して補助を行う
特定技能外国人に連帯保証人がいない場合は連帯保証人となる、もしくは利用可能な家賃債務保証業者を確保するとともに、緊急連絡先となる
自ら賃貸借契約を締結したうえで、特定技能外国人の合意のもと住居として提供する
所有する社宅を、特定技能外国人の合意のもと住居として提供する
なお、居室の広さは一人当たり7.5㎡以上、複数人が一緒に住む場合は居室全体の面積を割った面積が7.5㎡以上でなければなりません。
生活に必要な各種契約に関しては、預金口座や携帯電話、公共料金の契約の際、必要な情報提供や案内を行い、必要に応じて契約に同行することが求められます。
住宅に関する任意的支援は、特定技能外国人との雇用契約が終了し、次の受け入れ先が決まるまでの間の住居確保の支援や賃貸契約への同行があります。
各種生活に必要な契約の任意的支援に定められているのは、契約の変更や解約や変更があった際の手続き補助です。
日本の生活に関するオリエンテーションは入国後に行う必要があります。
義務的支援
生活オリエンテーションでは、日本で生活するのに必要な情報を提供することが求められます。伝えるべき事柄は多岐にわたり、以下はその一例です。
金融機関の利用方法
医療機関の利用方法
交通ルール
交通機関の利用方法
生活ルール・マナー
生活必需品などの購入方法
気象情報や災害時に行政等から提供される災害情報の入手方法
日本で違法となる行為の例
各種在留資格に関する届出の方法
社会保障や税に関する手続き
マイナンバーの仕組み
自動車の防犯登録などの行政手続きの方法
相談や苦情の対応をしてくれる人の情報
相談や苦情があるときの国や地方公共団体の機関の連絡先
医療機関の情報提供や民間保険への加入案内
トラブル対応や身を守るための方法
このほかにも、各種法令の内容や年金に関する知識の共有が求められます。
特定技能外国人の希望に基づき、日本語を学ぶ機会の提供を行います。
次のいずれかの方法で、日本語を学ぶための支援を行う必要があります。
就労・生活する地域の日本語教室や日本語教育機関に関する入学案内の情報を提供し、必要に応じて特定技能外国人に同行し入学手続きの補助を行うこと
自主学習のための日本語学習教材やオンラインの日本語講座に関する情報を提供し、必要に応じて日本語学習教材の入手やオンラインの日本語講座の利用契約手続きの補助を行うこと
特定技能外国人との合意のもと、特定技能所属機関などが日本語教師と契約して、当該外国人に日本語の講習の機会を提供すること
これらの支援は強制ではなく、特定技能外国人本人の合意のもと行われる必要があります。
任意的支援には、以下の項目があります。
支援責任者または支援担当者その他職員による1号特定技能外国人への日本語指導・講習の積極的な企画・運営を行うこと
特定技能外国人の自主的な日本語の学習を促すため、日本語能力に係る試験の受験支援や資格取得者への優遇措置を講じること
日本語学習を実施する場合において、特定技能所属機関などの判断により、日本語教室や日本語教育機関の入学金や月謝等の経費、日本語学習教材費、日本語教師との契約料など諸経費の全部または一部を当該機関自ら負担する補助などの学習のための経済的支援を行うこと
日本語学習は継続的に行うことが重要であり、外国人に習得状況にあわせて機会を適宜提供していく必要があります。
特定技能外国人から相談や苦情があったときの対応も、支援計画に含まれています。
特定技能外国人から業務や日常生活に関する相談や苦情を受けた場合は、すぐに助言や指導が必要です。また状況に応じて適切な機関を案内し、必要であれば同行して手続きの補助を行います。
また、相談及び苦情への対応は、1号特定技能外国人が十分に理解することができる言語でなくてはなりません。
任意支援では、相談窓口の一覧化や事務所への相談窓口の設置が求められます。また、特定技能外国人が仕事が原因で病気やけが、または死亡したときに、家族に対しての労災保険の案内や手続き補助も必要です。
特定技能外国人が日本で充実した生活を送れるよう、地域住民との交流を後押しすることが求められます。
必要に応じ、地方公共団体やボランティア団体などが主催する地域住民との交流の場に関する情報の提供や地域の自治会等の案内を行い、各行事等への参加の手続きの補助が求められます。また、必要に応じて交流の場に同行することも義務の一つです。
特定技能外国人が地域の行事に参加できるよう、企業に対して勤務時間や休日の調節を交渉することが望まれます。地域社会での孤立を防ぐために、率先して交流の場を作っていくのも登録支援機関の役割です。
受け入れ側の都合により特定技能外国人が転職する場合、引き続き日本で働き続けられるよう支援が義務付けられています。
転職に関して、以下のいずれかを実施する必要があります。
所属する業界団体や関連企業等を通じて、次の受入先に関する情報を入手し提供すること
必要に応じて1号特定技能外国人に同行し、次の受入先を探す補助を行うこと
特定技能外国人の希望条件、技能水準、日本語能力などを踏まえ、適切に職業相談・職業紹介が受けられるようまたは円滑に就職活動が行えるよう推薦状を作成すること
企業が職業紹介事業の許可または届出を受けて職業紹介事業を行うことができる場合は、就職先の紹介あっせんを行うこと
上記に加えて、以下の内容はいずれも実施することが義務付けられています。
特定技能外国人が求職活動を行うための有給休暇を付与すること
離職時に必要な行政手続き（国民健康保険や国民年金に関する手続きなど）について情報を提供すること
なお、登録支援機関に委託せず企業が支援業務のすべてを実施する場合、転職のための支援が適切に実施できなくなることが見込まれるときは、当該機関に代わって支援を行う者（登録支援機関、関連企業）などを確保する必要があります。
外国人が安心して働けるよう、登録支援機関には定期的な面談、および行政機関への通報が求められます。
実行が義務付けられている項目は以下のとおりです。
特定技能外国人と監督する立場にある人と、3ヶ月に1回以上の頻度で対面で面談を実施する
面談では、生活オリエンテーションで提供した情報を、再度必要に応じて伝える
特定技能外国人の十分に理解できる言語で面談を実施する
定期的な面談により労働環境法令に違反があると知ったときは、労働基準監督署や関係行政機関に通報する
定期的な面談により、在留カードやパスポートの取り上げ、入管法違反の発生を知ったときは、地方出入国在留管理局に通報する
なお、海のうえで行われる漁業分野における面談は、3ヶ月に1回の頻度で無線や船舶電話で連絡を取り、近隣の港に寄港した際に行えば差し支えありません。
任意的支援としては、特定技能外国人に行政機関の窓口情報の情報を一覧にし、見やすくして提供することが望まれます。
関連記事：「ベトナム人スタッフに聞く！性格の特徴やマネジメントのポイント」
関連記事：「ミャンマー人の特徴や仕事観を紹介！一緒に働くためのポイントや必要な配慮」
参照元
出入国在留管理庁「1号特定技能外国人支援に関する運用要領ー1号特定技能外国人支援計画の基準についてー」
現在、登録支援機関は全国に1万以上あります。その中から自社にあった登録支援機関を選ぶのは大変ですが、以下のような要素を重視するとよいでしょう。
実績がある。特に自社で雇用している外国人と同じ国籍についての実績がある。
自社からある程度近い。緊急時の対応などが必要になることがあるため、地理的な距離も重要です。
支援内容が明確である。何をどこまで支援してくれるのか明確であると安心です。特に、任意的支援については、登録支援機関によって対応がさまざまですので、事前に確認しておきましょう。
外国人雇用のノウハウが少ない企業が、細かく定められている支援業務のすべてを完璧に実行するのは容易ではありません。代理で行ってくれる登録支援機関は、特定技能制度において非常に重要な役割を果たします。役割を理解し、自社で特定技能外国人を受け入れる際の参考にしてください。
監修:小島健太郎 さむらい行政書士法人 代表社員
外国人の在留資格・VISA・帰化、対日投資手続きを専門に扱う「さむらい行政書士法人 」の代表社員。さむらい行政書士法人は東京、名古屋、大阪と全国対応。日本においても外国人を採用する企業が年々増加傾向にある中、外国人を雇用する際の就労ビザの取得を支援し、専門性の高いコンサルティングにより高い信頼を得ている。専門分野：在留資格・VISA・帰化。年間相談実績1,000件以上。 https://samurai-law.com
