外国人雇用・採用の疑問を解消するメディア
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外国人雇用を検討している企業にとって、日本人雇用と異なる手続きは一つのハードルです。書類や制度の複雑さを理由に新規参入を尻込みしてしまう企業は珍しくありません。
しかし、実際のところ、外国人雇用の際に必要な手続きはそう多くありません。大まかに分類すると「在留資格に関する手続き」「ハローワークへの届出」「地方出入国在留管理官署への届出」の3つだけです。外国人雇用に必要な手続きを把握し、採用の間口を広げましょう。
目次
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外国人が日本で働くためには、仕事の内容に即した「在留資格」が必要です。
在留資格とは、外国人が日本に滞在するうえで必ず取得する資格のこと。多くの在留資格は日本における活動が制限されており、就労できる業種や職種が限定されています（仕事を目的とした在留資格を「就労ビザ」と呼ぶこともあります）。
持っている在留資格の種類によって、内定を出した後の手続きの流れが変わるため、日本在住の外国人を採用する場合は書類選考や面接のタイミングで必ず確認しましょう。
もし、採用したい外国人が自社で働ける在留資格を持っていない場合、後ほど説明する「在留資格に関する申請」を行い、就労ビザの新規取得や変更を済ませてから入社してもらう必要があります。
なお、「永住者」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」「定住者」といった、身分に基づく在留資格を持つ外国人には就労の制限がありません。そのため、日本人と同じように雇用できます。
参照元 出入国在留管理庁「在留資格一覧表」
内定から入社までに必要な、外国人雇用の手続きは以下のとおりです。
採用が決定した外国人に内定を連絡して承諾を受けたら、雇用契約書を交わして労働契約を結びましょう。雇用契約書は在留資格の申請をする際に必要です。また、外国人の入社後に、認識の違いによるトラブルを回避する役目もあります。
雇用契約書を作成する際は、相手の母国語や英語など、外国人が理解しやすい言語で作成しましょう。外国人がよく理解できずに日本語の契約書に署名した場合、労働条件を通知していないと見なされる場合があります。
さらに、在留資格に関する申請が降りなかった場合を考慮して「△△の在留資格の取得が認められたあとに、本契約が有効となる」といった停止条件を記載しておくのが一般的です。
雇用契約の締結後、在留資格に関する手続きを行う必要があります。在留資格の申請は基本的に外国人本人が行いますが、企業が進める手続きや用意する書類もあるので把握しておきましょう。外国人をフォローできる体制を整えておくと、入社までの手続きがスムーズに進みやすくなります。
日本の他社に所属している外国人を雇用する、すなわち外国人があなたの会社に転職してくる場合、職務内容に変更がなければ基本的に在留資格変更許可申請は必要ありません。
一方で、転職に伴って職務内容が変わり、以前の在留資格と異なる業務を行う場合は、「在留資格変更許可申請」が必要です。在留資格変更許可申請については後述の「日本にいる留学生を雇用する場合」で解説するので、ご確認ください。
【備考1】採用する外国人の在留期限が近い場合
外国人が入社する前や入社後すぐに在留期限が切れてしまう場合は「在留期間の更新」が必要となります。速やかに手続きしてもらいましょう。在留期間更新許可申請は、地方出入国在留管理官署で行えます。
【備考2】採用する外国人の経歴で自社での業務が認められるか不安な場合
採用予定の外国人の経歴で自社の業務が認められるか不安な場合には、「就労資格証明書」の交付申請をすることもできます。就労資格証明書は、外国人の取得している在留資格が転職先の企業でも問題なく業務を行えることを証明する書類です。
就労資格証明書の交付申請は地方出入国在留管理官署の窓口で行います。申請自体は外国人本人が行いますが、勤務先の詳細を記した書類（登記事項証明書・会社案内など）が必要となるため、企業が代わりに用意しましょう。なお、転職を伴う就労資格証明書の交付には申請から1〜3ヶ月掛かります。
「留学」の在留資格では就労ができないため、就労可能な在留資格に切り替える手続きが必要です。在留資格を変更するための「在留資格変更許可申請」は、外国人の住居地の地方出入国在留管理官署で行えます。
以下では、一般企業の総合職で就労可能な「技術・人文知識・国際業務」の在留資格に変更する際の必要書類を一例として紹介します。
なお、在留資格変更許可申請の必要書類は、雇用主の企業の規模によって定められた「カテゴリー」によって異なります。上場企業や公共団体などはカテゴリー1、上場しておらず前年の合計源泉徴収税額が1,000万円以上の企業はカテゴリー2、1,000万円未満の企業はカテゴリー3、それ以外の企業はカテゴリー4に区分されます。
【雇用主が用意する必要書類】（カテゴリー3の中小企業の場合）
分の職員の給与所得の源泉徴収票などの法定調書合計表（受付印のあるものの写し）
登記事項証明書（3ヶ月以内発行）
勤務先の沿革や役員、組織、事業内容などを記載した資料（会社案内等）
直近年度の決算文書の写し（新規事業の場合は今後1~3年の事業計画書）
職務内容を詳細に説明した書類（書式自由）
雇用契約書もしくは労働条件通知書
【外国人が用意する必要書類】
海外在住の外国人を日本に招いて雇用する場合、新規に在留資格を取得するために「在留資格認定証明書交付申請」をする必要があります。書類の提出は日本国内で行う必要があるため、外国人を雇用する企業が代理で申請してください。申請場所は事業所を管轄する地方出入国在留管理官署です。
在留資格認定証明書交付申請の必要書類も、「日本にいる留学生を雇用する場合」で説明した企業の「カテゴリー」と取得する在留資格によってさまざまです。以下では、カテゴリー3の中小企業が在留資格「技術・人文知識・国際業務」を申請する際の必要書類を紹介します。
【雇用主が用意する必要書類】（カテゴリー3の中小企業の場合）
前年分の職員の給与所得の源泉徴収票などの法定調書合計表（税務署受付印のあるものの写し）
登記事項証明書（3ヶ月以内発行）
勤務先の沿革や役員、組織、事業内容などを記載した資料（会社案内等）
直近年度の決算文書の写し（新規事業の場合は今後1~3年の事業計画書）
職務内容を詳細に説明した書類（書式自由）
雇用契約書もしくは労働条件通知書
必要な額の郵便切手を貼った返信用封筒
【外国人が用意する必要書類】
証明写真（縦4cm×横3cm）
国内外の大学を卒業している者は、大学の卒業証明書
専門学校を卒業し、専門士または高度専門士の称号を付与された者は、専門士または高度専門士の称号を付与されたことを証明する文書
外国人の職歴やそのほかの経歴を証明する文書（適宜）
なお、在留資格認定証明書はメールでも受け取り可能です。在留資格認定証明書が交付されたら、海外にいる外国人に原本またはデータを送付しましょう。
在留資格認定証明書を受け取った外国人は、母国の日本国大使館や領事館で必要書類を提出して入国許可証である査証の手続きをします。査証が発給されたら日本に入国可能です。
特定技能制度は、人材不足の業界に限定して一定の専門性や技能を持つ外国人の受け入れを認める制度です。2024年4月時点で12の業種が特定産業分野に指定されており、外国人による単純労働も含めた業務が認められています。
特定技能制度で雇用できるのは、「日本語基礎テスト（JFT-Basic）」のA2レベルか「日本語能力試験（JLPT）」のN4レベルを取得し、特定産業分野ごとの技能試験に合格した外国人です。日本で技能実習2号を良好に修了した外国人も特定技能に変更できます。
特定技能外国人を雇用する場合も、海外在住か日本在住かで手続きや必要書類が異なります。海外在住の外国人を特定技能制度を用いて雇用する手続きは、以下のとおりです。基本的には登録支援機関がサポートしてくれますが、受け入れ企業も大まかな流れは把握しておきましょう。
外国人と雇用契約を結ぶ
事前ガイダンスによって契約の内容と日本で行える活動を伝え、健康診断を行う
特定技能外国人の活動をサポートする登録支援機関と委託契約を締結する
外国人が業務や日常生活を円滑に行えるように支援計画を作成する。（支援計画の作成は登録支援機関に委託することも可能）
雇用主となる企業が事業所を管轄する地方出入国在留管理官署で、在留資格認定証明書交付申請を行う
在留資格認定証明書が交付されたら外国人へ送付する
外国人本人が在住国の日本国大使館や領事館で必要書類を提出し査証の手続きをする
査証が発給されたら日本へ入国し就労可能
また、雇用する相手の国籍が二国間取決めの対象国である場合、外国人本人が母国で行う手続きが追加されます。たとえば、ベトナム人の場合は、労働契約締結後に海外労働管理局（DOLAB）へ推薦者表の発行申請を行わなければなりません。二国間取決めは、2024年4月時点で、カンボジア・タイ・ベトナムなど16ヶ国と交わしています。
なお、技能実習から特定技能に在留資格を切り替える場合には、異なる手続きが必要となります。
関連記事：「技能実習制度における監理団体とは？監理団体選びのポイントを解説」
関連記事：「送り出し機関の役割とは？技能実習を実施する企業に向けて解説」
参照元 出入国在留管理庁「就労資格証明書交付申請」 出入国在留管理庁「在留資格「技術・人文知識・国際業務」」 出入国在留管理庁「在留資格認定証明書の電子化について」 出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」」 国際交流基金「日本語基礎テスト（JFT-Basic）」 国際交流基金・日本国際教育支援協会「日本語能力試験（JLPT）」 出入国在留管理庁「特定技能に関する二国間の協力覚書」
次に外国人の入社後に必要な手続きを見ていきましょう。入社後の手続きは大きく「ハローワークでの手続き」「地方出入国在留管理官署での手続き」の2つです。また、外国人が健康保険や厚生年金に加入する必要がある場合、日本人と同様に年金事務所で手続きを行ってください。
外国人を雇用した場合も、日本人と同じくハローワークでの手続きが必要です。その際、外国人雇用に特有の届出も存在するため、本項でまとめて解説します。
雇用した外国人が雇用保険の加入条件を満たす場合は、日本人と同じようにハローワークで手続きをする必要があります。手続きの期限は外国人が被保険者となった月の翌月10日までです。以下では、雇用保険に加入する際の必要書類を紹介します。
雇用保険被保険者資格取得届
労働者名簿
出勤簿またはタイムカード
賃金台帳
雇用契約書または労働条件通知書
以前、雇用保険に加入したことがあり雇用保険被保険者番号が不明な場合は、履歴書といった本人の職歴が分かる書類
必要書類は厚生労働省のWebサイト「ハローワークインターネットサービス」でダウンロード可能です。また、「e-Gov電子申請」を利用して、インターネット上で手続きもできます。
なお、ハローワークによっては、外国人の氏名についてカタカナ表記も記載するように求められる場合がありますので、カタカナでの氏名を本人に確認しておきましょう。
外国人を雇用した企業は、「外国人雇用状況の届出」を雇い入れ日の翌月末日までに提出しなければなりません。なお、採用した外国人が雇用保険に加入する場合、「雇用保険被保険者資格取得届」の手続きをすることで、「外国人雇用状況の届出」を行ったとみなされます。
必要書類である「外国人雇用状況届出書」は、厚生労働省のWebサイトで入手できます。また、「外国人雇用状況届出システム」を利用したインターネット上での手続きも可能です。
「外国人雇用状況の届出」の提出は義務であり、怠ると30万円以下の罰金の対象になります。外国人雇用を行った際は、忘れずに手続きしましょう。
外国人が入社したあとの、地方出入国在留管理官署での手続きは以下のとおりです。厳密には外国人本人が行う手続きですが、忘れないよう企業がサポートしましょう。
外国人が退職・転職した場合は、14日以内に外国人本人が所属機関の変更手続きを行う必要があります。手続きには「活動機関に関する届出手続」と「契約機関に関する届出手続」があり、在留資格によってどちらを行うかが決まります。
A4用紙1枚の簡単な書類ですが、これを怠ると、次回の在留資格更新の際に不利になる可能性がありますので、必ず提出するようにしてください。
【活動機関に関する届出が必要な在留資格】
「技能実習」「留学」「研修」「教育」「企業内転勤」「高度専門職1号ハ」など
【契約機関に関する届出が必要な在留資格】
「技術・人文知識・国際業務」「介護」「特定技能」「高度専門職1号イ」「高度専門職1号ロ」「技能」「研究」など
ただし、以上の届出を行うのは、2012年7月9日以降に上陸許可や在留資格変更許可、在留期間更新許可などを受けた外国人に限ります。手続きは、地方出入国在留管理官署の窓口や郵送のほか、出入国在留管理庁の電子届出システムで行えます。
雇用した外国人が健康保険および厚生年金保険の加入条件を満たす場合、日本人と同様の手続きが必要です。管轄の年金事務所または事務センターで、「被保険者資格取得届」を提出しましょう。手続き期間は外国人の雇用開始から5日以内です。
参照元 ハローワークインターネットサービス「雇用保険被保険者資格取得届」 e-Gov電子申請「雇用保険被保険者資格取得届（令和4年6月以降手続き）」 出入国在留管理庁「外国人雇用状況の届出について」 厚生労働省「外国人雇用状況届出システム」 出入国在留管理庁「電子届出システム」 日本年金機構「就職したとき（健康保険・厚生年金保険の資格取得）の手続き」
ここでは、外国人雇用を行う際の注意点を解説します。
在留資格の手続きが必要な場合、申請してから実際に働けるようになるまで1～3ヶ月ほど時間が掛かります。特に、申請件数が大幅に増える年度末は申請が下りるまで非常に時間が掛かります。留学生の新しい在留資格が4月までに下りず、「新卒研修に間に合わなくなった……」というケースも耳にします。就労資格証明書交付申請や在留資格認定証明書交付申請も、同様に時間が掛かると見ておきましょう。
在留資格の手続きを早めに行うように外国人に促すとともに、余裕のある採用スケジュールを組む必要があります。
前述したように、在留資格は種類によって許可されている活動が異なり、認められていない業務はできません。入社時はもちろん、担当業務の変更や異動の際も、任せる業務が外国人の取得している在留資格で認められているか確認しましょう。
在留資格で許可されていない業務を行うことは不法就労に該当し、雇用主である企業は不法就労助長罪に問われます。不法就労助長罪とみなされた際の罰則は、3年以下の懲役もしくは300万円以下の罰金、またはこの両方です。
不法就労助長罪に問われる典型例として以下のようなケースが挙げられます。
当然ですが外国人にも労働基準法や労働安全衛生法といった労働関係法令が適用されます。
働けるのは、原則として1日8時間・1週間40時間まで、週に1日または4週で4日以上の休みが必要です。最低賃金法も適用されるので、地域別最低賃金と産業別最低賃金の高いほうの金額を上回る給与を設定することが求められます。時間外・休日労働および深夜労働の割増賃金も、日本人と同様に設定する必要があるので念頭に置いておきましょう。
関連記事：「ホテル業界で外国人を雇用するには？在留資格ごとの業務や注意点」
関連記事：「外国人エンジニアを採用したい企業向け！メリットや必要な在留資格とは」
関連記事：「外国人ドライバーの就労ビザは？特定技能「自動車運送業」追加検討へ」
参照元 厚生労働省「労働基準情報：労働基準に関する法制度」
ここでは、外国人雇用の手続きに関するよくある質問と回答を紹介します。
A：企業が外国人をサポートするのが望ましいです。初めて日本に来た外国人は日本語に不慣れな方もいるため、雇用主である企業がサポートしたほうがスムーズに申請できます。必要書類の不備や不足で在留資格の取得に時間が掛かり、入社時期が遅れる事態を防ぐためにも企業はサポートできる体制を整えておきましょう。
なお、雇用している外国人の在留資格の更新時期も、企業側で把握しておくのがおすすめです。在留期間を過ぎた外国人を雇用していた場合も、企業は不法就労助長罪に問われます。トラブルなく働いてもらうために、外国人のサポートや在留状況の管理を行いましょう。
在留カードを確認する際は、偽造されていないか確認しましょう。出入国在留管理庁が提供する「在留カード等読取アプリケーション」を使うと、在留カードのICチップ内に保存されている身分事項や顔写真などの情報の読み取りが可能です。そのため、応募者の特徴と照らし合わせて、偽造された在留カードでないかを確認できます。
出入国在留管理庁のWebサイト「在留カード等番号失効情報照会」では、在留カードが失効していないか確認可能です。ただし、在留カードの有効性を証明しているわけではないので、注意しましょう。ほかにも、出入国在留管理庁のWebサイト「Answer （Q80〜Q149）」では、在留カードの見方が掲載されています。あらかじめ目視で確認する際のポイントを押さえておくとよいでしょう。
なお、監修者は、偽装された在留カードに触れたことがあるのですが、本物とは手触りが全然違いました。感覚的なもので、あくまで参考情報ですが、本物は表面がつるつるしていますが、偽造カードは、ざらざらしていました。また、印字が重なっていたり、書体が少し変だったりするので、このあたりも注意してみてください。
なお、在留カードの確認は国籍といった能力・適性に関係ない事項の把握に繋がるため、採用決定前は行えません。面接時の在留資格の確認は、口頭までに留めましょう。
就労不可の外国人でも、資格外の活動を認める「資格外活動許可」を得ている人であれば、アルバイトとして採用できます。資格外活動許可を得られるのは、在留資格「留学」や「家族滞在」などで滞在する外国人です。資格外活動許可を得ているかは、在留カードの裏面で確認できます。
なお、資格外活動許可を得ていても、就労時間や職種に決まりがあります。留学生の場合、原則週28時間まで、長期休暇中は1日8時間・週40時間までのアルバイトが可能です。残業時間も含めて、週のどの曜日から計算しても決められた時間内に収めなければなりません。さらに、風営法に関連する会社では働けないので、外国人アルバイトの採用を考えている企業は自社の業務が該当しないか確認しましょう。
関連記事：「外国人特化の人材紹介会社を比較！日本人採用と同じ選び方はNG」
参照元 出入国在留管理庁「在留カード等読取アプリケーション サポートページ」 出入国在留管理庁「在留カード等番号失効情報照会」 出入国在留管理庁「Answer （Q80～Q149）」 出入国在留管理庁「資格外活動許可」
外国人雇用をする際は、日本人と異なる手続きをする必要があります。必要な手続きは在留資格認定書交付申請もしくは在留資格変更許可申請と外国人雇用状況の届出などで、さほど多くはありません。外国人雇用の手続きを把握し採用活動を行って、他社に先駆けて優秀な人材を確保しましょう。
監修:濵川恭一
外国人専門の人材ビジネス会社勤務を経て、外国人のビザ専門行政書士事務所を設立。専門分野は、就労ビザ申請、外国人採用コンサルティング。著書に、「これ1冊でまるわかり！必ず成功する外国人雇用」、「実務家のための100の実践事例でわかる入管手続き」等がある。 http://svisa.net
